Release Notes Rollup 32

Published on 10. Dezember 2020

Wir freuen uns, Ihnen die Release Notes unseres kommenden Rollup 32 präsentieren zu können.

Neue Funktionen

Arbeitsmuster (Vorschau-Funktion)

Nutzen

Die neue Funktion Arbeitsmuster ermöglicht es HR-Managern, unregelmäßige Arbeitszeiten einfach zu planen und Kurzzeitänderungen im System zu berücksichtigen. Dies ist besonders nützlich für alle Mitarbeiter, die an Wochentagen nicht von "9 bis 5 Uhr" arbeiten - Teilzeitbeschäftigte, Auszubildende, Werkstudenten, Saisonarbeiter und Schichtarbeiter. Darüber hinaus können die Arbeitszeiten für maximale Flexibilität, z.B. bei spontanen Änderungen, täglich manuell überschrieben werden.

Einführung in die Funktionalität

Arbeitsmuster können im Detail konfiguriert werden. Innerhalb des Arbeitsvertrages kann der HR Manager wählen, ob er Arbeitsmuster verwenden oder "statische" Arbeitszeiten beibehalten möchte.

In einem Arbeitsvertrag können mehrere Arbeitsmuster für unterschiedliche Zeiträume konfiguriert werden.
Anwendungsfälle:
- Saisonarbeiter, die im Sommer Vollzeit und den Rest des Jahres nicht arbeiten.
- Werkstudenten, die während der Semesterferien in Vollzeit und während des Semesters in Teilzeit arbeiten.
Zwei Wiederholungsmodi: Die Arbeitsmuster können auf einer Abfolge von Tagen ("Details") basieren oder sich jährlich wiederholen

Tagesabfolge = die Anordnung der Details des Arbeitsmusters wiederholt sich nacheinander für die angegebene Zeitspanne. Anwendungsfälle:
- Auszubildende, die an einigen Tagen in der Woche zur Schule gehen. Die Schultage folgen einem zweiwöchigen Rhythmus. In diesem Fall sollten Sie 14 Arbeitsmuster-Details (d.h. Tage) konfigurieren und Tagesabfolge als Wiederholungsmodus wählen.
- Schichtsysteme.

Jährliche Wiederholung = die Sequenz der Arbeitsmusterdetails wiederholt sich jährlich. Anwendungsfall:
- z.B. Saisonarbeiter, die nur im Sommer arbeiten
Die Arbeitszeiten können durch eine Start- und Endzeit definiert werden oder auf einer Schicht basieren.
Arbeitsmustervorlagen vereinfachen die Pflege der Arbeitsmuster für alle Mitarbeiter.

Weitere Informationen

Mit der Einführung von Arbeitsmustern wird die Tägliche Übersicht zum zentralen Punkt für alle Informationen zu Anwesenheit und Urlaub. Nicht nur das Arbeitsmuster, sondern auch die Arbeitsverträge, Ferienkalender, Abwesenheitsanträge, Urlaubskalender usw. werden sich auf die in den Täglichen Übersichten gespeicherten Informationen stützen. Wenn das Arbeitsmuster aktiviert ist, werden auch die Abwesenheiten entsprechend berechnet. Der Abwesenheitskalender zeigt die Tage an, an denen der Mitarbeiter keine Sollstunden hat. Wenn für einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft keine Tägliche Übersicht vorhanden ist, projiziert das System die Arbeitsstunden für den Mitarbeiter auf der Grundlage dessen Arbeitsmusters in Kombination mit den entsprechenden Kalendern.

Die bestehende Arbeitszeitfunktionalität, die man im Arbeitsvertrag unter "Arbeitsstunden" konfiguriert, bleibt in der Lösung erhalten. Wir empfehlen, diese Funktion für Mitarbeiter zu verwenden, die regelmäßige Arbeitszeiten haben.

Tipps

Die Gültigkeitszeiträume von 2 Arbeitsmustern dürfen sich nicht überschneiden.
Arbeitsmuster können für bereits gültige Verträge aktiviert werden. Sobald ein Arbeitsmuster in einem gültigen Vertrag aktiviert wurde, kann der Schalter nicht mehr zurückgestellt werden. Es ist jedoch möglich, reguläre Arbeitszeiten als Arbeitsmuster einzugeben. Bitte wählen Sie Tagesabfolge als Wiederholungsmodus und fügen Sie 7 Arbeitsmusterdetails (= 7 Tage) hinzu. Stellen Sie das Arbeitsmuster so ein, dass es am "Montag" beginnt, und geben Sie die Arbeitszeiten ein.
Sobald ein Arbeitsvertrag gültig ist, kann das darin enthaltene Arbeitsmuster nicht mehr bearbeitet werden. Falls es angepasst werden soll, kann man es (wie z.B. ein Gehalt) deaktivieren und ersetzen. Dieser Prozess schafft Transparenz über die Historie der Arbeitsmuster eines Mitarbeiters.

