Abteilungen
1. Abteilungen erstellen
2. Abteilungen ändern und pflegen
3. Abwesenheitsanspruch ausrollen
4. Abwesenheitsanspruch übertragen
5. Organigramm in Microsoft Visio exportieren
In Dynamics HR Management können Sie Abteilungen sehr einfach erstellen, anpassen und pflegen. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen realitsgetreu abbilden, wodurch viele Automatismen ermöglicht werden.
Beispielsweise weiß das System dann, wer welchem Mitarbeiter vorgesetzt ist und deshalb informiert werden muss, wenn etwa Urlaub beantragt wird.
1. Abteilungen erstellen
Öffnen Sie Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Abteilungen und klicken Sie auf +NEU
Tragen Sie im Pflichtfeld Namen die Bezeichnung der Abteilung ein. Beginnen Sie mit der obersten Abteilung Ihres Unternehmens. Speichern & Schließen Sie den Datensatz anschließend.
Erstellen Sie nun eine zweite Abteilung, die hierarchisch direkt unter der obersten Abteilung angesiedelt ist. Tragen Sie den Namen der Abteilung ein und wählen Sie als Übergeordnete Abteilung die zuerst erstellte Abteilung aus. Speichern & Schließen Sie den Datensatz anschließend.
Hinweis:
Das Feld Vorgesetzter spielt in vielen Funktionen eine wichtige Rolle und sollte daher gut gepflegt werden. So wird dieser z.B. im Recruiting als Entscheidungsträger bei der Bewerberauswahl automatisch informiert und miteinbezogen.
Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Abteilungen Ihres Unternehmens erstellt haben. Durch die Auswahl der übergeordneten Abteilung erzeugen Sie eine hierarchische Struktur zwischen den Abteilungen. Diese Hierarchie können Sie sich grafisch anzeigen lassen.
Öffnen Sie dazu die Übersicht der aktiven Abteilungen Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Abteilungen und klicken Sie dort auf Hierarchie anzeigen oder das Organigramm-Symbol.
2. Abteilungen ändern und pflegen
Veränderungen und Umbenennung von Abteilungen können ebenfalls einfach umgesetzt werden. Öffnen Sie dazu die betroffene Abteilung und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor: Ändern Sie den Namen, ordnen Sie die Abteilung einer anderen übergeordneten Abteilung zu oder wechseln Sie den Vorgesetzten. Alle Änderungen sind sofort im System verfügbar. Sobald Sie auch Mitarbeiter in Dynamics HR Management angelegt haben, stehen weitere Informationen im Datensatz der Abteilung zur Verfügung.
Hinweis:
Damit ein Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste der Abteilung erscheint, muss in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters die jeweilige Abteilung hinterlegt werden.
3. Abwesenheitsanspruch ausrollen
Sie haben die Möglichkeit den Urlaubsanspruch für das laufende Jahr oder ein beliebiges Jahr in der Zukunft für eine ganze Abteilung auszurollen. Dies betrifft alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung, sowie die Mitarbeiter der Abteilungen, die hierarchisch unter der ausgewählten Abteilung liegen.
Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen - Abteilungen und wählen Sie die gewünschte Abteilung in der Übersicht mit Doppelklick aus.
Klicken Sie nun in der Navigationsleiste oben auf "Flow" und wählen Sie "Roll out Leave Entitlement on Department".
Es öffnet sich ein neuer Dialog. Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun das aktuelle oder ein zukünftiges Geschäftsjahr in den Dialog ein.
Klicken Sie auf den Button Flow ausführen.
Der Flow wird nun ausgeführt und der Abwesenheitsanspruch wird ausgerollt. Sie können den Dialog schließen.
4. Abwesenheitsanspruch übertragen
Verbliebene Abwesenheitsansprüche können Sie in das folgende Jahr übertragen. Alle nicht genutzten Abwesenheitsansprüche der betroffenen Mitarbeiter werden hierbei berücksichtigt. Das Enddatum der verbliebenen Abwesenheitsansprüche wird als Verfallsdatum des alten Abwesenheitsanspruchs gesetzt. Das neue Verfallsdatum entspricht dem gleichen Datum, wie das neue Enddatum.
Hinweis: Bitte beachten Sie die folgende Checkliste, bevor Sie den Übertrag des vergangenen Jahres ausführen
1. Aktualisieren Sie Ihr System auf den neuesten verfügbaren Rollup Update und stellen Sie sicher, dass alle Standardfunktionen der Lösung in den Abwesenheitsprozessen nicht durch individuelle Anpassungen zurückgesetzt oder überschrieben werden. Ggf. ist hier ein manuelles Zusammenführen Ihrer Individuellen Anpassungen mit dem Systemstandard erforderlich.
