Thema 1: Digitale Transformation in Unternehmen

Was ist Digitalisierung?

Der Begriff Digitalisierung ist heute in aller Munde - doch was bedeutet er eigentlich?

Kurz gesagt versteht man darunter, dass Informationen digital gespeichert und weitergegeben werden und nicht wie bisher analog. Beispiele, die wohl jeder aus seinem privaten Umfeld kennen dürfte, ist die VHS Kassette, die später zur DVD wurde, der analoge Fotoapparat, der zur Digitalkamera wurde, oder die Schreibmaschine, die durch Notebook und E-mail ersetzt wurde. Zumindest meine Altersgruppe hat diese Digitalisierung miterlebt.

Macht Digitalisierung überhaupt Sinn?

Die digitale Welt hat unschlagbare Vorteile. Alles ist um Dimensionen schneller, billiger, haltbarer und komfortabler. Nehmen wir das Beispiel der Schreibmaschine von eben. Alleine einen Brief fehlerfrei auf ein Stück Papier zu bringen, nimmt schon sehr viel Zeit in Anspruch - Nun kennt den Inhalt aber noch keiner und der Brief muss noch mühselig verschickt werden. Daher unterstütze ich die Meinung dass alles, was digitalisiert werden kann, auch digitalisiert werden wird.

Wie sieht dies in Unternehmen aus? Welche Unternehmensbereiche können schon heute digitalisiert werden?

Grundsätzlich wird in fast jedem Unternehmensbereich digitalisiert. Die Frage ist: Wie intensiv betreiben Unternehmen diese Digitalisierung? Denn da gibt es große Unterschiede. Gerade in dynamischen "Corona-Zeiten" wie in diesem Jahr, fragen sich die Unternehmen: Wo sollten wir als nächstes ansetzen?

Ich empfehle, in einigen Bereichen eher vorsichtig zu sein. Beispielsweise dort wo KI (künstliche Intelligenz) dem Menschen Entscheidungen abnehmen soll. Gerade hier entsteht statt künstlicher Intelligenz meiner Erfahrung nach oft eher künstliche Dummheit. Viele haben vielleicht schon einmal Erfahrung mit Chat Bots gemacht. Das sind künstliche Helfer, die auf Webseiten ihre Hilfe anbieten. Klingt hilfreich - eigentlich. Auswertungen haben jedoch ergeben, dass bis zu 96% der Nutzer genervt aufgeben, weil der Chat Bot eben nicht helfen konnte und dem Nutzer mit unsinnigen Rückfragen nur Lebenszeit stahl. Entscheidungen würde ich deshalb für die nächsten Jahre beim Menschen belassen.

Wenig zusätzliches Potential hat in vielen Unternehmen das Thema Produktionsoptimierung. Hier wird schon seit den 80er Jahre rationalisiert und optimiert. Projekte erzielen inzwischen lediglich Verbesserungen im Bereich von 0,1 bis 0,5%.

Sie sind im HR-Bereich tätig. Bietet die Digitalisierung hier mehr Potenzial?

Ja. Aktuell identifizieren immer mehr Unternehmen das riesige Potential von Digitalisierung in der Personalabteilung und bei Mitarbeiter Services.  Alle anderen Abteilungen investieren schon seit Jahren in Digitalisierung. Ständig gibt es Initiativen dazu -  nur  nicht in der Personalverwaltung.

Die Mitarbeiter in HR fokussieren sich eher auf Mitarbeiter in der Firma - auf die Menschen. Sonst würden sie ja nicht im Umfeld HR arbeiten. Dort liegt ihre Leidenschaft. Die Möglichkeiten moderner Technik und Software sind dort oft nicht so bekannt. Es mangelt vielmals am Dialog mit der IT.

Daher liegt hier in der Personalverwaltung aktuell sehr großes Potential.

Wo liegen aktuell die Probleme in diesem Bereich und was kann Digitalisierung dort verbessern?

Ich differenziere an dieser Stelle zwischen dem Nutzen für die Firma selbst und dem für die Mitarbeiter. Im Durchschnitt haben Unternehmen in der HR Abteilung 7 Software Programme für die verschiedenen Aspekte des HR Management - vom Recruiting, über die Administration bis hin zur Mitarbeiterentwicklung und Services für Mitarbeiter wie Krankmeldung oder den Urlaubsantrag und Zeiterfassung. Ergänzend kommen unzählige Excel Files und bis zu 125 Seiten Papier pro Mitarbeiter und pro Jahr hinzu. Diese Programme, Excel Files und das ausgedruckte Papier sprechen aber leider nicht miteinander. Nennen wir sie einmal IT Inseln.