Zeitkonten (Vorschau-Funktion)

Nutzen

Jede Art von Arbeitszeit kann nun in verschiedenen Zeitkonten angesammelt werden, die im Detail konfiguriert werden können. Damit kann Arbeitszeit (z.B. Überstunden, Überzeit, Nachtarbeit etc.) nach länder- oder branchenspezifischen Standards oder Regelungen aus Arbeitsverträgen verarbeitet werden. Mit Zeitkonten ist die HR for Dynamics Lösung nun noch besser auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden bezüglich Zeit und Abwesenheit zugeschnitten.

Die Arbeitszeitkonten ermöglichen es den Kunden auch, eine "gestapelte Erfassung von Überstunden" zu implementieren (z.B. die ersten 5 Stunden der Woche sind Überstunden, alle Stunden darüber hinaus werden als Überzeit erfasst). Damit wird z.B. der Schweizer SECO-Standard diesbezüglich korrekt in die Lösung integriert (Überstunden / Überzeit) .

Einführung in die Funktionalität

Zeitkonten können in jedem Arbeitsvertrag individuell konfiguriert werden. Um den Vertragserstellungs-Prozess effizienter zu gestalten, können Vorlagen für die Zeitkontenkonfiguration erstellt und einfach auf Arbeitsvertragsvorlagen angewendet werden. Mehrere Zeitkonten-Konfigurationsvorlagen können mit mehreren Arbeitsvertragsvorlagen verbunden werden, um dem Benutzer größtmögliche Flexibilität zu bieten.

Zeitkonten können wie folgt konfiguriert werden:

Die Quellen für die Summenberechnung für die Zeitakkumulation: Dies kann ein beliebiges Feld aus der Täglichen Übersicht sein, z.B. Überstunden. Die Zeitakkumulation wird auf diesem Feld basieren
Das Zeitkonto kann auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis berechnet werden
Möglichkeit, einen Grenzwert zu definieren. Erst wenn dieser Wert überschritten wird, wird die Zeit akkumuliert.
- Der Grenzwert kann auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis definiert werden.
- Möglichkeit, den Grenzwert in die Zeitansammlung mit einzubeziehen oder nicht (nachdem er überschritten wurde)
- Beispiel für einen Anwendungsfall: Arbeitsverträge, die z.B. die ersten 30 Minuten Überstunden pro Tag außer Acht lassen. Erst wenn ein Mitarbeiter länger bleibt, beginnen die Überstunden zu zählen.
Begrenzung der Zeitansammlung: Ein Maximalwert für die Zeitakkumulation kann definiert werden

Im Anschluss werden Abwesenheitsansprüche für den Mitarbeiter auf Basis des Zeitkontos erstellt. Diese Ansprüche können automatisch oder z.B. nach einer manuellen Genehmigung des Zeitkontos durch den Vorgesetzten erstellt werden.

Dormakaba Integration

Nutzen

Die Integration des Weltmarktführers im Bereich Zeiterfassung/elektronische Zutrittskontrolle Dormakaba verbessert HR for Dynamics 365 erheblich. Dies ist eine attraktive Integration insbesondere für Kunden, die Zeiterfassung in Kombination mit Zutrittskontrolle benötigen.

Einführung in die Funktionalität

Zugangsgruppen für alle Eingänge und Türen werden automatisch an HR for Dynamics übergeben. Der HR Manager kann jeden Mitarbeiter ganz einfach einer Gruppe zuweisen. Ein großer Vorteil ist, dass Zugangsgruppen nicht doppelt gepflegt werden müssen, was den Benutzerkomfort und die Datensicherheit verbessert.

HR for Dynamics überträgt automatisch alle Mitarbeiterstammdaten, die für die Bereitstellung und Entfernung des Zugriffs auf den Stapel eines Mitarbeiters relevant sind, zu Dormakaba. Der Zugriff kann auf einen bestimmten Zeitraum innerhalb der Mitarbeiterdatei von HR for Dynamics beschränkt oder automatisch entfernt werden, z.B. sobald ein Mitarbeiter gekündigt wird. Dies garantiert jederzeit Sicherheit ohne manuelle Datenpflege.

