Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse erstellen

Auf den Punkt

Auf dieser Seite lernen Sie, eine Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse zu erstellen. Diese Vorlage kann dann als Basis für individuelle Arbeitszeugnisse verwendet werden, wenn einer Ihrer Mitarbeiter um ein Arbeitszeugnis bittet. 

Sie müssen die Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse nur ein einziges Mal erstellen. Anschließend können Sie sie für die Erstellung aller Arbeitszeugnisse verwenden und in der täglichen Arbeit eine Menge Zeit sparen.

Falls Sie bereits eine Word-Vorlage für Ihre Arbeitszeugnisse erstellt haben, lesen Sie hier, wie Sie aus einem Arbeitszeugnis in der Lösung ein Word-Dokument machen.

Ablauf

HR-Manager
Erstellt Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse
Mitarbeiter
Fordert Arbeitszeugnis an
HR Manager
Füllt Arbeitszeugnis-Information für den Mitarbeiter aus
Automatisierter Prozess
Arbeitszeugnisvorlage wird mit individuellen Informationen des Mitarbeiters befüllt
Mitarbeiter
Erhält das Arbeitszeugnis

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR-Manager und Ihnen ist eine gültige Lizenz zugewiesen

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitszeugnisse
  • Öffnen Sie den Arbeitszeugnis-Eintrag, für den Sie eine Word-Vorlage erstellen möchten
  • Klicken Sie in der oberen Leiste auf den Drop-Down-Pfeil neben Word-Vorlagen
    • Abhängig von der Größe Ihres Bildschirms finden Sie diese Option möglicherweise, indem Sie rechts oben in der Leiste auf die drei Punkte klicken
  • Wählen Sie Vorlage herunterladen
  • In dem Fenster, das sich öffnet (Screenshot), füllen Sie die benötigten Informationen aus:
    • Entität bleibt gleich (Arbeitszeugnis)
    • Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Entitäten zu wählen, die zum Arbeitszeugnis in einer 1:n-Beziehung, n:1-Beziehung oder n:n-Beziehung stehen. In diesem Fall benötigen Sie eine n:1-Beziehung.
    • n:1-Beziehung: Wählen Sie Mitarbeiter (xrm1_employee_work_certificate_referring)
  • Klicken Sie auf Herunterladen und speichern Sie das Dokument als Vorlage, wo Sie möchten
    • Das heruntergeladene Word-Dokument sieht zunächst leer aus. Wir empfehlen, dass Sie es als erstes mit Text befüllen und an Ihre Unternehmensrichtlinien anpassen.
  • Aktivieren Sie nun die Entwicklertools in der Registerkarte Navigation
    • Standardmäßig wird die Registerkarte "Entwicklertools" nicht angezeigt. Sollte Sie daher bei Ihnen noch nicht angezeigt werden, wechseln Sie auf der Registerkarte Datei zu Optionen (unten links) und klicken Sie in dem neu geöffneten Dialog auf Menüband anpassen. 
    • Aktivieren Sie hier und unter Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen "Entwicklertools". 
    • Bestätigen Sie dies, indem Sie den Dialog mit OK schließen.
    • Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, bleibt die Registerkarte "Entwicklertools" sichtbar. Sollten Sie diese später nicht mehr benötigen, können Sie die Kontrollkästchen wieder deaktivieren.
  • Wenn die Entwicklertools sichtbar sind, klicken Sie darauf
  • Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Option XML-Zuordnungsbereich
  • Benutzerdefinierter XML-Teil:
    • Wählen Sie 'urn:Microsoft-crm/document...' (Screenshot)
  • Erweitern Sie die Option "xrm1_work_certificate" im rechten Dialogfeld
  • Fügen Sie die gewünschten Platzhalter-Felder ein:
    • xrm1_certificate_category  (Zeugniskategorie)
    • xrm1_opening (Einleitung)
    • xrm1_company_description (Firmenbeschreibung)
    • xrm1_task (Tätigkeit)
    • xrm1_rating_expertise_text (Fachwissen)
    • xrm1_rating_motivation_text (Leistungsbereitschaft)
    • xrm1_rating_approach_text (Arbeitsweise)
    • xrm1_rating_quality_text (Arbeitsqualität)
    • xrm1_rating_workload_text (Belastbarkeit)
    • xrm1_rating_leadership_text (Führungsstil (Nur für Vorgesetzte))
    • xrm1_rating_assessment_text (Gesamtbeurteilung)
    • xrm1_rating_behaviour_text (Sozialverhalten)
    • xrm1_rating_exit_text (Austrittsgrund)
    • xrm1_rating_farewell_text (Abschiedsformel)
    • xrm1_rating_remarks_text (Sonstige Anmerkungen und Formulierungen)
    • xrm1_handed_over_on (Übergeben am)
    • xrm1_work_certificate_ratingmanager_idname (Bewertungsmanager)
    • Um das Feld dem Dokument hinzuzufügen, folgen Sie jeweils folgenden Schritten:
      • Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der Sie das Feld als Platzhalter einfügen möchten
      • Wählen Sie das Feld im XML-Zuordnungsbereich aus
      • Machen Sie einen Rechtsklick
      • Inhaltssteuerelement einfügen: Rich Text 
      • Der Platzhalter erscheint nun an der Cursorposition 
  • Wenn Sie alle Inhaltssteuerelemente wie gewünscht eingefügt haben, Speichern Sie die Datei an einem einprägsamen Ort

Ergebnis

Die "Platzhalter", die Sie in der Word-Vorlage hinterlegen, werden vom System automatisch mit Informationen befüllt, wenn Sie ein neues Arbeitszeugnis erstellen. So erhalten Sie auf Basis der Vorlage ein individuelles Arbeitszeugnis für jeden Mitarbeiter.

Hier finden Sie ein Tutorial, wie Sie auf Basis der gerade erstellten Vorlage ein Arbeitszeugnis als Word-Dokument erzeugen.

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