Diese 7 Programme müssen einzeln "gefüttert" werden. Neue Mitarbeiter müssen in allen 7 Programmen einzeln angelegt werden. Ergänzend werden dann auch noch einige Excel Files für ihn erstellt. Das dauert nicht nur, sondern ist auch ein guter Ausgangspunkt für schlechte Qualität. Vielleicht kennen Sie den „John, Jonathan, Johnny-Effekt"? Der Mitarbeiter wurde dreimal angelegt und heißt in jedem System ein wenig anders. Viel Spaß beim Suchen. À propos Suchen, in welchem der 7 Programme oder Excel Files finde ich nochmal den Resturlaub?

Jetzt stellen Sie sich vor, Sie machen aus diesen 7 Programmen eine integrierte Lösung, in der alle Komponenten miteinander sprechen.

Sie legen den Mitarbeiter nur noch ein einziges Mal im Rahmen der Bewerbung an. Die Information steht dann für die komplette Zeit bis zum Ausscheiden aus der Firma für alle Bereiche des HR zur Verfügung.
Alle Informationen sind miteinander verknüpft und müssen nicht mehr mehrfach erfasst werden. Seine Arbeitszeiten, Trainings und Jahresgespräche, Kranktage oder die Bankverbindung - alles ist miteinander verknüpft.

Übrigens füttern integrierte HR Systeme auch externe Systeme auf Knopfdruck - wie beispielsweise auch die Stellenportale, die Sie nutzen (Stepstone, LinkedIn, Xing  usw.) oder das Payroll- System bei Ihrem Steuerberater oder in Ihrem ERP System.

Ergänzend können alle automatisierbaren Prozesse auch automatisiert ablaufen - Beispielsweise die Resturlaubsberechnung unter Berücksichtigung der Feiertage im relevanten Bundesland.

Stellen wir uns also vor HR pflegt Informationen nicht mehr 7 mal sondern nur noch einmal und zeitraubende Routinetätigkeiten werden komplett vom Computer erledigt. Hier schaffen wir eine Zeitersparnis von über 80 Prozent.

Dazu habe ich eine kleine Geschichte: Wir bieten einen Service an, der das Verbesserungspotential im HR Umfeld für Unternehmen und seine Mitarbeiter transparent macht. Der ist sogar kostenlos. Bei einem Kunden im Schwabenland war ich bei der Abschlusspräsentation dabei. Der Inhaber war sehr erbost, weil wir ihm bis zu 81% Zeitersparnis in der HR Verwaltung und viele andere spannende Verbesserungen in Aussicht gestellt hatten. Das sei unseriös und wir wollten ja nur etwas verkaufen. Ich sollte mich schämen so arbeiten zu müssen. Da hat sich eine seiner Mitarbeiterin gemeldet (das macht man ja heute in Microsoft Teams mit dem "Hand-heben"-Symbol) und begann eher kleinlaut ihm zu berichten, dass diese Verbesserungen gar nicht Hubdrive erarbeitet hatte. Wir hätten nur aufgezeigt wie das geht. Die Berechnung des Nutzens habe man intern dann selbst gemacht und auch sorgfältig validiert, dass dies alles realistisch ist. Es gab auch ein Happy-End: Die Firma ist inzwischen zufriedener Kunde von Hubdrive.

Der Reifegrad solcher Systeme ist im Jahr 2020 sehr hoch, die Implementierung dauert wenige Wochen und mit einem erfahrenen IT Partner an Ihrer Seite gibt es kein kaum Projektrisiken.

Was können die Mitarbeiter für sich erwarten?

Das ist eine gute Frage. Im HR Umfeld gibt es zwei Gewinner. Die Unternehmen, die sehr viel Zeit sparen, aber eben auch die Mitarbeiter. Hier steht vor allem der Gewinn an Komfort im Mittelpunkt. Nehmen wir mal an, Sie gehen mit Ihrem Freund in die Innenstadt und bleiben begeistert vor einem Reisebüro stehen. Ihr Traumurlaub, eine Woche, 299 €. In Ihrem Unternehmen ist HR digitalisiert. Sie öffnen die Mitarbeiter-Self-Service App und klicken auf den Knopf "Resturlaub". Cool, da stehen 6 Tage. Ihr Freund ist schon sehr nervös, weil er gleich zugeben muss, das sein Unternehmen in diesem Bereich noch nicht so fortschrittlich ist. Er muss nämlich erst einmal am Montag ins Intranet gehen oder in der HR Abteilung anrufen - oder noch schlimmer: ein Formular ausfüllen und in die Firmenpost geben. Sie mögen natürlich Ihren Freund aber einen gewissen vorwurfsvollen Blick wird er spüren.

