1. Importieren

Sollte dies nicht Ihr erster Import sein, beachten Sie bitte den Update Guide.

1. Importieren

Bevor Sie mit dem Import von Dynamics HR Management in eine Online-Plattform von Dynamics 365 beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie erfüllen die minimalen Systemvoraussetzungen
• Sie haben Dynamics 365 eingerichtet
• Sie haben einen Administratorzugriff auf die Dynamics 365-Instanz

 

1.1 Download Solution Installer incl. Base Data

Melden Sie sich im Kundenportal mit Ihren Zugangsdaten an. Klicken Sie auf Solution Download und wählen Sie Ihre gewünschte Version aus.

Online: Das System befindet sich in der Cloud

On Premise: Das System befindet sich auf eigenen Servern

Nach der Auswahl wird das nächste Optionsfeld eingeblendet. Bitte wählen Sie die Lösung aus, die Sie installieren möchten:

• HR for Dynamics only
• Dynamics Project Management only
• Dynamics Project Management and HR for Dynamics

Nach der Auswahl erscheinen die Downloads für den "Solution Installer inkl. Base Data" und der zusätzliche Pflichtdownload "HR for Dynamics Flows".

Klicken Sie auf Download Solution Installer incl. Base Data, um das Installationspaket herunterzuladen.

Bitte beachten Sie die Systemvoraussetzungen:

• Dynamics 365 cloud version 9.2.x oder Dynamics 365 on-premise version 9.0.15 (oder höher) oder Microsoft Power Platform
• Verwendung eines unterstützten Browser in der aktuellen Version
• Sonstige Systemvoraussetzungen bzgl. Internetverbindung und Betriebssystem

Führen Sie nun die heruntergeladene Datei aus und klicken Sie auf Installieren. Anschließend öffnet sich der Package Deployer. Der Package Deployer wird daraufhin geöffnet. Klicken Sie den Button Continue, um den Installationsvorgang zu starten.

Wählen Sie nun als Deployment Type "Office 365".

Wählen Sie die Option "Display list of available organizations", um eine Liste aller bereits intallierten Systeme (z. B. Testsystem und Produktionssystem) zu erhalten. Wenn Sie keine Auswahl treffen, wird die Installation auf dem ersten System in der Liste durchgeführt.

Klicken Sie anschließend aufden Button Login.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich als Systemadministrator anmelden! Der Benutzername und das Passwort sind dieselben wie bei Ihrem Dynamics-Administrator-Konto.

Wählen Sie nach erfolgreicher Anmeldung aus, welches Importpaket Sie installieren möchten und bestätigen Sie es mit Klick auf den Button Next. Wenn Sie in Deutschland Stellenanzeigen für die Bundesagentur für Arbeit veröffentlichen wollen, wählen Sie das Paket "HR for Dynamics with Base Data for German Labor Office". Wenn Sie diese Funktion nicht benötigen, können Sie das Paket "HR for Dynamics Installer" importieren.

Nachdem Sie auf Next geklickt haben, öffnet sich der "HR for Dynamics Installer".

Klicken Sie auf Next und prüfen Sie anschließend die Angaben in der Übersicht. Wenn die Informationen korrekt sind, klicken Sie auf Next.

Die Lösung wird nun installiert. Nachdem die Installation erfolgreich abgeschlossen ist, beenden Sie den Vorgang mit Klick auf Finish.

 

1.2 Additional Mandatory Download HR for Dynamics Flows

Nun muss der Download HR for Dynamics Flows heruntergeladen werden. Bitte klicken Sie diesen an und speichern Sie die ZIP-Datei.

Navigieren Sie als nächstes zu Power Apps und stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich in der richtigen Umgebung (Environment) befinden.

Wechseln Sie zu den Solutions (Lösungen) auf der linken Seite im Menü. Importieren Sie die ZIP-Datei mit Klick auf Import (Importieren).

Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Next (Weiter).

Die Details der Lösung werden angezeigt. "Enable Plugin steps and flows included in the solution" (In der Lösung enthaltene Plugin-Schritte und Abläufe aktivieren) ist standardmäßig aktiviert. Klicken Sie auf Next (Weiter).

