Diese Seite erklärt den Abwesenheitsanspruchsausgleich in Hubdrive. Diese Funktion arbeitet automatisch im System.
Sie müssen nichts tun, diese Seite dient rein Ihrer Information.
Wie der Ausgleich von Abwesenheitsansprüchen funktioniert
Auf den Punkt
Was ist das?
Diese Funktion gleicht negative Resturlaubsansprüche mit positiven bestehenden Urlaubsansprüchen aus.
Dieser Vorgang läuft automatisch im System ab, der HR-Manager muss nicht tätig werden.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch überbucht hat und später einen neuen Urlaubsanspruch erhält oder wenn ein negativer Restanspruch in das nächste Geschäftsjahr übertragen wurde, wird der neue Urlaubsanspruch zunächst zum Ausgleich des negativen Anspruchs verwendet, und dann kann der Restanspruch zur Beantragung von Urlaub verwendet werden.
Dieser Vorgang läuft automatisch im System ab, der HR-Manager muss nicht tätig werden.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch überbucht hat und später einen neuen Urlaubsanspruch erhält oder wenn ein negativer Restanspruch in das nächste Geschäftsjahr übertragen wurde, wird der neue Urlaubsanspruch zunächst zum Ausgleich des negativen Anspruchs verwendet, und dann kann der Restanspruch zur Beantragung von Urlaub verwendet werden.
| Ausgleich eines negativen Anspruchs (Arbeitnehmer nimmt mehr Urlaubstage, als ihm zustehen) mit einem zusätzlichen Anspruch | Ausgleich eines übertragenen negativen Anspruchs mit einem neu eingeräumten Jahresurlaub |
| Dies geschieht, wenn der Arbeitgeber manuell einen neuen Anspruch hinzufügt, um den negativen Betrag auszugleichen (HR-Manager gewährt mehr Urlaubstage). | In jedem neuen Geschäftsjahr, wenn Mitarbeiter die neuen Ansprüche (gemäß Arbeitsvertrag) erhalten, wird die Ausgleichsberechnung den negativen Betrag aus dem vorherigen Geschäftsjahr ausgleichen. |
Voraussetzungen
- Die Mitarbeiter müssen einen gültigen Arbeitsvertrag haben
- Die Mitarbeiter müssen über Urlaubsansprüche verfügen, die mit ihrem Arbeitsvertrag verbunden sind
- Den beteiligten Benutzern muss eine gültige Lizenz zugewiesen sein
Beispiel: Überbuchung eines Urlaubsanspruches
Die Mitarbeiterin Anna Schmidt hat für das laufende Jahr 2023 für die Abwesenheitsart Urlaub einen Urlaubsanspruch in Höhe von 28 Tagen. Für dieses Jahr plant sie einen langen Sommerurlaub in Übersee. Deshalb stellt sie vom 1. Juli 2023 bis zum 9. August 2023 einen Urlaubsantrag, der ihren gesamten Urlaubsanspruch von 28 Tagen aufbraucht.
Während ihres Urlaubs wird ihr Rückflug nach Hause gestrichen und der nächste Flug ist erst in 5 Tagen verfügbar. Daher muss sie ihren Urlaub verlängern. Ihr HR-Manager genehmigt den Antrag.
Nun hat Anna 33 Tage Urlaub genommen und ihr Urlaubsanspruch von 28 Tagen ist um 5 Tage überbucht.
Während ihres Urlaubs wird ihr Rückflug nach Hause gestrichen und der nächste Flug ist erst in 5 Tagen verfügbar. Daher muss sie ihren Urlaub verlängern. Ihr HR-Manager genehmigt den Antrag.
Nun hat Anna 33 Tage Urlaub genommen und ihr Urlaubsanspruch von 28 Tagen ist um 5 Tage überbucht.
Was geschieht mit Annas Abwesenheitsübersicht?