Dieses Beispiel zeigt aber nicht nur den Gewinn an Komfort. Stellen Sie sich vor, Ihr Freund telefoniert oder spricht vor Ort mit den Kollegen aus der HR Abteilung. 2 Personen telefonieren, da läuft die Arbeitszeituhr ja doppelt. Das sind nur wenige Minuten, aber das passiert pro Mitarbeiter sehr oft im Jahr - jeweils plus Rüstzeiten. Auch hier lässt sich in Summe viel Arbeitszeit einsparen. Auch die Kollegin im HR freut sich übrigens ein wenig Zeit zu gewinnen, die sie in Ihre Leidenschaft der Mitarbeiterentwicklung stecken kann.

Wo ist der Haken? Es können doch nicht beide Seiten gewinnen?

Doch! Und genau das macht es ja so spannend. Die Digitalisierung im HR bringt Zeit- und Kostenvorteile für das Unternehmen und mehr Komfort für die Mitarbeiter. Voraussetzung ist natürlich, dass die Digitalisierung im HR vorangetrieben wurde.

Kann ich selbst abschätzen, ob es Sinn macht sich mit dem Thema Digitalisierung im HR zu beschäftigen?

Ja, ich habe eine einfach Faustformel für Sie. Zählen Sie mal die Tools, Programme, alle Excel Files und alle ausgedruckten Schriftstücke, die Sie intern für Ihr HR Management, also Recruiting, die komplette Personalverwaltung, Mitarbeiterentwicklung und Zeiterfassung, nutzen. Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Das ist Ihre Ersparnis in Stunden.

In Deutschland sind dies bei einem Mittelständler mit 200 Mitarbeitern ca. 45 * 200 Mitarbeiter = 9.000 Stunden oder über 1.100 Tage oder ca. 5 Vollzeit-Mitarbeiter. D.h. Sie können 5 Mitarbeiter mehr für echte HR einsetzen, für die Führung, die Entwicklung der Mitarbeiter und für gute Entscheidungen - denn die wollten wir ja keinen Bots überlassen. :)

Was müsste man tun, wenn man jetzt den Nutzen der Digitalisierung im HR für das eigene Unternehmen genauer evaluieren möchte?

Ganz einfach, sprechen Sie mit einem Experten darüber, der das Potential mit Ihnen erarbeitet. Ein echter Profi macht mit Ihnen zusammen eine erste Einschätzung des Potentials in 30-60 Minuten.

Ich kann Ihnen gerne mit meinem Team helfen oder Sie in Kontakt mit Experten in Ihrer Nähe bringen. Schreiben Sie an Digitalisierung@Hubdrive.com oder sprechen Sie mich auf LinkedIn oder Xing an.

Thema 2: Unternehmensphilosophie - Gewinnmaximierung ohne Gewinnmaximierung

Ihre Vision ist es, Menschen und Organisationen auf der ganzen Welt zu befähigen, die Vorteile der digitalen Transformation im HR Management für sich zu nutzen. Sie haben eine besondere Vision, die sich von anderen Unternehmen unterscheidet. Ihre weltweite Vernetzung beruht auch auf der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen, die von Ihrer Geschäftsidee und ihren Zielen überzeugt waren. Ihnen geht es demnach nicht um Gewinnmaximierung?

Als wir mit Hubdrive vor über 10 Jahren gestartet sind wollten wir etwas Besonderes erschaffen - der berühmte Krater in der Galaxie. Unsere Vision sollte es sein, Menschen und Organisationen auf der ganzen Welt zu befähigen, die Vorteile der digitalen Transformation im HR Management für sich zu nutzen. Wir wollen allen Mitarbeitern das Arbeitsleben erleichtern und gleichzeitig die Produktivität erhöhen. 

Menschen und Organisationen auf der ganzen Welt zu unterstützen ist eine große Aufgabe. Unsere Strategie war es starke Partner für unsere Idee zu gewinnen.

