Microsoft Outlook: E-Mails und Termine tracken

Auf den Punkt

Die Integration zwischen Outlook und Dynamics 365 optimiert das Kundenmanagement, indem sie es den Benutzern ermöglicht, E-Mails, Termine und Aufgaben nahtlos zu verfolgen, die Produktivität zu steigern und eine konsistente Kommunikation sicherzustellen.

Neben den normalen Funktionen zum Senden und Empfangen einer E-Mail können Sie auch eine E-Mail-Nachricht, einen Termin oder eine Aufgabe mit einem bestimmten Datensatz verknüpfen. Mit der Funktion "Set Regarding" können Benutzer eine E-Mail, einen Termin oder eine Aufgabe mit einem bestimmten Datensatz in Dynamics 365 verknüpfen, z. B. einem Kontakt, einem Konto, einer Verkaufschance oder einem Fall.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Kommunikationen mit den entsprechenden Datensätzen verknüpft werden.

In diesem Tutorial wird gezeigt, wie Sie die Outlook-Integration in HR for Dynamics nutzen können, insbesondere die Funktion "Set Regarding".

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Die Dynamics 365 App for Outlook muss bereits bereitgestellt sein

Click Through

Starten Sie in Outlook
Öffnen Sie den Kalender (um einen Termin zu tracken)
Öffnen Sie den gewünschten Termin
Klicken Sie im Menü oben auf Dynamics 365
Fügen Sie unter Set Regarding den Datensatz ein, mit dem Ihr Termin verknüpft werden soll
- Fangen Sie an zu tippen, um nach einem Datensatz zu suchen, und klicken Sie darauf, um ihn einzufügen
Sobald das Tracking erfolgreich ist, wird eine entsprechende Nachricht angezeigt

Hinweis

Sie können das Meeting oder den Termin, den Sie tracken, sehen, indem Sie Ihre Dynamics 365-App öffnen und dann zu dem Bereich navigieren, den Sie in "Set Regarding" eingetragen haben (z.B. Kontakte). Öffnen Sie den Datensatz, um die detaillierte Ansicht zu sehen.
- Suchen Sie in der Detailansicht des Datensatzes nach einem Abschnitt oder einer Registerkarte mit der Bezeichnung "Aktivitäten" oder "Zeitleiste". In diesem Bereich werden alle Aktivitäten im Zusammenhang mit diesem Datensatz angezeigt, einschließlich E-Mails, Termine, Aufgaben und Telefonanrufe.
- Abhängig von Ihrer Dynamics 365-Einrichtung kann dieser Bereich unterschiedlich bezeichnet sein, heißt aber in der Regel "Aktivitäten", "Zeitleiste" oder so ähnlich.
Sie können den Regarding-Bezug auch ändern, indem Sie erneut auf die Schaltfläche Dynamics 365 klicken, dann auf die drei Punkte (neben Tracked Regarding) klicken und Change Regarding auswählen.
Wenn das Tracking nicht mehr notwendig ist, können Sie einfach auf die drei Punkte neben Tracked Regarding klicken und dann Untrack wählen.
Auf die gleiche Weise können Sie auch E-Mails oder Aufgaben tracken.