Überblick: Löhne, Vergütungen und Zahlungen in der HR-Lösung

Einführung

Gehälter, Vergütungen und Zahlungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Aufgaben des HR-Managers und von großer Bedeutung für die Mitarbeiter eines jeden Unternehmens. Die HR-Lösung von Hubdrive bietet eine umfassende und benutzerfreundliche Erfahrung für die Erfassung und Vorbereitung von Mitarbeitergehältern und gewährleistet genaue Informationen für die Erstellung der Lohnabrechnung.

Welche Vergütungstypen sind verfügbar und wie werden diese im System erfasst?

Hubdrive bietet eine Reihe von Vergütungstypen, die auf eine Beschäftigungsbedingung angewendet werden können, um die Transparenz bei der Lohnerfassung zu gewärhleisten. Zudem wird sichergestellt, dass alle Löhne eines Mitarbeiters von diesem akzeptiert werden bevor sie angewendet werden.

Die folgenden Vergütungstypen stehen zur Erfassung im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters zur Verfügung. Die Vergütungstypen werden mit ihrer Nettosumme im Feld Betrag erfasst. Dieses Feld wird bei der Erstellung der Zahlungen verwendet, die dann exportiert und für die Lohnabrechnung verwendet werden.

  • Bonus
    Eine einmalige oder wiederkehrende zusätzliche Zahlung an Mitarbieter. Oft dient sie als Belohnung für Leistungen oder das Erreichen bestimmter Ziele.
  • Lohn
    Eine zusätzliche Vergütung für Mitarbeiter neben ihrem regulären Gehalt, die zum Beispiel für Überstunden, Arbeit an Feiertagen oder spezielle Aufgaben ausgezahlt wird.
  • Gehalt
    Das festgelegte, reguläre Gehalt, das ein Mitarbeiter normalerweise monatlich erhält ohne Boni, Überstunden oder andere besondere Zahlungen.
  • Fahrtkostenzuschuss
    Eine Zahlung, die Mitarbeitern bereitgestellt wird, um ihre Ausgaben auf Dienstreisen zu decken.
  • Tarifgehalt
    Der Tarifsatz, der im Tarifvertrag zwischen Gewerkschaft und Arbeitgeber festgelegt wurde. Häufig betrifft dieser alle Mitarbeiter in der Gewerkschaft.

ie folgenden Vergütungstypen bringen ihre eigenen spezifischen Voraussetzungen mit sich. Es handelt sich hierbei entweder um Vergütungstypen, die auf einer erreichten Leistung basieren oder auf der Anzahl der Arbeitsstunden. Die speziellen Voraussetzungen für diese Vergütungstypen werden im folgenden erklärt.

  • Provision
    Eine Provision ist eine Zahlung an einen Mitarbeiter basierend auf einem Prozentsatz des Umsatz oder des Profits der Verkäufe, die durch diesen Mitarbeiter erzielt wurden. In Hubdrive wird die Provision basierend auf erfassten und freigegebenen Leistungen berechnet.
    Die Leistungen sind der Umsatz oder der Profit, den der Mitarbeiter generiert hat. Nachdem diese Leistungen erfasst wurden, müssen sie vom Vorgesetzten des Mitarbeiters geprüft und freigegeben werden. Sobald die Leistung freigegeben wurde, wird mittels individuell anpassbarer Provisionsregeln aus der Leistung die Provision berechnet, die der Mitarbeiter erhält.
    Für mehr Informationen zu Provisionen, Leistungen und Provisionsregeln klicken Sie auf diesen Link - Provisionen (Hubdrive.com)
  • Stundenlohn
    Ein Vergütungstyp, bei dem Mitarbeiter für jede geleistete Arbeitsstunde einen bestimmten Betrag erhalten.
    Die Berechnung bei diesem Vergütungstyp basiert auf den Zeitnachweisen des Mitarbeiters. Die Zeitnachweise werden automatisch auf monatlicher Basis erstellt. Wenn die Zeitnachweise erstellt wurden, muss der Vorgesetzte des Mitarbeiters diese freigeben, damit dies bei der Zahlungserstellung berücksichtigt werden.
    Für mehr Informationen aus dem Bereich Vergütung klicken Sie auf diesen Link. - Vergütung & Arbeitgeberleistung (Hubdrive.com)

Einen Screenshot, auf dem Sie sehen wo Sie Vergütungstypen in der Lösung festlegen, finden Sie hier.

Wie werden Währungen im System gehändelt?

Eine Währung kann in Hubdrive als Standardwährung gesetzt werden. Weitere Währungen können je nach Bedarf hinzugefügt werden. Immer wenn einen Währungsumrechnung nötig ist, zum Beispiel bei einer Leistung für eine Provision, findet die Umrechnung nur beim Freigeben der Leistung statt, sodass der aktuellste und damit relevante Wechselkurs genutzt wird. (Screenshot)

Gehälter wurden erfasst und vereinbart - bezahlen Sie nun Ihre Mitarbeiter!

Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuschließen, nutzt Hubdrive die 'Zahlungen erstellen' Funktion, die über das Menü in der obren Leiste ind den folgenden zwei Bereichen aufgerufen werden kann: (Screenshot)
  • Vergütungen
  • Zahlungszusammenfassungen

Wenn Sie die 'Zahlungen erstellen' Funktion nutzen, muss ein Formular ausgefüllt werden. Das 'Zahlungen erstellen' Formular ermöglicht es HR Managern eine Zahlungsperiode und eine Abteilung, Region/Land oder Arbeitgeber Firma auszuwählen. Dies ermöglicht Flexibilität und detallierte Vorbereitung der Lohn - und Gehlatsabrechnung abhängig von den individuellen Anforderungen. (Screenshot)

Beim Vergütungstyp Stundenlohn werden die genehmigten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in den freigegebenen Datensätze in den Zeitnachweisen aufgelistet. Um auf Basis dieser Datensätze Zahlungen zu erstellen, muss zuvor ein Stundensatz im Arbeitsvertrag festgelegt und vereinbart worden sein. Auf Basis dieses Stundenlohns und der Zeitnachweise wird dann der dem Mitarbeiter zustehende Betrag errechnet und Klarheit bei der Lohnabrechnung gewährleistet.

Das System ruft auch die Informationen zur Provision eines Mitarbeiters ab. Wenn eine freigegebene Leistung erfasst wurde, wird die Provision basierend auf den festgelegten Provisionsregeln berechnet. Provisionen können entweder ziel- oder wertbasiert sein.

Wenn Zahlungen erstellt werden, identifiziert das System, welche Informationen von den verschiedenen Vergütungstypen benötigt werden, und ruft diese aus dem passenden Arbeitsvertrag ab. Alle Vergütungstypen werden dann basierend auf den Vergütungen gruppiert und berechnet, die im Arbeitsvertrag vereinbart sind. Die einzige Ausnahme bildet eine Leistung für eine Provision in einer Auslandswährung.

Die Provision, die ein Mitarbeiter erhält, wird berechnet, sobald der Vorgesetzte die zugehörige Leistung freigibt. Falls die Leistung in einer Auslandswährung erbracht wurde, findet die Umrechnung erst statt, wenn 'Zahlungen erstellen' gewählt wird.

Vergütungserhöhungen auf Grund von Inflation oder firmenweiten Gehaltserhöhungen können einfach und benutzerfreundlich gehandhabt werden, indem Sie auf 'Gehalt übertragen' klicken und den Prozentsatz der Erhöhung angeben.

Für mehr Informationen zu Gehaltserhöhungen folgen Sie diesem Link: Löhne im nächsten Jahr erhöhen (Hubdrive.com)

Zahlungszusammenfassungen

Die Zahlungszusammenfassungen zeigen eine Aufschlüsselung der wichtigen Informationen für Zahlungsabwickler. Diese Aufschlüsselung beinhaltet Angaben zu den Vergütungstypen, den Gesamtbetrag, den Mitarbeitern und stellt die Lohninformationen in einem Kuchendiagramm grafisch dar, um den Blick auf den Gesamtbetrag und die Vergütungstypen zu erleichtern.

Zahlungszusammenfassungen sind in die drei Tabs 'Allgemein', 'Verarbeitung' und 'Fehler' aufgeschlüsselt. (Screenshot)

Bereich: Allgemein
Das System zeigt allgemeine Information, die Sie teilweise während der Zahlungserstellung festgelegt haben, und den Gesamtbetrag mit einer grafischen Übersicht darüber, wie sich dieser aus den einzelnen Vergütungstypen zusammensetzt.
Die Mitarbeitertabelle zeigt die Mitarbeiter, die Teil dieser Zahlungsuzsammenfassung sind, und basiert auf der Auswahl, die während der Zahlungserstellung getroffen wurde.

Bereich: Verarbeitung
Das System zeigt einen Liste mit allen vereinbarten Vergütungen der Mitarbeiter, die Teil dieser Zahlungszusammenfassung sind. Die Zahlungen werden automatisch aus diesen Vergütungen errechnet.

Bereich: Fehler
Jeglich Zahlungen, bei denen Fehler während der Zahlungserstellung aufgetreten sind, erscheinen hier.

Nachdem die Daten der Zahlungszusammenfassung auf ihre Richtigkeit geprüft und potentielle Fehler berichtigt wurden, sind die Daten nun bereit, für die Zahlungsabwickler exportiert zu werden. Um diese Daten zu exportieren, gehen Sie zum Bereich Zahlungen, wählen Sie die gewünschten Eintrag und klicken Sie auf "Nach Excel exportieren" in der oberen Leiste. Die heruntergeladene Datei kann jetzt an Ihre Zahlungsabwickler gesendet warden. (Screenshot)

Für mehr Informationen zum Thema Zahlungszusammenfassungen folgen Sie diesem Link: Zahlungen generieren (Hubdrive.com)

Nachdem die Zahlungserstellung abgeschlossen ist und die Informationen für die Zahlungsabwicklung exportiert wurden, sollte die Zahlungszusammenfassung deaktiviert werden. Sobald Sie deaktiviert wurde, werden die Zahlungen in der digitalen Personalakte der betroffenen Mitarbeiter als 'Gezahlt' angezeigt.

Für mehr Informationen zum Thema Zahlungsabwickler folgen Sie diesem Link: Zahlungsinformation für Abrechnungsdienstleister generieren (Hubdrive.com)