Digitale Personalakte: weitere Einstellungen

Auf den Punkt

Diese Seite zeigt Ihnen, welche wichtigen Einstellungen pro Mitarbeiter vorgenommen werden müssen, um alle Funktionen des System sicherzustellen. Konkret sind dies die Felder HR Manager, Vorgesetzter, Primärer Arbeitsort und Zeitzone. Sie finden diese in der Digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters. Wir empfehlen dringend, diese Informationen zu füllen.

Der HR Manager hat Zugriff auf alle Bereiche. Er ist in der Lage, Daten zu ändern, neu anzulegen und zu löschen. Dieser ist der zuständige Ansprechpartner für den Mitarbeiter aus dem HR-Team.

Durch das Ausfüllen des Feldes Vorgesetzter in der digitalen Personalakte eines jeden Mitarbeiters kann der Vorgesetzte dessen Datensätze einsehen. Dies funktioniert nur, wenn jeder Mitarbeiter und Vorgesetzte mit seinem jeweiligen Systembenutzer verbunden ist. Der Vorgesetzte erhält durch Füllen dieses Feldes Zugriff auf die Akten seiner direkt unterstellten Mitarbeiter. Dort hat er Zugriff auf alle arbeitsrelevanten Informationen, die er benötigt, um beispielsweise Arbeitszeiten und Abwesenheiten einzusehen oder Mitarbeitergespräche planen und durchführen zu können.

Der primäre Arbeitsort ist im System verknüpft mit Kalendern und Regionen. Unter anderem ist er für die korrekte Konfiguration von Feiertagen, Verpflegungsmehraufwand und Pausenpflichtregeln relevant.

Der Zeitzone kommt eine Terminfunktion zu. Sie spielt eine Rolle bei der Zeiterfassung, beispielsweise für die korrekte Erfassung von Tag- und Nachtarbeit, und bei der automatischen Terminerstellung, wie z.B. bei der Konzeption von Trainings.

Das Startdatum benennt den Zeitpunkt, wann der Mitarbeiter angefangen hat, für Sie zu arbeiten. Aus dem Startdatum berechnet sich automatisch die Beschäftigungsdauer. Diese ist zum Beispiel wichtig für das Maagement von Arbeitgeberleistungen, weil manche Benefits erst ab einer bestimmten Unternehmenszugehörigkeit verfügbar sind.

Ablauf

HR-Manager
Zuweisen eines HR Managers
HR Manager
Startdatum eintragen
HR Manager
Zuweisen eines primären Arbeitsortes
HR Manager
Festlegen der Zeitzone
HR Manager
Zuweisen eines Vorgesetzten

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager und Ihnen ist eine gültige Lizenz zugewiesen

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter
  • Öffnen Sie die Akte des ersten Mitarbeiters

Teil 1: HR Manager

  • In der Registerkarte Personalverwaltungsdaten unter Details finden Sie das Feld HR Manager
    • Füllen Sie das Feld aus, indem Sie einen zuständigen HR Manager für Ihren Mitarbeiter auswählen

Teil 2: Startdatum

  • In der Registerkarte Personalverwaltungsdaten unter Arbeitsvertrag finden Sie das Feld Start Datum
    • Tragen Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter begonnen hat, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.
    • Achtung: Sobald das Startdatum eingetragen ist, wird das Feld gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Achten Sie darauf, sofort das korrekte Datum einzutragen.

Teil 3: Primärer Arbeitsort

  • In der Registerkarte Personalverwaltungsdaten unter Arbeitsvertrag finden Sie das Feld Primärer Arbeitsort
    • Wählen Sie den primären Arbeitsort für Ihren Mitarbeiter aus, z.B. das Bundesland.
    • Beginnen Sie zu tippen oder klicken Sie auf das Lupensymbol, um nach einem Ort zu suchen.

Teil 4: Zeitzone

  • In der Registerkarte Personalverwaltungsdaten unter Time & Attendance Settings finden Sie das Feld Zeitzonen-Code
    • Wählen Sie im Dropdown-Menü die Zeitzone aus, in der Ihr Mitarbeiter arbeitet

Teil 5: Vorgesetzter

  • In der Registerkarte Geschäftliche Daten unter Berufliche Informationen finden Sie das Feld Vorgesetzter
    • Wählen Sie aus den bestehenden Mitarbeitern den Vorgesetzten für Ihren Mitarbeiter aus

 

  • Speichern & Schließen Sie den Datensatz
  • Wiederholen Sie diese Schritte in der Digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters

Ergebnis

Hier sehen Sie eine Digitale Personalakte, in der die benötigten Felder gefüllt sind.

Wir empfehlen dringend, diese Felder in jeder Digitalen Personalakte zu füllen, damit Sie alle Funktionen von Hubdrive nutzen können.

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Nächster Schritt (Selbstimplementierungs-Pfad)

  • Herzlichen Glückwunsch - wenn Sie die oben beschriebenen Felder in den digitalen Personalakten Ihrer Mitarbeiter befüllt haben, haben Sie die Selbstimplementierung beinahe abgeschlossen!
  • Der einzige verbleibende Schritt ist die Zuordnung eines Systembenutzers in den Mitarbeiterakten. Achtung: Dieser letzte Schritt führt dazu, dass die entsprechenden Benutzer Zugang zur HR-Lösung erhalten.
  • Wenn Sie sich erst noch etwas mit Ihrer neuen HR-Lösung vertraut machen möchten, bevor Sie sie in Ihrem Unternehmen aktiv nutzen, werfen Sie doch einen Blick in den Benutzen-Bereich unseres Learning Centers. Dort finden Sie hunderte kostenlose Tutorials zu allen Bereichen von Hubdrive. Wählen Sie einfach den Bereich, der Sie am meisten interessiert (vielleicht Recruiting oder Zeitwirtschaft?), nehmen Sie die dort gelisteten Grundeinstellungen vor und legen Sie los.
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