Krankheitsbeginn während des Arbeitstages richtig prozessieren

Auf den Punkt

Mitarbeiter können krank werden, und manchmal müssen sie nach Hause gehen, um sich zu erholen. Es kann auch vorkommen, dass ein Mitarbeiter den Arbeitstag begonnen hat und nach ein paar Stunden die Arbeit aufgrund von Krankheit verlassen muss. Unsere Lösung kann diese Situation problemlos bewältigen. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie HR-Manager die Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters gesetzeskonform ändern können.

Ablauf

Mitarbeiter

Beginnt zu arbeiten

Mitarbeiter

Kommuniziert Krankheit

HR Manager

Passt Anwesenheitsdetails des Mitarbeiters an

HR Manager

Erstellt Ad-hoc-Abwesenheit für Mitarbeiter

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Sie sind HR-Manager oder Vorgesetzter
Mitarbeiter und Vorgesetzter sind im gleichen Business Unit
Der Mitarbeiter hat Anwesenheitsdetails erstellt (z.B. Arbeitsbeginn, Pausenbeginn, Pausenende)

Click Through

Starten Sie in HR HUB
Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Anwesenheit
In der Ansicht Aktive Anwesenheit
Öffnen Sie den Datensatz aus, den Sie anpassen möchten
Stellen Sie sicher, dass der Datensatz in der Ansicht Anwesenheitsdetails Manager angezeigt wird
- Falls nötig, können Sie die Ansicht mithilfe des Drop-Down-Menüs direkt unter dem Titel ändern.
In der Tabelle Anwesenheitsdetails deaktivieren Sie alle Anwesenheitsdetails außer dem ersten des Tages
- Deaktivieren Sie nie das Arbeitsbeginn-Anwesenheitsdetail, nur die anschließenden Details
- Wenn der Mitarbeiter am betreffenden Tag nur das Anwesenheitsdetail für Arbeitsbeginn hat, erstellen Sie direkt eine Ad-hoc-Abwesenheit
Zum Deaktivieren wählen Sie ein Anwesenheitsdetail aus
Klicken Sie auf Deaktivieren
- Abhängig vom Zoom-Level und der Sprache Ihres Systems kann es sein, dass die "Deaktivieren"-Option hinter den 3 Punkten rechts oben in der Anwesenheitsdetails-Tabelle verborgen ist.
Wählen Sie im Pop-up-Menü den Statusgrund Inaktiv
Klicken Sie auf Deaktivieren
Wenn Sie alle Folge-Anwesenheitsdetails des Tages deaktiviert haben, klicken Sie links im Menü unter Urlaub & Abwesenheit auf Abwesenheiten
Im Anschluss folgen Sie diesem Tutorial, um eine Ad-hoc-Abwesenheit für Ihren Mitarbeiter zu erstellen

Hinweis

Aus rechtlichen Gründen kann das erste Anwesenheitsdetail (z.B. Arbeitsbeginn, Homeoffice antreten…), in unserem Beispiel "Arbeitsbeginn", nicht deaktiviert werden. Das liegt daran, dass dieses Anwesenheitsdetail beweist, dass der Mitarbeiter an diesem Tag die Arbeit angetreten hat.
Bitte stellen Sie sicher, dass das erste Anwesenheitsdetail immer als "Aktiv" im System behalten wird.
Alle folgenden Anwesenheitsdetails können deaktiviert werden, es ist weiterhin möglich, diese im System zur Überprüfung einzusehen.
Um inaktive Anwesenheiten zu sehen, öffnen Sie die Anwesenheiten des Mitarbeiters und wählen Sie in der Registerkarte Verknüpft die Option Anwesenheitsdetails. Wechseln Sie dort die Ansicht von Anwesenheitsdetail Zugeordnete Ansicht zu Inaktive Anwesenheitsdetails.
Nach Deaktivierung der Anwesenheitsdetails können Sie eine neue Ad-Hoc-Abwesenheit erstellen. Dadurch werden die täglichen Übersichten des Mitarbeiters neu berechnet, sodass die anwesenden Stunden an diesem Tag nicht als Überstunden berechnet werden.
Anwesenheiten können auch für halbe Tage berechnet werden. Falls der Mitarbeiter z.B. 4 Stunden bis zur Mittagspause gearbeitet hat und dann krank wurde, kann die Abwesenheit durch Krankheit auch für die restliche Arbeitszeit (2. Hälfte des Tages) erstellt werden.

Beachtenswertes

Entfernen Sie immer alle nachfolgenden Anwesenheitsdetails nach dem Arbeitsbeginn und erstellen Sie dann eine Ad-Hoc-Abwesenheit für den Mitarbeiter.

Ergebnis

Nachdem Sie alle Anwesenheitsdetails des Tages, abgesehen vom ersten, deaktiviert und eine Ad-hoc-Abwesenheit für den Mitarbeiter erstellt haben, wird der Tag in den täglichen Übersichten des Mitarbeiters als krankheitsbedingte Abwesenheit angezeigt.