Im Standard ist Hubdrive in der Lage, Überstunden auf Basis der täglichen Arbeitsstunden zu berechnen und die daraus resultierenden Abwesenheitsansprüche zu erstellen. Die Zeitkontenfunktion bietet darüber hinaus eine erweiterte Funktionalität: nun ist es möglich, mehrere Zeitkonten mit komplexen Berechnungsregeln anzulegen, um firmen-, branchen- oder länderspezifische Standards einzuhalten. Außerdem können alle Arten von Arbeitszeiten (z.B. Nachtarbeit, Home Office-Stunden, etc.) ausgewertet werden.
Notwendige Addons aktivieren
Auf den Punkt
Im nächsten Schritt aktivieren Sie notwendige Addons für Ihr System. Hierbei handelt es sich um das Addon zur Verwendung von Zeitkonten.
Ablauf
System Admin
Erweiterung für Zeitkonten herunterladen
System Admin
Passenden Workflow in der Umgebung aktivieren
HR Manager
Verwenden der Zeitkonten im System
Voraussetzungen für den nächsten Schritt
- Sie haben Systemadministratorrechte beim Ausführen des Installationsprogramms
- Sie haben Zugang zum Kundenportal für Downloads und Anleitungen (zwei Benutzer wurden von uns eingeladen)
- Eine Umgebung mit der Basissprache Englisch, Deutsch oder Französisch ist korrekt eingerichtet
Click Through
Aktivieren Sie zunächst die Funktion Zeitkonten:
- Öffnen Sie das Kundenportal in Ihrem Browser
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
- Klicken Sie auf Downloads
- Wählen Sie aus der Liste mit optionalen Downloads die Lösung Addon: Time Account Activation und laden Sie diese herunter
- Öffnen Sie PowerApps in Ihrem Browser
- Melden Sie sich mit dem generischen Admin-Account an, den Sie gemeinsam mit Ihrer neuen Umgebung erstellt haben
- Wählen Sie rechts oben in der Leiste die passende Umgebung aus, in der Sie Ihre HR-Lösung installiert haben
- Klicken Sie links auf Lösungen
- Klicken Sie im oberen grauen Balken auf Lösung importieren
- Klicken Sie auf Blättern
- Wählen Sie die Datei Addon: Time Account Activation aus, die Sie heruntergeladen haben
- Klicken Sie auf Nächster
- Stellen Sie sicher, dass in den Erweiterten Einstellungen der Haken bei "Aktivieren von Plug-In-Schritten und -Flows, die in der Lösung enthalten sind" gesetzt ist
- Klicken Sie auf Importieren
- Fertig! Die Erweiterung für Zeitkonten wird jetzt importiert und in Ihrer Umgebung installiert
Vor der ersten Anwendung nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
- Navigieren Sie auf PowerApps
- Wählen Sie oben Ihre Umgebung aus (Screenshot)
- Wählen Sie Lösungen aus dem linken Menü
- Klicken Sie auf Hubdrive - Time Account Feature Activation
- Wählen Sie Prozesse aus dem Menü links
- Öffnen Sie den Workflow Update status reason of child time account configuration
- Entfernen Sie die Zeile Stop Workflow with Status of Succeeded
- Bitte stellen Sie sicher, dass Sie exakt die gleiche Zeile markiert haben wie in diesem Screenshot
- Activate the workflow
- Öffnen Sie den Workflow Create Time Account from Daily Summary - [Multilingual] - Hubdrive
- Setzen Sie einen Haken bei Datensatzfelder werden geändert
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen daneben
- Wählen Sie die Felder aus, deren Änderung in Zeitkonten eingetragen werden soll
- Wir empfehlen, nur die Felder auszuwählen, die in Ihrer Firma zum Aufzeichnen der Überstunden genutzt werden. Wenn Ihre Firma z.B. mit Nachtarbeit arbeitet und Sie dort die Überstunden Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen möchten, aktivieren Sie Stunden und/oder Minuten der Nachtarbeit.
- Der Unterschied zwischen Stunden und Minuten ist, dass das System Stunden als Prozentsatz der Stunden sieht (z.B. 01:30:00 wird als 1.50 angezeigt) und die Minuten als Integer-Feld (die Gesamtsumme der Minuten - 01:30:00 wird als 90 angezeigt).
- Schließen Sie das Fenster mit den ausgewählten Feldern mit Klick auf OK
- Bestätigen Sie den Prozess, indem Sie oben in der Menüleiste auf Aktivieren klicken, und bestätigen Sie die Aktivierung
- Wenn Sie fertig sind, können Sie dieses Fenster schließen
- Aktualisieren Sie die vorherige Seite, entfernen Sie den Haken vom "Create Time Account..."-Workflow und klicken Sie oben auf Veröffentlichen aller Anpassungen
- Nun können Sie Zeitkonten in Ihrem System verwenden
Ergebnis
Die Verwendung von Zeitkonten in Ihrer HR-Lösung ist nun möglich:
Nächster Schritt
- Nachdem die notwendigen Addons aktiviert sind, installieren Sie Basis-Sicherheit für Ihre HR-Lösung.