Die Zeiterfassung kann durch einen Mix aus den physischen Dormakaba-Terminals und der virtuellen Stechuhr von HR for Dynamics 365 erfolgen. Beispielsweise melden sich die Mitarbeiter am Terminal an der Eingangstür an, wenn sie morgens das Büro betreten. Wenn sie eine Pause machen, benutzen sie einfach die virtuelle Stechuhr in ihrem Employee Self Service am Schreibtisch. Alle Zeitstempel werden im Zeit- und Anwesenheitsmodul der HR-Lösung zuverlässig angezeigt. Darüber hinaus wird die Zeiterfassung für Mitarbeiter im Home Office auf allen Arten von Geräten (z.B. Smartphone, Tablet, Laptop) innerhalb der Virtual Time Clock von HR for Dynamics bereitgestellt.

Weitere Verbesserungen

Fehlermeldungen für Anwesenheiten

Die Funktionalität von Fehlermeldungen für Anwesenheiten wurde verbessert, sodass die Fehlercodes jetzt in einem Optionset angezeigt werden. Das eignet sich besser für die Berichterstattung und kann auch für das Auslösen von Folgeprozessen, z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, genutzt werden.

Überblick über die Fehlermeldungen

Status	Anwendungsfall	Wo wird es gezeigt?	Fehlercode
Verbessert in Rollup 32	Der Mitarbeiter sticht in seiner Schicht zu früh ein/ zu spät aus.	Anwesenheitsdetail	Erfassung außerhalb Schichtzeitraum
Verbessert in Rollup 32	Der Mitarbeiter vergisst, sich auszustechen.	Anwesenheitsdetail	Mitarbeiter hat nicht ausgestempelt
Verbessert in Rollup 32	Der Mitarbeiter überschreitet die maximal erlaubten Arbeitsstunden.	Anwesenheitsdetail	Überschreitung max. Arbeitsstunden
Hinzugefügt in Rollup 32	Der Mitarbeiter erfasst Arbeitszeit, obwohl er abwesend ist.	Tägliche Übersicht	Zeiterfassung während Abwesenheit
Hinzugefügt in Rollup 32	Der Mitarbeiter hat Sollstunden, aber es gibt keine Zeiterfassung für diesen Tag. Sollstunden > 0 Und abwesende Stunden = 0 Und anwesende Stunden = 0	Tägliche Übersicht	Keine Zeiterfassung trotz Sollstunden

Verbesserungen der Benutzeroberfläche

Wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der Benutzeroberfläche unserer Lösung. Für Rollup 32 haben wir u.a. eine neue PCF-Komponente implementiert: Geschäftsprozessabläufe enthalten einen kontext-spezifischen "Nächste Phase"- Button auf dem Formular, der die Benutzerfreundlichkeit verbessert. Im 1. Schritt eines Abwesenheitsantrags heißt der Button zum Beispiel "Absenden". Des Weiteren wurden alle Buttons und Flip-Switches blau eingefärbt, sodass sie sich nahtlos ins Design der Software einfügen und für den Benutzer hervorgehoben sind.

Fehlerbehebungen & Updates

Solved Customer Tickets

Anwesenheits-Details des Typs "Arbeitsende" werden nicht erstellt, wenn der Mitarbeiter vergessen hat, auszustempeln (CAS-17158-D9C5M)
Rundungsfehler in der Abwesenheitsberechnung (CAS-17284-L3J1V)
Fehler im Geschäftsprozessablauf von stündlichen Abwesenheitsanfragen (CAS-17243-N7D6R)
Abwesenheitsanträge über 2 Fiskaljahre können nicht erstellt werden (CAS-17849-F1K9L)
Fehler bei Änderung des Abwesenheitsantrags (CAS-17330-W3V2X)

Was sind Vorschau-Funktionen?

Vorschaufunktionen sind Funktionen, die kurz vor der Endversion stehen und bereits auf einer "Vorschau"-Basis zur Verfügung gestellt werden, sodass Kunden frühzeitig Zugriff erhalten und Feedback geben können.

Vorschau-Funktionen:

Werden vom Hubdrive-Support nicht unterstützt.
Können begrenzte oder eingeschränkte Funktionalität haben.
Sollten nicht in Produktivumgebungen eingesetzt werden
Sind möglicherweise nur in ausgewählten geografischen Gebieten verfügbar.

Wie aktiviere ich eine Vorschau-Funktion?

Um eine Vorschaufunktion zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Success Manager. Dieser wird Sie über das Aktivierungsverfahren informieren.

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