Arbeitsvertrag Word-Vorlage
Diese Dokumentation unterstützt Sie bei der Erstellung einer Word-Arbeitsvertragsvorlage für Ihre Mitarbeiter. Ähnlich einem Serienbrief können Sie eine Wordvorlage erstellen und die vorher festgelegten Daten aus dem System ziehen unter Einbeziehung Ihres aktuellen Standardvertragsdokuments.
Loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und wechseln Sie zu der App "HR HUB", sollte diese nicht bereits ausgewählt sein.
Navigieren Sie zu Arbeitsverträge unter "Verwaltung" (HR Hub). Legen Sie einen neuen Eintrag an und selektieren Sie diesen anschließend in der Übersicht, oder selektieren Sie einen bereits bestehenden Eintrag in der Übersicht.
Nach dem Selektieren erscheint in der Symbolleiste "Word-Vorlagen". Klicken Sie auf "Word-Vorlagen" und anschließend auf "Vorlage herunterladen".
Es wird ein scheinbar "leeres" Word-Dokument heruntergeladen. Es ist wichtig die Vorlage zuerst herunterzuladen, sodass das System diese Vorlage mit den entsprechenden Daten verknüpfen kann.
Nachdem Sie auf "Vorlage herunterladen" geklickt haben, öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie als Entität "Arbeitsvertrag". Sie haben die Möglichkeit zusätzliche Entitäten in der 1:N Beziehung, N:1 Beziehung oder N:N Beziehung zu definieren. In diesem Fall wird die 1:N Beziehung und die N:1 Beziehung benötigt.
Wählen Sie bei 1:N Beziehung "Vergütung (xrm1_employment_contract_wage_referring)" und "Abwesenheitsanspruch (xrm1_employment_contract_time_slice_referring)" aus. Für die N:1 Beziehung wählen Sie bitte "Bewerber (xrm1_applicant_employment_contract_referring)" und "Mitarbeiter (xrm1_employee_contract_referring)" aus.
Klicken Sie auf den Button "Herunterladen" und speichern Sie das Dokument als Vorlage an Ihrem gewünschten Speicherort ab.
Da es sich bei dem heruntergeladenen Word-Dokument um ein scheinbar leeres Dokument handelt, empfehlen wir Ihnen zunächst Ihren Standardvertragstext in dieses Dokument zu kopieren.
In diesem Artikel wird als Beispiel ein Standardvertrag aus dem Internet verwendet.
Registerkarte "Entwicklertools" aktivieren
Standardmäßig wird die Registerkarte "Entwicklertools" nicht angezeigt. Sollte Sie daher bei Ihnen noch nicht angezeigt werden, wechseln Sie auf der Registerkarte Datei zu Optionen (unten links) und klicken Sie in dem neu geöffneten Dialog auf Menüband anpassen.
Aktivieren Sie hier und unter Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen "Entwicklertools".
Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, bleibt die Registerkarte "Entwicklertools" sichtbar. Sollten Sie diese anschließend nicht mehr benötigen, können Sie die Kontrollkästchen wieder deaktivieren.
XML Zuordnung
Sobald sich die Registerkarte "Entwicklertools" im Menüband befindet, klicken Sie unter der Registerkarte "Entwicklertools" auf "XML-Zuordnungsbereich".
Auf der rechten Seite öffnet sich der Bereich zur XML-Zuordnung. Wählen Sie hier im Dropdown "Benutzerdefinierte XML-Komponente" urn:microsoft-crm/document-template/xrm1_employment_contract/
Beachten Sie daher bitte, dass es nicht möglich ist, eine Word-Vorlage für ein Test-System zu erstellen und diese dann für das Produktiv-System zu verwenden.
Öffnen Sie anschließend "xrm1_employment_contract" unter "DocumentTemplate" indem Sie auf den Pfeil klicken.
Es werden Ihnen nun alle Inhaltssteuerelemente angezeigt. Wenn Sie im Fenster der XML-Zuordnung nach unten scrollen, sehen Sie, dass es hier noch weitere Inhaltssteuerelemente gibt, welche geöffnet werden können.
- xrm1_employment_contract_time_slice_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zu Feldern auf der Entität Abwesenheit.
- xrm1_employment_contract_wage_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zugehörig zu Feldern auf der Entität Vergütungen.
