1 Workflows
1.1 Anpassung von Aktivitäten in Workflows (Aktivitäten vor Abwesenheit)
1.2 Schritte und Aktionen hinzufügen
1.3 Datensatz erstellen
1.3.1 E-Mail senden
1.4 Aufgaben löschen
1.5 Abschluss
1 Workflows
In der Dynamics Personalmanagement Solution werden Geschäftsprozessprozessflüsse und Workflows genutzt, um Arbeitsabläufe im System abzubilden. Eine Übersicht über die verfügbaren Prozesse finden Sie in der Navigationsleiste unter:
Navigation -> Einstellungen -> Prozesse -> Alle Prozesse
Tipps zur Nutzung:
Beachten Sie für welches Modul und welche Sprache der Prozess erstellt wurde. Zur leichteren Identifikation von xRM1-Prozessen ist der Prozessname immer aus den gleichen Komponenten zusammengesetzt:
Bezeichnung des Prozesses – Modul [Sprache] – xRM1
Beispiel: Aktivitäten vor Abwesenheit – HR Management [DE]- xRM1
Sie können sich leicht eine Übersicht über die verfügbaren Prozesse zu einer Entität (z.B. zu „Abwesenheit“) verschaffen, indem Sie die Übersicht nach dieser Entität sortieren.
Der Status zeigt an, ob der Prozess im System ausgeführt werden. Nur Prozesse im Status „Aktiviert“ werden auch tatsächlich ausgelöst. Zur Bearbeitung von Prozessen müssen Sie zunächst „Deaktiviert“ werden, bitte berücksichtigen Sie, dass die Prozesse dann nicht im System zur Verfügung stehen.
1.1 Anpassung von Aktivitäten in Workflows (Aktivitäten vor Abwesenheit)
Öffnen Sie Ihre individuelle Customization Solution unter Einstellungen -> Lösungen
Klicken Sie in Ihrer Customization Backup Solution auf „Vorhandenes Element hinzufügen“ und wählen Sie in der Auswahlliste „Prozess“ aus. Sie erhalten eine Liste aller verfügbaren Prozesse. Wählen Sie dort den Prozess aus, den Sie ändern möchten.
Fügen Sie den Prozess „Aktivitäten vor Abwesenheit – HR Management [DE] “ per Doppelklick zu Ihrer Customization Solution hinzu.
Öffnen Sie den zugefügten Prozess durch Doppelklick. Beachten Sie: Der Prozess ist derzeit noch im Status „Aktiviert“. Bevor Sie Ihn bearbeiten können, klicken Sie auf „DEAKTIVIEREN“.
Nach dem Deaktivieren kann der Workflow verändert werden.
In den Prozesseigenschaften werden generellle Einstellungen zum Workflow vorgenommen. Hier ist definiert, ob es ein asynchroner Workflow im Hintergrund oder Synchroner Workflow mit Ausführung in Echtzeit ist. Oder auch, welches Ereignis den Prozess auslöst (z.B. einTrigger oder ein nachfolgender, untergeordneter Prozess)
Die Aufgaben, die im Workflow abgearbeitet werden, können im Abschnitt darunter definiert und verändert werden.
1.2 Schritte und Aktionen hinzufügen
Markieren Sie eine Zeile, an der Sie einen Schritt hinzfügen möchten. Über „Einfügen“ können Sie definieren, ob Sie unterhalb oder oberhalb der markierten Zeile einen Schritt hinzfügen. Über „Schritt hinzufügen“ stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Vier Aktionen werden nachfolgend exemplarisch vorgestellt.
Bedingungen
Wartebedingung: Falls…und/oder…. dann:
Überprüfungsbedingung: Warten bis…. und/oder… dann:
Aktivitäten
Datensatz erstellen: Erstell z.B. eine Aufgabe
E-Mail senden: Sendet eine E-Mail
Beipiel einer Wartebedinung
Beispiel einer Überprüfungsbedingung
1.3 Datensatz erstellen
Wählen Sie zunächst aus welcher Datensatztyp erstell werden soll, z.B. eine Aufgabe (1).