Lassen Sie mich die Hubdrive Philosophie an einem Beispiel erklären. Nehmen Sie einen Bäcker in einem größeren Dorf. Er steht eines Tages früh auf und beschließt, seine Gewinne zu maximieren. Die ihm selbst zur Verfügung stehenden Mittel sind sehr begrenzt, doch mit ein paar Tricks und einer Preiserhöhung wird er vielleicht etwas mehr verdienen.
Ein Bäcker in einem anderen Dorf steht früh und beschließt eine Vision. "Ich möchte, dass die Menschen in unserem Dorf gesünder leben." Sein eigener Beitrag soll gesundes Brot und Gebäck sein. Er erzählt es dem Bürgermeister, dem Feuerwehrhauptmann, dem Arzt, dem lokalen Apotheker und vielen seiner Kunden. Können Sie sich vorstellen, dass diese Menschen das gut finden? Der Bürgermeister bringt dies vielleicht im Gemeinderat ein, der darüber diskutiert und die Idee weiterentwickelt. Vielleicht spricht es sich sogar in den Nachbardörfern herum. u.a. auch in dem Dorf wo der gewinnanstrebende Bäcker einfach einmal die Preise erhöht hatte.
Es könnte zu zwei Effekten kommen. Alle sprechen darüber - kostenlose Werbung! Mehr Menschen kaufen bei ihm ein, weil sie gesünder leben wollen - sogar aus dem Nachbardorf. Die Kunden sind bereit, einen höheren Preis für jedes dieser gesunden Brote zu bezahlen. Vielleicht erreicht der Bäcker also nicht nur seine Vision, dem Dorf etwas Gutes zu tun, vielleicht hat er an Ende des Tages sogar mehr Gewinn.

Wir konnten große Partner für uns gewinnen, wie z.B. die Führung der Firma Microsoft in Redmond und über 200 IT Partner vor Ort.
Unsere Vision hat sie mitgerissen. Inzwischen haben wir Kunden in 36 Ländern der Welt gewonnen - von Jamaica, über die USA, ganz Europa bis Singapur.

Haben Sie Ihre Gewinne inzwischen maximiert?

Wissen Sie, wir sind zufrieden, aber das Thema Gewinnmaximierung ist nie ein primärer Treiber geworden. Wir legen z.B. Wert darauf, unsere Angebot an HR Lösungen innovativ weiter zu entwickeln und besonders liegt uns das Thema NGOs am Herzen. NGOs haben alle die gleiche Problematik: viele Mitarbeiter und freiwillige Helfer - aber überschaubares Budget. Hier helfen wir mit unserer Software, dass z.B. die Gesundheitschecks organisiert werden und kein Check vergessen wird. Stellen Sie sich einen freiwilligen Helfer vor, der ehrenamtlich vor Ort mithilft, Menschenleben zu retten. Und dieser Mitarbeiter steckt sich mit Malaria an, weil im HR seine Impfung übersehen wurde. Solche Themen treiben uns mehr an als Gewinnmaximierung. Aber ja, wir verdienen gutes Geld - investieren aber sehr viel in das weitere Wachstum. 

Was unterscheidet Ihr Unternehmen von Wettbewerbern, wo liegen Ihre Stärken und Besonderheiten?

Zusammen mit Microsoft haben wir ein Angebot, mit dem Kunden echte Verbesserungen im HR erzielen können. Nehmen wir Microsoft Teams für Videokonferenzen mit Bewerbern, oder ein Recruiting Komponente von uns, mit der sie keine Job Portale mehr manuell pflegen müssen. Alles spielt zusammen mit Ihrem Windows und Ihren Office- Produkten. Sie können z.B. alle HR Aufgaben in Ihrem Outlook tätigen und müssen gar kein extra HR Programm mehr lernen. Viele Menschen mögen das und werden Kunden bei Hubdrive.

Thema 3: Covid-19 und die Auswirkungen auf den Digitalisierungsprozess in Unternehmen

Welche konkreten Auswirkungen hatten die vergangen 6 Monate und der "Lockdown" auf Ihr Geschäftsmodell? (Führung, Arbeiten, Kundenkommunikation, Geschäftsmodelle etc.)

Wir durften zum Glück feststellen, dass unser Geschäftsmodell mehr als zeitgemäß ist. Wir erhalten seit März sehr viele Anfragen, ob wir nicht kurzfristig für die Kunden die Digitalisierung im HR realisieren könnten.

Wie konnten Sie Unternehmen in den letzten Monaten am meisten unterstützen?

Das größte Problem war, wenn die HR Abteilung selbst ins Homeoffice musste und von zu Hause aus gar nicht auf die Systeme zugreifen konnte, weil diese aus einer Zeit stammen, wo dies noch nicht vorgesehen war.

Aber auch die Mitarbeiter standen vor 1000 Problemen. Zum Beispiel verliert man im Homeoffice leichter den Überblick über die Stunden, die man schon gearbeitet hat. Das ist auch verständlich, denn die übliche Routine fällt ja weg: Aufstehen, Kindergarten, bis Mittags arbeiten, Kind abholen, Kochen usw. Das alles hat sich in den letzten Monate in die eigenen vier Wände verlagert.

