Zeitwirtschaft
Automatisches Erstellen der Täglichen Übersichten für die Zeitwirtschaft
Automatische Überprüfung der Überzeitberechnung im Falle fehlender Anwesenheitsdaten
Liste der Workflows, die E-Mails verschicken oder Aufgaben erstellen
Automatisches Erstellen der Täglichen Übersichten für die Zeitwirtschaft
1. Add-on herunterladen
- Besuchen Sie https://www.dynamics-hr-management.com
- Melden Sie sich im Kundenportal an
- Klicken Sie auf Solution download
- Wählen Sie Ihre Version von Microsoft Dynamics
- Laden Sie die Datei Flow: Monthly Rollout of Time Summaries for Employees herunter (nicht entpacken)
2. Add-on installieren
Besuchen Sie Microsoft Flow und loggen Sie sich mit Ihren Dynamics 365 Admin Daten ein
Zunächst müssen Sie Ihr Dynamics 365 mit Flow verbinden. Öffnen Sie dafür das Einstellungsmenü (Zahnrad) oben rechts und wählen Sie Connections
Klicken Sie auf +New connection
Geben Sie im Suchfeld Dynamics 365 ein und wählen Sie den gefundenen Eintrag
Bestätigen Sie den Dialog mit einem Klick auf Create. Es öffnet sich ein Dialog, indem Sie sich eventuell erneut mit Ihren Admin Daten einloggen müssen.
Anschließend ist Ihre Verbindung angelegt und zeigt den Status Connected
Klicken Sie in der Menüleiste auf My flows
Klicken Sie oben rechts auf Import
Wählen Sie nun die Datei aus, die Sie vorher heruntergeladen haben und importieren Sie diese.
Sobald der Upload abgeschlossen ist, wählen Sie im Abschnitt Review Package Content die unten markierte Option und anschließend die vorher erstellte Verbindung zu Ihrem Dynamics 365.
Klicken Sie abschließend auf Import und warten Sie einen Augenblick, bis Ihnen der erfolgreiche Import gemeldet wurde. Klicken Sie dann auf Open Flow
Klicken Sie auf Create a record und drücken Sie das X, um den Organisationsnamen zu löschen
Möglicherweise dauert es nun einen kurzen Moment bis sich ein Auswahlmenü öffnet. Wählen Sie dort Ihre Organisation aus und bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf Save
Klicken Sie in der Menüleiste auf die drei Punkte und wählen Sie Run now
Klicken Sie auf Run flow
Sie können nun auf See flow run activity klicken, um die erfolgreiche Ausführung zu überprüfen
Sie sollten eine Meldung sehen, die Ihnen den Erfolg, die Startzeit und die Ausführungszeit zeigen.
Es kann nun je nach Anzahl der Mitarbeiter einige Minuten dauern, bis alle Datensätze erstellt wurden. Anschließend sind alle Summenlisten, Zeitnachweise und täglichen Übersichten für alle Mitarbeiter ab dem nächsten Monat verfügbar. Wenn Sie jedoch direkt mit der Nutzung der Zeitwirtschaftsfunktionen starten wollen, müssen wir die Daten einmalig manuell anlegen. Um jedoch nicht jeden einzelnen Datensatz erstellen zu müssen, nutzen wir die Importfunktion.
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Summenlisten
Klicken Sie in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil neben Daten importieren und wählen Sie Vorlage für Import herunterladen
Füllen Sie in der Tabelle die Spalten Mitarbeiter, Startdatum und Enddatum. Die restlichen Spalten können Sie ignorieren. Achten Sie dabei auf das korrekte Format der Felder.
Tipp: Exportieren Sie die Liste der aktiven Mitarbeiter, um von dort die Namen der Mitarbeiter kopieren zu können!
Anschließend können Sie die Datei wieder importieren. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste auf Daten importieren und folgen Sie dem Dialog.
Durch den Import werden nun Summenlisten für alle Mitarbeiter angelegt. Dadurch wird ein automatischer Prozess im Hintergrund ausgeführt, der daraufhin alle Zeitnachweise und Täglichen Übersichten anlegt.
Mehr Informationen zur Nutzung finden Sie hier: Zeitwirtschaft
Automatische Überprüfung der Überzeitberechnung im Falle fehlender Anwesenheitsdaten
Mit Hilfe von Microsoft Flow ist es möglich, die täglichen Übersichten auf fehlende Anwesenheitsdaten zu überprüfen. Es handelt sich hierbei um eine rein technische Überwachung, damit die Berechnung der Überstunden nicht gestört wird und sollte daher unbedingt genutzt werden. Dieser Flow untersucht jeweils die tägliche Übersicht des Vortages. Sollte diese keinen Eintrag aufweisen, wird die Anwesenheit auf Null gesetzt.
1. Add-on herunterladen
- Besuchen Sie https://www.dynamics-hr-management.com
- Melden Sie sich im Kundenportal an
- Klicken Sie auf Solution download
- Wählen Sie Ihre Version von Microsoft Dynamics
- Laden Sie die Datei Flow: Daily Summary update for empty attendance herunter (nicht entpacken)
2. Add-on installieren
Besuchen Sie Microsoft Flow und loggen Sie sich mit Ihren Dynamics 365 Admin Daten ein
Klicken Sie in der Menüleiste auf My flows
Klicken Sie oben rechts auf Import
Wählen Sie nun die Datei aus, die Sie vorher heruntergeladen haben und importieren Sie diese
Wenn der Import abgeschlossen ist, klicken Sie im Bereich Review Package Content die Option Select during Import und wählen Sie den Connector zu Ihrem Dynamics 365
Bestätigen Sie nun den Importvorgang mit einem Klick auf Import am unteren Rand der Seite.
Nach einigen Sekunden erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und Ihr Flow ist einsatzbereit und aktiv.
Liste der Workflows, die E-Mails verschicken oder Aufgaben erstellen
Hier finden Sie weitere Informationen zum Anpassen von E-Mails: Workflows anpassen und automatische E-Mails personalisieren
| Name des Workflows | Trigger | Empfänger |
|---|---|---|
| Attendance Clean up Child workflow - HR Management [EN] - xRM1 | Sobald ein Anwesenheitsdetail des Typs Ende automatisch vom System erstellt wird | HR Manager oder Manager des Mitarbeiters (englisch) |
| Attendance Clean up Child workflow - HR Management [DE] - xRM1 | Sobald ein Anwesenheitsdetail des Typs Ende automatisch vom System erstellt wird | HR Manager oder Manager des Mitarbeiters (deutsch) |