Arbeitszeugnis Vorlage
Diese Dokumentation unterstützt Sie bei der Erstellung einer Arbeitszeugnis Vorlage für Ihre Mitarbeiter.
Loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und wechseln Sie zu der App "HR HUB", sollte diese nicht bereits ausgewählt sein.
Navigieren Sie zu Arbeitszeugnisse unter "Verwaltung" (HR Hub). Legen Sie einen neuen Eintrag an und selektieren Sie diesen anschließend in der Übersicht, oder selektieren Sie einen bereits bestehenden Eintrag in der Übersicht.
Nach dem Selektieren erscheint in der Symbolleiste "Word-Vorlagen". Klicken Sie auf "Word-Vorlagen" und anschließend auf "Vorlage herunterladen".
Es wird ein "leeres" Word-Dokument heruntergeladen. Es ist wichtig die Vorlage zuerst herunterzuladen, sodass das System diese Vorlage mit den entsprechenden Daten verknüpfen kann.
Nachdem Sie auf "Vorlage herunterladen" geklickt haben, öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie als Entität "Arbeitszeugnis". Sie haben die Möglichkeit zusätzliche Entitäten in der 1:N Beziehung, N:1 Beziehung oder N:N Beziehung zu definieren. In diesem Fall wird die n:1-Beziehung benötigt. Wählen Sie hier "Mitarbeiter (xrm1_employee_work_certificate_referring)" aus.
Klicken Sie auf den Button "Herunterladen" und speichern Sie das Dokument als Vorlage an Ihrem gewünschten Speicherort ab.
Da es sich bei dem heruntergeladenen Word-Dokument um ein leeres Dokument handelt, empfehlen wir Ihnen es zunächst anhand Ihrer Corporate Design Richtlinien zu gestalten.
Registerkarte "Entwicklertools" aktivieren
Standardmäßig wird die Registerkarte "Entwicklertools" nicht angezeigt. Sollte Sie daher bei Ihnen noch nicht angezeigt werden, wechseln Sie auf der Registerkarte Datei zu Optionen (unten links) und klicken Sie in dem neu geöffneten Dialog auf Menüband anpassen.
Aktivieren Sie hier und unter Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen "Entwicklertools".
Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, bleibt die Registerkarte "Entwicklertools" sichtbar. Sollten Sie diese anschließend nicht mehr benötigen, können Sie die Kontrollkästchen wieder deaktivieren.
XML Zuordnung
Sobald sich die Registerkarte "Entwicklertools" im Menüband befindet, klicken Sie unter der Registerkarte "Entwicklertools" auf "XML-Zuordnungsbereich".
Auf der rechten Seite öffnet sich der Bereich zur XML-Zuordnung. Wählen Sie hier im Dropdown "Benutzerdefinierte XML-Komponente" urn:microsoft-crm/document-template/xrm1_work_certificate/10349.
Öffnen Sie anschließend "xrm1_work_certificate" unter "DocumentTemplate" indem Sie auf den Pfeil klicken.
Es werden Ihnen nun alle Inhaltssteuerelemente angezeigt. Diese können Sie nun dem Dokument hinzufügen, indem Sie auf das Element mit der rechten Maustaste klicken und bei "Inhaltssteuerelement einfügen" Rich Text auswählen.
Fügen Sie dem Dokument nun die Inhaltssteuerelemente, die Sie benötigen, hinzu und formatieren Sie diese entsprechend. Auch Hinzufügen von zusätzlichem Text ist möglich. In folgendem Beispiel wurde "Würzburg," vor dem Datum hinzugefügt.
Eine Übersicht der Schema Namen finden Sie in der untenstehenden Tabelle:
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Zeugniskategorie | xrm1_certificate_category |
| Einleitung | xrm1_opening |
| Firmenbeschreibung | xrm1_company_description |
| Tätigkeiten | xrm1_task |
| Fachwissen | xrm1_rating_expertise_text |
| Leistungsbereitschaft | xrm1_rating_motivation_text |
| Arbeitsweise | xrm1_rating_approach_text |
| Arbeitsqualität | xrm1_rating_quality_text |
| Belastungsfähigkeit | xrm1_rating_workload_text |
| Führungsstil (nur bei leitenden Angestellten) | xrm1_rating_leadership_text |
| Gesamturteil | xrm1_rating_assessment_text |
| Soziales Verhalten | xrm1_rating_behaviour_text |
| Austrittsgrund | xrm1_rating_exit_text |
| Abschiedsformel | xrm1_rating_farewell_text |
| Sonstige Zusätze und Formulierungen | xrm1_rating_remarks_text |
| Übergeben am | xrm1_handed_over_on |
| Bewertungsmanager | xrm1_work_certificate_ratingmanager_idname |
Firmenbeschreibung zentral anpassen
Sollten Sie vorab Ihre Firmenbeschreibung (xrm1_company_description) anpassen wollen, lesen Sie hier wie Sie das tun können. Sollten Sie dies nicht benötigen, können Sie diesen Schritt überspringen.