2. Stellen Sie sicher, dass in den Systemeinstellungen unter "Abwesenheitsart Einstellungen" für die zu übertragenden Abwesenheitsarten die Einstellung "Übertrag durchführen" auf "Ja" gesetzt ist. Details zur Konfiguration der Abwesenheitsart Einstellungen finden Sie hier: Abwesenheitsart Einstellungen
3. Stellen Sie sicher, dass die Abwesenheitsansprüche des zu übertragenden Jahres korrekte Daten enthalten:
a. Für zu übertragende Ansprüche muss sich das „Übertragen bis“ Datum im nächsten (Fiskal-)Jahr befinden; der Systemstandard ist 3 Monate nach Start (Fiskal-)Jahr, kann aber abweichend konfiguriert werden.
Hinweis: das Datum im Feld "Übertragen bis" muss sich innerhalb des folgenden Jahres befinden. Ein Übertrag über das Folgejahr hinaus wird nicht unterstützt.
b. Bei Abwesenheitsansprüchen für Überstunden die aus Täglichen Übersichten erstellt werden muss das "Enddatum" des Abwesenheitsanspruch für einen Mitarbeiter in einem Jahr immer das Ende des (Fiskal-)Jahres sein. Anderenfalls werden diese Ansprüche nicht vom System konsolidiert und ein vollständiger Übertrag ist nicht sichergestellt.
c. Bei allen Abwesenheitsansprüchen des zu übertragenden Jahres muss das Attribut „Behandlung Verbleibender“ gesetzt sein:
- Verwenden Sie die Option "In neue Periode übertragen" wenn ein Übertrag zum Datum "Übertragen bis" durchgeführt werden soll.
- Verwenden Sie die Option "Ausbuchen" wenn der verbleibende Ansprüche zum "Enddatum" ausgebucht werden soll, und nicht übertragen werden soll.
- Verwenden Sie die Option "Keine Aktivität" wenn das System den Anspruch unbearbeitet lassen soll. Hinweis: Nutzen Sie diese Option nur wenn Sie sich ganz sicher sind, dass diese Option mit den Prozessen Ihres Unternehmens konform ist.
- Nutzen Sie die Option "Individueller Übertrag“ nur falls Sie eigene Geschäftsprozesse im System hinterlegt haben die auf diese Option reagieren.
Wir empfehlen Ihnen diese Einstellung zu überprüfen, indem Sie alle betroffenen Datensätze des Typ "Anwesenheitsanspruch" mittels der Erweiterten Suche abfragen und verifizieren.
Tipp: Auf der Abwesenheitsübersicht befindet sich das Feld "Vorgesehen für Übertrag". Nutzen Sie diese Information um bereits vor dem Übertrag zu prüfen, welche Anspruchsmenge das System plant auf die nächste Periode zu übertragen.
Wenn Sie Abwesenheitsansprüche übertragen, betrifft dies alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung, sowie die Mitarbeiter der Abteilungen, die hierarchisch unter der ausgewählten Abteilung liegen.
Der Abwesenheitsanspruch kann auch nur für einzelne Mitarbeiter übertragen werden. Öffnen Sie hierfür die digitale Personalakte des Mitarbeiters und starten Sie den Flow "Carry Forward Leave Entitlement on Employee". Das Vorgehen ist das gleiche.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen ab dem 01.01.2020 bis zum 31.12.2020. Das Verfallsdatum ist auf den 31.03.2021 gesetzt. Nach dem Ausführen des Flows wird vom 01.01.2021 bis zum 31.03.2021 ein neuer Anspruch angelegt. Das Verfallsdatum für den neuen Anspruch wird ebenfalls auf den 31.03.2021 festgelegt. Die Urlaubstage müssen im Bereich zwischen Anfangsdatum und Enddatum liegen, da sie ansonsten verfallen.
Navigieren Sie zu Einstellungen - Abteilungen und wählen Sie die gewünschte Abteilung in der Übersicht mit Doppelklick aus.
Klicken Sie nun in der Navigationsleiste oben auf "Flow" und wählen Sie "Carry Forward Leave Entitlement on Department".
Es öffnet sich ein neuer Dialog. Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun das aktuelle Geschäftsjahr ein. Das System überträgt anschließend den Abwesenheitsanspruch in das nächste Geschätsjahr.
Klicken Sie auf den Button Flow ausführen.
Der Flow wird nun ausgeführt und die Abwesenheitsansprüche werden übertragen. Sie können den Dialog wieder schließen.
Je nach Anzahl der betroffenen Mitarbeiter, kann es einige Minuten dauern bis die Abwesenheitssprüche vollständig übertragen wurden.
5. Organigramm in Microsoft Visio exportieren
Wenn Sie alle Abteilungen angelegt und die jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet haben, haben Sie die Möglichkeit, mit minimalem Aufwand ein Organigramm erstellen zu lassen. Hierfür benötigen Sie Microsoft Visio, was höchstwahrscheinlich in Ihrem Office 365 Paket enthalten ist.
Das ganze könnte dann so aussehen:
Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier: Organigramm von Dynamics 365 in Visio übertragen