- xrm1_applicant_employment_contract_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zugehörig zu Feldern auf der Entität Arbeitsvertrag, der einem Bewerber zugeordnet ist.
- xrm1_employee_contract_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zugehörig zu Feldern auf der Entität Arbeitsvertrag, der einem Mitarbeiter zugeordnet ist.
Sie können die Inhaltssteuerelemente dem Dokument hinzufügen, indem Sie auf das Element mit der rechten Maustaste klicken und bei "Inhaltssteuerelement einfügen" Rich-Text auswählen.
Fügen Sie dem Dokument nun die Inhaltssteuerelemente, die Sie benötigen, hinzu und formatieren Sie diese entsprechend. Auch Hinzufügen von zusätzlichem Text ist möglich. Untenstehend finden Sie eine Übersicht der Inhaltssteuerelementen.
In folgendem Beispiel wird der Name und die Adresse des (zukünftigen) Mitarbeiters hinzugefügt. Falls der Mitarbeiter im System noch als Bewerber hinterlegt ist, macht es Sinn, in der Word-Vorlage das Inhaltssteuerelement für den Namen und die Anschrift sowohl für Bewerber als auch für Mitarbeiter hinzuzufügen.
Fügen Sie nun z. B. zuerst den Namen und die Adresse des Bewerbers hinzu. Die Inhaltssteuerelemente dazu finden Sie unter xrm1_applicant_employment_contract_referring. Für Name und Anschrift werden folgende Inhaltssteuerelemente benötigt:
- xrm1_fullname ODER xrm1_first_name und xrm1_last_name
- xrm1_address_private_street
- xrm1_address_private_postal_code
- xrm1_address_private_city
Nachdem Sie diese Inhaltssteuerelemente hinzugefügt haben, fügen Sie die gleichen für Mitarbeiter hinzu. Diese finden Sie unter xrm1_employee_contract_referring.
Tipp: Um Leerzeichen am Anfang der Zeile zu vermeiden (falls der Mitarbeiter im System schon als solcher hinterlegt ist), lassen Sie am besten kein Leerzeichen zwischen den Inhaltssteuerelementen in einer Zeile. Nutzen Sie die Pfeiltaste nach rechts auf Ihrer Tastatur, damit Sie direkt neben einem Inhaltssteuerelement ein anderes hinzufügen können.
Zwischen den Inhaltssteuerelementen der Postleitzahl und des Ortes wurde ein Leerzeichen eingefügt.
In folgendem Screenshot sind die Inhaltssteuerelemente für den Bewerber blau markiert und die für den Mitarbeiter grün. Das Startdatum (rot umrandet) finden Sie unter xrm1_employment_contract.
Haben Sie in Ihrem Arbeitsvertrag eine Darstellung in einer Tabelle, zum Beispiel für das Gehalt, so kann auch diese mit Inhaltssteuerelementen gefüllt werden. Markieren Sie hierfür die zu befüllende Zeile in der Tabelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Entität im XML-Zuordnungsfenster.
Im Beispiel Vergütung ist das "xrm1_employment_contract_wage_referring".
Navigieren Sie mit der Maus auf "Inhaltssteuerelement einfügen" und klicken Sie auf Wiederholt. Das sorgt dafür, dass später in der Tabelle so viele Datensätze angezeigt werden, wie auch vorhanden sind.