Die Connections werden aufgelistet. Sie können auch eine neue Connection erstellen, wenn Sie dies möchten. Klicken Sie auf Import (Importieren).

Nach dem Importieren erscheint die Lösung am Anfang der Übersicht aller Lösungen (Solutions).

Nun muss geprüft werden, ob die enthaltenen Flows aktiviert sind. Dies wird durch ihren Status ("On" oder "Off") ersichtlich.

Öffnen Sie die soeben importierte Lösung Dynamics HR Management Flows durch einen Klick auf den Eintrag. Aktivieren Sie die Flows mit dem Status "Off". Der erste Eintrag "(Deprecated) Daily Summary update for empty attendance" kann dabei ignoriert werden.

Bitte beachten Sie, dass die Child-Flows zuerst aktiviert werden müssen. Daher ist es wichtig, mit diesen beiden Flows zu beginnen:

• Child Flow-Carry Forward Leave Entitlements of Employee
• Child Flow-Roll out Leave Entitlements of Employee

Wenn Sie auf den Flow klicken, wird ein neuer Tab geöffnet. Klicken Sie danach auf Edit (Bearbeiten).

Die Connections werden aufgelistet. Sie können auch wieder eine neue erstellen, wenn Sie dies wünschen. Klicken Sie auf Continue (Weiter).

Klicken Sie anschließend auf Save (Speichern).

Nach dem Speichern können Sie mit dem Pfeil oben links zurückgehen.

Bitte prüfen Sie, ob der Flow aktiviert wurde. Sie erkennen dies daran, dass die Schaltfläche "Turn off" anzeigt. Wenn die Schaltfläche "Turn on" anzeigt, klicken Sie bitte darauf, um den Flow zu aktivieren.

Danach können Sie das Fenster schließen. Führen Sie diesen Vorgang nun bitte für alle Flows durch, die den Status "Off" haben.

Wenn Sie keine Dorma Kaba-Integration haben, ist es nicht notwendig, die Flows für Dorma Kaba zu aktivieren.

 

Die Lösung ist nun automatisch als Trial für 14 Tage aktiviert. Sie können Dynamics HR Management für diesen Zeitraum ausgiebig und ohne Einschränkungen testen. Zusätzlich wurden die folgenden Basisdaten angelegt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

• Abwesenheitsart Einstellungen
• Kalender
• Arbeitsvertragsvorlagen
• Arbeitszeugnis Bewertungen
• Kalender
• Regionen
• Reiseziele
• Fähigkeiten
• Fähigkeitsklassen

Melden Sie sich in Ihrem Microsoft Dynamics an. Sie können nun Ihre benötigte HR HUB App wählen. Sollten Sie bereits angemeldet sein, ist es möglich, dass Sie sich einmal ab- und wieder anmelden müssen.

 

1.3 Den Eindeutigen Namen Ihrer Umgebung finden

Um den Eindeutigen Namen Ihrer Umgebung zu finden, öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen.

Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben Einstellungen, wählen Sie dann Anpassungen, dann Entwicklerressourcen.

Hier können Sie den Eindeutigen Namen Ihrer Umgebung ablesen.

Wenn Sie uns den Eindeutigen Namen schicken, bitte kopieren Sie ihn - schicken Sie keinen Screenshot. Dies reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit.

 

2. Lizenzieren

Sollten Sie bereits über eine Lizenz verfügen, können Sie diese direkt aktivieren. Wenn Sie die Demo-Version nutzen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.

Zum Aktivieren einer Lizenz, öffnen Sie Dynamics 365 und wechseln Sie zu der App HR HUB, sollte diese noch nicht ausgewählt sein.

Wechseln Sie unten links auf die Einstellungen und navigieren Sie anschließend zu Verfügbare Lizenzen unter Lizenzierung und klicken Sie auf Lizenz Hochladen.