Klicken Sie anschließend auf „Eigenschaften festlegen“ (2).
Tragen Sie einen Betreff und eine Beschreibung ein (3).
Setzen Sie einen Bezug. In diesem Fall ist es ein Dynamischer Wert, die Abwesenheit die die Aufgaben erforderlich machen (4). Wählen Sie dazu im Formular Assistent die primäre Entität „Abwesenheit“, wählen Sie anschließend den Datensatztyp (ebenfalls Abwesenheit) und klicken sie auf „Hinzufügen“. Klicken Sie anschließend auf OK um den Bezug festzulegen (5).
Im Bereich „Zusätzliche Felder“ müssen zudem Besitzer der Aufgabe und Fälligkeitsdatum gepflegt werden. Auch dafür sind dynamische Werte einzutragen: Besitzer der Abwesenheit (6) und 1 Tag vor dem Abwesenheitsstart (7).
1.3.1 E-Mail senden
Wählen Sie bei „Schritt hinzufügen“ die Aktion „E-Mail senden“ (1).
Wählen Sie „Neue Nachricht erstellen“ und klicken Sie auf (2).
Von: Hier können Sie entweder einen statischen Wert (z.B. den HR-Manager) oder einen Dynamischen Wert wählen. Beachten Sie: Dies funktioniert nur, wenn zuvor entsprechende Rechte für den Nutzer eingerichtet wurden. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die E-Mail als System-Administrator versendet (empfohlenes Vorgehen).
An: Tragen Sie denjenigen ein, der die E-Mail erhalten soll.
E-Mail an den Mitarbeiter, der in Urlaub geht:
Wählen Sie dazu im Formular Assistent die verknüpfte Entität „Mitarbeiter“, wählen Sie anschließend den Datensatztyp „Mitarbeiter“ und klicken sie auf „Hinzufügen“. Klicken Sie anschließend auf OK um den Bezug festzulegen (3).
E-Mail an den Vorgesetzten des Mitarbeiters, der in Urlaub geht:
Wählen Sie dazu im Formular Assistent die verknüpfte Entität „Mitarbeiter“, wählen Sie anschließend den Datensatztyp „Vorgesetzten“ und klicken sie auf „Hinzufügen“. Klicken Sie anschließend auf OK um den Bezug festzulegen (3).
Achtung:
Damit der Workflow eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters/Vorgesetzten senden kann, muss diese in der digitalen Personalakte unter „Geschäftliche Daten“ gepflegt sein.
Betreff: Tragen Sie einen Betreff ein. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, dynamische Werte einzufügen.
Z.B. Start und Ende der Abwesenheit: Primäre Entität „Abwesenheit“, Datensatztyp „Start“ / „Ende“.
Email Text: Tragen Sie einen Text ein. Auch hier haben Sie die Möglichkeit dynamische Werte einzufügen.
Z.B. einen Link zu allen Aufgaben die erledigt werden sollten.
Im Formular-Assistent können Sie mit „Lokale Werte“ auch auf alle Entitäten zugreifen die im Rahmen des Workflows zuvor erstellt wurden. Klicken Sie bei „Lokale Werte“ auf die Aufgabe „Call forwarding (Aufgabe)“ und wählen Sie im nächsten Feld „Datensatz-URL (dynamisch)“. Klicken Sie auf Hinzufügen und OK um den Link einzufügen.
Bezug: Setzen Sie den Bezug zur Abwesenheit: Wählen Sie für diesen dynamischen Wert 2x „Abwesenheit“.
1.4 Aufgaben löschen
Markieren Sie die Zeile, die Sie entfernen möchten und klicken Sie auf „Löschen Sie diesen Schritt“.
1.5 Abschluss
Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, speichern und AKTIVIEREN sie den Workflow wieder um den Prozess verfügbar zu machen.
Klicken Sie abschließend in Ihrer Customization-Solution auf „Alle Anpassungen veröffentlichen“.