Füllen Sie anschließend wie gewohnt die Tabelle mit den Inhaltssteuerelementen. Das Word-Dokument mit der gefüllten Tabelle sieht in etwa so aus:
Fügen Sie nun die passenden Inhaltssteuerelemente für Ihren gesamten Arbeitsvertrag hinzu. Eine Übersicht mit den Schemanamen der wichtigsten Inhaltssteuerelemente finden Sie in den nachfolgenden Tabellen:
xrm1_employment_contract
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Typ | xrm1_contract_type |
| Startdatum | xrm1_start_time |
| Abrechnungszeitraum | xrm1_payroll_period |
| Wöchentliche Arbeitszeit | xrm1_working_hours_per_week |
| Probezeit (Monate) | xrm1_probation_period |
| Probezeit bis | xm1_probation_until |
| Kündigungsfrist | xrm1_terms_of_notice |
| Kündigungsfrist Probezeit | xrm1_terms_of_notice_probation |
xrm1_employee_contract_referring
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Vorname | xrm1_first_name |
| Nachname | xrm1_last_name |
| Vor- und Nachname | xrm1_fullname |
| Straße (Privat) | xrm1_address_private_street |
| Straßen Details (Privat) | xrm1_address_private_street_details |
| Postleitzahl (Privat) | xrm1_address_private_postal_code |
| Ort (Privat) | xrm1_address_private_city |
| Start Datum | xrm1_start_date |
| Probezeit bis | xrm1_probation_until |
| Wochenarbeitszeit | xrm1_work_hours_per_week |
xrm1_applicant_employment_contract_referring
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Vorname | xrm1_first_name |
| Nachname | xrm1_last_name |
| Vor- und Nachname | xrm1_fullname |
| Straße (Privat) | xrm1_address_private_street |
| Straßen Details (Privat) | xrm1_address_private_street_details |
| PLZ / ZIP (Privat) | xrm1_address_private_postal_code |
| Ort (Privat) | xrm1_address_private_city |
xrm1_employment_contract_wage_referring
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Startdatum | xrm1_start_date |
| Typ | xrm1_type |
| Betrag | xrm1_amount |
| Zahlungsintervall | xrm1_payment_period |
| Jährlicher Betrag | xrm1_yearly_amount |
xrm1_employment_contract_time_slice_referring
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Anspruch | xrm1_entitlement |
| Art der Abwesenheit | xrm1_absence_type |
| Zeiteinheit | xrm1_time_unit |
Nachdem Sie die Word-Vorlage fertiggestellt haben, ist der nächste Schritt diese hochzuladen, damit sie verwendet werden kann. Speichern Sie Ihr Word-Dokument und navigieren Sie zurück zu Dynamics 365.
Sie können das Dokument im Nachgang jederzeit anpassen, sollten Sie im Nachhinein etwas hinzufügen oder Änderungen vornehmen möchten.
Globale Vorlage hochladen
Globale Vorlagen können für jeden Mitarbeiter der Firma genutzt werden, der über die notwendige Sicherheitsberechtigung verfügt. Um Ihre bereits erstellte Word-Vorlage als globale Vorlage für Arbeitsverträge hochzuladen, klicken Sie in Dynamics 365 oben rechts auf das Zahnrad und navigieren Sie zu "Erweiterte Einstellungen".
Es öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser. Öffnen Sie hier die Einstellungen, indem Sie auf den Pfeil neben "Einstellungen" klicken. Navigieren Sie zu "Vorlagen" links unter dem Punkt "Unternehmen".
Klicken Sie auf "Dokumentvorlagen".
Sie befinden sich nun in der Übersicht der verfügbaren Vorlagen. Klicken Sie oben links auf "NEU", um eine neue Vorlage hinzuzufügen. Wählen Sie als Vorlage Word-Vorlage und bei "Nach Entität filtern" Arbeitsvertrag aus.
Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie anschließend Ihr zuvor erstelltes Word-Dokument aus.
Achten Sie darauf, dass Sie die Vorlage hochladen und nicht ein bereits generiertes Dokument.
Nachdem das Word-Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, werden Ihnen die Informationen für die Dokumentenvorlage angezeigt. Sie können hier auch noch den Namen ändern und eine Beschreibung hinzufügen.
Nutzen Sie einen Namen, der erkenntlich macht, dass es sich hierbei um eine globale Vorlage handelt.
Ihre Vorlage kann nun für alle Mitarbeiter benutzt werden. Wechseln Sie hierzu wieder zu der Übersicht der Arbeitsverträge und selektieren Sie den gewünschten Mitarbeiter. Klicken Sie auf "Word-Vorlagen". Die globale Vorlage wird Ihnen nun angezeigt.
Klicken Sie auf Ihre neu erstellte globale Vorlage und speichern Sie das Word-Dokument ab. Der Arbeitsvertrag wird nun anhand Ihrer im System hinterlegten Eingaben automatisch für Ihren Mitarbeiter generiert.
Im folgenden Screenshot sehen Sie das Ergebnis der Anschrift und das Startdatum.
Hier sehen Sie das Ergebnis der Vergütung in tabellarischer Darstellung. Da im System zwei Einträge hinterlegt sind, wurde die Tabelle automatisch um eine Zeile erweitert.