Es öffnet sich ein neuer Dialog. Bitte fügen Sie den Lizenzschlüssel für das Produkt, wie im Dialog angegeben, ein. Öffnen Sie hierfür Ihre Lizenzdatei (*.lic) mit einem Editor Ihrer Wahl (z. B. Notepad), markieren Sie den gesamten Inhalt (STRG + A), kopieren Sie diesen (STRG + C) und fügen Sie ihn in das Feld im Dialog ein (STRG + V). Bestätigen Sie die Eingabe Ihres Lizenzschlüssels mit Klick auf Weiter..

 

Nachdem Ihre Lizenz überprüft wurde und gültig ist, selektieren Sie Jetzt anwenden (standardmäßig bereits selektiert) und klicken Sie auf Weiter.

 

Nachdem Ihre Lizenz erfolgreich hochgeladen wurde, schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Abschließen ab.

 

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3. Konfigurieren wichtiger Funktionen der Zeitwirtschaft

Um alle Funktionen für die Zeitwirtschaft nutzen zu können, stellen wir Ihnen kostenlose Add-ons zur Verfügung.

Diese sind nur für Benutzer von Dynamics 365 verfügbar.

3.1 Automatisches Erstellen der Täglichen Übersichten für die Zeitwirtschaft

3.1.1 Add-on herunterladen

• Besuchen Sie https://www.dynamics-hr-management.com
• Melden Sie sich im Kundenportal an
• Klicken Sie auf Solution download
• Wählen Sie Ihre Version von Microsoft Dynamics
• Laden Sie die Datei Flow: Monthly Rollout of Time Summaries for Employees herunter (nicht entpacken)

3.1.2 Add-on installieren

Besuchen Sie Microsoft Flow und loggen Sie sich mit Ihren Dynamics 365 Admin Daten ein

 

Zunächst müssen Sie Ihr Dynamics 365 mit Flow verbinden. Öffnen Sie dafür das Einstellungsmenü (Zahnrad) oben rechts und wählen Sie Connections

 

Klicken Sie auf +New connection

 

Geben Sie im Suchfeld Dynamics 365 ein und wählen Sie den gefundenen Eintrag

 

Bestätigen Sie den Dialog mit einem Klick auf Create. Es öffnet sich ein Dialog, indem Sie sich eventuell erneut mit Ihren Admin Daten einloggen müssen.

 

Anschließend ist Ihre Verbindung angelegt und zeigt den Status Connected

 

Klicken Sie in der Menüleiste auf My flows

 

Klicken Sie oben rechts auf Import

 

Wählen Sie nun die Datei aus, die Sie vorher heruntergeladen haben und importieren Sie diese.

Sobald der Upload abgeschlossen ist, wählen Sie im Abschnitt Review Package Content die unten markierte Option und anschließend die vorher erstellte Verbindung zu Ihrem Dynamics 365.

 

Klicken Sie abschließend auf Import und warten Sie einen Augenblick, bis Ihnen der erfolgreiche Import gemeldet wurde. Klicken Sie dann auf Open Flow

 

Klicken Sie auf Create a record und drücken Sie das X, um den Organisationsnamen zu löschen

 

Möglicherweise dauert es nun einen kurzen Moment bis sich ein Auswahlmenü öffnet. Wählen Sie dort Ihre Organisation aus und bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf Save

 

Klicken Sie in der Menüleiste auf die drei Punkte und wählen Sie Run now

 

Klicken Sie auf Run flow

 

Sie können nun auf See flow run activity klicken, um die erfolgreiche Ausführung zu überprüfen

 

Sie sollten eine Meldung sehen, die Ihnen den Erfolg, die Startzeit und die Ausführungszeit zeigen.

 

Es kann nun je nach Anzahl der Mitarbeiter einige Minuten dauern, bis alle Datensätze erstellt wurden. Anschließend sind alle Summenlisten, Zeitnachweise und täglichen Übersichten für alle Mitarbeiter ab dem nächsten Monat verfügbar. Wenn Sie jedoch direkt mit der Nutzung der Zeitwirtschaftsfunktionen starten wollen, müssen wir die Daten einmalig manuell anlegen. Um jedoch nicht jeden einzelnen Datensatz erstellen zu müssen, nutzen wir die Importfunktion.