Wir haben viele Unternehmen in wenigen Wochen in den wichtigsten Bereichen der HR Verwaltung und der HR-Self-Services wie Krankmeldung oder Zeiterfassung digitalisiert. Dann haben wir z.B. unsere Zeiterfassungs-App in Microsoft Teams weiterentwickelt. Teams hatten viele schnell zu Hause im Einsatz. Wir haben darauf aufbauend die App für die Bedürfnisse von Homeoffice erweitert. Es gibt dort nun neben einem Startbutton für den Arbeitsbeginn auch einen "Kind-Schreit"-Button, wenn sie eine Pause brauchen. Ein paar aussagekräftige Reports hatten wir schon, so dass die Mitarbeiter während der Woche einschätzen können, wo sie in Bezug auf die Arbeitsstunden überhaupt stehen.

Wie haben Sie den Lockdown in Ihrem Umfeld erlebt und was haben Sie aus dieser Situation für Schlüsse gezogen?

Wir sind alle für 3 Monate ins Homeoffice gegangen. Technisch war das kein Problem. Jeder Mitarbeiter nahm seinen Laptop und seinen Monitor einfach mit. Alle unsere Systeme sind in der Cloud, auch unsere Telefonanlage. Es änderte sich quasi nur die Arbeitsumgebung. Einer der größten Effekte war, dass viele Mitarbeiter zu viele Videokonferenzen am Stück hatten. Einigen wurde vor Anstrengung fast schlecht. Bei Videokonferenzen ist die Konzentration viel höher als beim gleichen Termin vor Ort im Büro. Wir mussten erst einmal lernen, damit umzugehen. Was wir nicht geschafft haben ist, die soziale Komponente über das Homeoffice ehrlich und authentisch abzubilden. Das hat uns allen gefehlt. Wir haben deshalb ein umfangreiches Hygienekonzept erarbeitet und sind inzwischen wieder im Büro.

Thema 4: Bank der Zukunft – Was wünscht sich ein Firmenkunde von seiner Bank?

Sie sind seit vielen Jahren Kunde bei der VR Würzburg. Wie sollte eine Bank der Zukunft Ihrer Meinung nach aussehen? Welche Erwartungen haben Sie heute an Ihren Firmenkundenberater?

Ich brauche Menschen in "meiner" Bank, die sich auf mich einlassen. Hubdrive basiert auf einem modernen, noch nicht sehr verbreiteten disruptivem Businessmodell. Viele unserer KPIs sind viel besser als in einem bekannten Muster erwartet – andere sind vielleicht viel schlechter.

Mir ist klar, dass Banken Risikobewertungen machen müssen. Ich brauche aber eine Bank, die übliche Bewertungsmuster auch einmal beiseitelegt und sich mit Interesse mein Businessmodell erklären lässt. Wenn Hubdrive z.B. ein großes Software Abo über 1.000 € im November abschließt, dann tauchen 2.000 € Umsatz in der Bilanz auf - November und Dezember. Das ist vielleicht weniger als die Gewinnungskosten für diesen Kunden. Im Durchschnitt nutzen unsere Kunden die HR Software jedoch 7 Jahre, d.h. der Gesamtumsatz für dieses Abo beträgt aber 84.000 € – das steht nur nicht in der Bilanz des aktuellen Jahres.

Ein Banker, der sich ehrlich mit uns beschäftigt, wird es "cool" finden, dass wir über Jahre hinweg wiederkehrende Umsätze haben werden. Mein Firmenkundenberater Manfred Mark aus Würzburg nimmt sich die Zeit und stellt unseren Finanzierungsbedarf seit Jahren sicher. Er ist sogar Moderator und Sparringspartner. Ich habe schon viele Inspirationen von ihm aufnehmen dürfen. Das kann man natürlich nicht erwarten, aber schön wenn es so ist.

Dafür habe ich Ihn noch nie gefragt, was wir eigentlich an Bankgebühren bezahlen. Win-Win. Ein anderer Banker liest vielleicht nur die Bilanz.

Darüber hinaus muss eine Bank ein verlässlicher Partner sein. Ich hatte schon Unternehmer im Bekanntenkreis, denen Kredite gekündigt wurden, weil Ihre Bank aufgrund eines Strategiewechsels ihre Branche nicht mehr finanzieren möchte. So ein Drama brauche ich nicht. Meine Probleme möchte ich mir schon selbst machen und nicht über Nacht in Schwierigkeiten geraten, weil jemand irgendwo im 45. Stockwerk in Frankfurt seine Strategie ändert.