Um die Firmenbeschreibung zentral anzupassen, wechseln Sie zu den erweiterten Einstellungen, indem Sie oben rechts auf das Zahnrad klicken.
Es öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser. Öffnen Sie hier die Einstellungen, indem Sie auf den Pfeil neben "Einstellungen" klicken. Navigieren Sie zu "Prozesse" unter dem Punkt "Prozesscenter".
Wechseln Sie von "Meine Prozesse" zu "Alle Prozesse".
Suchen Sie hier oben rechts über die Suche nach "Work certificate company description template - HR Management [Multilingual] - xRM1" und öffnen Sie diesen Prozess, indem Sie auf den Namen klicken.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Deaktivieren Sie den Prozess zunächst, indem Sie auf "Deaktivieren" klicken.
Bestätigen Sie den aufkommenden Dialog mit Klick auf den Button "Deaktivieren".
Klicken Sie auf "Eigenschaften festlegen" unter "Add/Change Work certificate Company Description in appropriate language", um die Firmenbeschreibung anzupassen. Achten Sie hier auf die gewünschte Sprache.
Es öffnet sich erneut ein neues Fenster. Hier können Sie unter "Firmenbeschreibung" eine Firmenbeschreibung zentral hinterlegen oder anpassen. Fügen Sie einfach den Text ein oder passen Sie diesen an.
Speichern und schließen Sie Ihre Änderungen.
Aktivieren Sie anschließend wieder den Prozess.
Bestätigen Sie den aufkommenden Dialog mit Klick auf den Button "Aktivieren". Sie können das Fenster nun schließen.
Nachdem Sie die Word-Vorlage fertiggestellt haben, ist der nächste Schritt diese hochzuladen, damit sie verwendet werden kann. Speichern Sie Ihr Word-Dokument und navigieren Sie zurück zu Dynamics 365.
Sie können das Dokument im Nachgang jederzeit anpassen, sollten Sie im Nachhinein etwas hinzufügen oder Änderungen vornehmen möchten.
Globale Vorlage hochladen
Globale Vorlagen können für jeden Mitarbeiter der Firma genutzt werden. Um Ihre bereits erstellte Word-Vorlage als globale Vorlage für Arbeitszeugnisse hochzuladen, klicken Sie in Dynamics 365 oben rechts auf das Zahnrad und navigieren Sie zu " Erweiterte Einstellungen".
Es öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser. Öffnen Sie hier die Einstellungen, indem Sie auf den Pfeil neben "Einstellungen" klicken. Navigieren Sie zu "Vorlagen" links unter dem Punkt "Unternehmen".
Klicken Sie auf "Dokumentvorlagen".
Sie befinden sich nun in der Übersicht der verfügbaren Vorlagen. Klicken Sie oben links auf "NEU", um eine neue Vorlage hinzuzufügen. Wählen Sie als Vorlage Word-Vorlage und bei "Nach Entität filtern" Arbeitszeugnis aus.
Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie anschließend Ihr zuvor erstelltes Word-Dokument aus.
Achten Sie darauf, dass Sie die Vorlage hochladen und nicht ein bereits generiertes Dokument.
Nachdem das Word-Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, werden Ihnen die Informationen für die Dokumentvorlage angezeigt. Sie können hier auch noch den Namen ändern und eine Beschreibung hinzufügen. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Nutzen Sie einen Namen, der erkenntlich macht, dass es sich hierbei um eine globale Vorlage handelt.
Ihre Vorlage kann nun für alle Mitarbeiter benutzt werden. Wechseln Sie hierzu wieder zu der Übersicht der Arbeitszeugnisse und selektieren Sie den gewünschten Mitarbeiter. Klicken Sie auf "Word-Vorlagen". Die globale Vorlage wird Ihnen nun angezeigt.
Klicken Sie auf Ihre globale Vorlage und speichern Sie das Word-Dokument ab. Das Arbeitszeugnis wird nun anhand Ihrer im System hinterlegten Eingaben automatisch für Ihren Mitarbeiter generiert.