Der Urlaubsanspruch mit 28 Tagen ist nicht überbucht. Stattdessen wird automatisch ein neuer Anspruch mit 0 Tagen angelegt, der die überbuchte Anzahl von Tagen enthält. Das bedeutet auch, dass für jeden überbuchten Urlaubsantrag eine Urlaubsaufteilung erstellt wird, die automatisch einen neuen Urlaubsanspruch mit dem Betrag Null anlegt.
| Abwesenheitsart | Anspruch | Genommen | Verbleibend |
| Urlaub (Anspruch) | 28 | 28 | 0 |
| Urlaub (Überbuchung) | 0 | 5 | -5 |
Um herauszufinden, wie die Verrechnung eines negativen Urlaubsanspruchs mit einem zusätzlich gewährten Anspruch funktioniert, gehen Sie bitte zu Fall A.
Wie ein Fall aussieht, wenn der negative Urlaubsanspruch in das nächste Geschäftsjahr übertragen wird, finden Sie unter Fall B.
Fall A: Verrechnung eines negativen Urlaubsanspruchs mit einem zusätzlichen Anspruch
Nachdem Anna aus dem Urlaub zurück ist, hat sie im Herbst ihr jährliches Mitarbeitergespräch. Um ihre harte Arbeit anzuerkennen, gewährt Annas Personalleiterin ihr zusätzlich 6 Tage Urlaub. Da sie dem Unternehmen noch 5 Tage aus ihrem verlängerten Sommerurlaub schuldet, erhält sie nicht den vollen Anspruch von 6 Tagen. Der neue Anspruch wird sofort mit dem negativen Restanspruch verrechnet. Somit bleibt nur noch ein Tag als Resturlaubsanspruch übrig, den Anna nutzen kann.
| Abwesenheitsart | Anspruch | Genommen | Ausgleich | Verbeibend |
| Urlaub | 28 | 28 | 0 | 0 |
| Urlaub (Überbuchung) | 0 | 5 | 5 (aus zusätzlichem Anspruch) | -5 (vor Augleich) -> 0 (nach Ausgleich) |
| Urlaub (Zusätzlicher Anspruch) | 6 | 0 | -5 (aus Überbuchung) | 6 (vor Ausgleich) -> 1 (nach Ausgleich) |
Fall B: Verrechnung eines übertragenen negativen Urlaubsanspruchs mit neu ausgerolltem Jahresurlaub
Für ihren verlängerten Sommerurlaub schuldet Anna dem Unternehmen 5 Tage Urlaub. Wie oben erläutert, wird dieser Anspruch auf "Übertrag in neue Periode" gesetzt, so dass er auf das nächste Geschäftsjahr 2024 übertragen wird. Zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres wird ihr neuer Jahresurlaubsanspruch von 28 Urlaubstagen ausgerollt. Da sie dem Unternehmen jedoch ab dem Jahr 2023 noch 5 Tage schuldet…
| Abwesenheitsart | Anspruch | Genommen | Verbleibend |
| Urlaub (Überbuchung) | 0 | 5 | -5 |
…wird dieser Anspruch auf ihren neu ausgerollten Jahresurlaubsanspruch von 28 Tagen angerechnet. Da der negative Urlaubsanspruch sofort von ihrem neuen positiven Anspruch abgezogen wird, kann sie im Jahr 2024 nur 23 Urlaubstage in Anspruch nehmen. So sieht die Abwesenheitsübersicht aus:
| Abwesenheitsart | Anspruch | Genommen | Ausgleich | Verbleibend |
| Urlaub (neuer Anspruch) | 28 | 0 | -5 (aus Überbuchung) | 28 -> 23 |
| Urlaub (Überbuchung) | 0 | 5 | 5 (aus neuem Anspruch) | -5 -> 0 |
Der positive Anspruch von 28 Tagen wird als "Ausgleich von" verwendet und gleicht Annas übertragene negative Tage aus.