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Summenlisten

 

Klicken Sie in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil neben Daten importieren und wählen Sie Vorlage für Import herunterladen

 

Füllen Sie in der Tabelle die Spalten Mitarbeiter, Startdatum und Enddatum. Die restlichen Spalten können Sie ignorieren. Achten Sie dabei auf das korrekte Format der Felder.

Tipp: Exportieren Sie die Liste der aktiven Mitarbeiter, um von dort die Namen der Mitarbeiter kopieren zu können!

Anschließend können Sie die Datei wieder importieren. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste auf Daten importieren und folgen Sie dem Dialog.

Durch den Import werden nun Summenlisten für alle Mitarbeiter angelegt. Dadurch wird ein automatischer Prozess im Hintergrund ausgeführt, der daraufhin alle Zeitnachweise und Täglichen Übersichten anlegt.

 

Mehr Informationen zur Nutzung finden Sie hier: Zeitwirtschaft

 

3.2 Automatische Überprüfung der Überzeitberechnung im Falle von fehlenden Anwesenheitsdaten

Mit Hilfe von Microsoft Flow ist es möglich, die täglichen Übersichten auf fehlende Anwesenheitsdaten zu überprüfen. Es handelt sich hierbei um eine rein technische Überwachung, damit die Berechnung der Überstunden nicht gestört wird und sollte daher unbedingt genutzt werden. Dieser Flow untersucht jeweils die tägliche Übersicht des Vortages. Sollte diese keinen Eintrag aufweisen, wird die Anwesenheit auf Null gesetzt.

3.2.1 Add-on herunterladen

• Besuchen Sie https://www.dynamics-hr-management.com
• Melden Sie sich im Kundenportal an
• Klicken Sie auf Solution download
• Wählen Sie Ihre Version von Microsoft Dynamics
• Laden Sie die Datei Flow: Daily Summary update for empty attendance herunter (nicht entpacken)

 

3.2.2 Add-on installieren

Besuchen Sie Microsoft Flow und loggen Sie sich mit Ihren Dynamics 365 Admin Daten ein

 

Klicken Sie in der Menüleiste auf My flows

 

Klicken Sie oben rechts auf Import

 

Wählen Sie nun die Datei aus, die Sie vorher heruntergeladen haben und importieren Sie diese

Wenn der Import abgeschlossen ist, klicken Sie im Bereich Review Package Content die Option Select during Import und wählen Sie den Connector zu Ihrem Dynamics 365

 

Bestätigen Sie nun den Importvorgang mit einem Klick auf Import am unteren Rand der Seite.

Nach einigen Sekunden erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und Ihr Flow ist einsatzbereit und aktiv.

 

3.3 Definieren Sie den ersten Tag der Woche

Damit Sie in Ihrer Zeitwirtschaft ein realistisches Bild der Woche abbilden können, müssen Sie in Dynamics 365 den ersten Tag der Woche definieren. Das ist mit wenigen Klicks erledigt. Klicken Sie für eine größere Darstellung auf das Bild:

 

3.4 Dialoge aktivieren

Je nach genutzter Version von Dynamics 365 kann es vorkommen, dass beim Import die Dialogfelder nicht oder nicht vollständig aktiviert werden.

Daher sollten Sie nach der Installation prüfen, ob dies erfolgt ist.

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Einstellungen -> Prozesse

 

Wechseln Sie die Ansicht zu Alle Prozesse (1). Aktivieren Sie den Filtermodus (2) und öffnen Sie die Filteroptionen für Kategorie (3). Wählen Sie hier Dialogfeld (4) aus und bestätigen Sie mit OK (5).

 

Wählen Sie alle Dialogfelder aus, indem Sie den Haken in der Kopfzeile der Übersicht (1) setzen und klicken Sie auf Aktivieren (2).

 

Bestätigen Sie die Aktivierung und wenige Augenblicke später sind alle Dialoge aktiviert.