Dienstreisen und Belege

4. Scans und Rechnungen einfügen

1. Dienstreise eintragen

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Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre bisherigen Dienstreisen.

Um eine neue Dienstreise zu erfassen, klicken Sie in der Menüleiste auf +NEU

Füllen Sie nun zunächst die benötigten Eckdaten aus

Titel: Geben Sie hier einen aussagekräftigen Titel ein
Reisenummer: Diese Nummer wird automatisch vergeben, sobald Sie den Datensatz speichern
Reise von - bis: Geben Sie hier die Dauer der Reise ein
Firma: Geben Sie hier die Firma ein, zu der Sie reisen
Abteilung: Hier können Sie Ihr Reiseziel optional näher spezifizieren
Projekt: Ist die Reise mit einem Projekt verknüpft, können Sie hier das Projekt auswählen
Zielort: Hier können Sie auswählen, ob Sie zu der Adresse reisen, die im Datensatz der oben ausgewählten Firma reisen (Firmenadresse) oder ob Sie zu einer anderen Adresse reisen (weitere Adresse), die Sie dann in den erscheinenden Felder eingeben können

Speichern Sie nun den Datensatz

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2. Verpflegungsmehraufwand

Sie können automatisch den gesetzlichen Verpflegungsmehraufwand erfassen. Klicken Sie hierfür im Abschnitt Belege in der rechten oberen Ecke auf das + Symbol

Hinweis:

Für die korrekte Zuordnung der Berechnungsart und der Berechnungswerte wird die Arbeitsadresse, die in der Digitalen Personalakte eingetragen ist, zu Grunde gelegt.

Out-of-the-box sind Berechnungen und Verpflegungspauschalen für Deutschland, Österreich, Belgien, USA und Singapur enthalten.

Geben Sie nun einen Titel und ein Belegdatum ein. Hier könnten Sie beispielsweise Verpflegungsmehraufwand als Titel eingeben und als Belegdatum den ersten Tag der Dienstreise wählen.

Wählen Sie die Belegart: Verpflegungsmehraufwand und Speichern Sie den Datensatz

Geben Sie anschließend im Abschnitt Spesen den Reisezeitraum (von bis) ein und wählen Sie das Reiseziel aus.

Speichern Sie den Datensatz und der Verpflegungsmehraufwand wird automatisch für Sie berechnet und eingetragen

In der befüllten Spesenliste können Sie nun die einzelnen Tage mittels Doppelklick öffnen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, beispielsweise, wenn Sie an einem Tag Frühstück bekommen haben oder privat übernachtet haben.

Hier bekommen Sie eine genaue Aufteilung des Mehraufwandes. Sie sehen die gesamte Zeit, die für diesen Aufwand angenommen wird und den daraus resultierenden Betrag. Sobald Sie nun eintragen, dass Sie privat übernachtet haben oder, dass Sie ein Essen bekommen haben, wird berechnet, wie viel vom Gesamtmehraufwand abgezogen wird. So haben Sie immer eine exakte Auflistung, wie sich der Betrag zusammensetzt

Auf die gleiche Weise können Sie natürlich weitere Belege für diese Reise eintragen. Klicken Sie auf das + Symbol, füllen Sie die benötigen Felder aus und speichern Sie den Datensatz.

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3. Belege einreichen

Belege für Dienstreisen sollten Sie immer direkt aus der angelegten Reise im System hinzufügen.

Sie können aber auch unabhängig von Dienstreisen Belege einreichen, beispielsweise, wenn Sie mit Kunden oder Geschäftspartnern Essen gehen oder ein Geschenk für einen Gast besorgt haben.

Belege im System erfassen

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Klicken Sie nun in der Menüleite auf +NEU

Es sind nun lediglich 3 Bereiche für Sie wichtig:

Allgemeine Angaben
Eine optionale Beschreibung
Kosten

Füllen Sie alle Felder aus, die Sie benötigen (* = Pflichtfeld)

Titel: Hier sollten Sie einen aussagekräftigen Titel eingeben
Reise/Projekt: Hängt der Belege mit einer Reise oder einem Projekt zusammen, können Sie dies hier auswählen
Belegnummer: Diese Nummer wird automatisch befüllt
Belegdatum*: Geben Sie hier das Datum ein, an dem der Beleg ausgestellt wurde
Reisetag: Hier können Sie den Tag der Reise auswählen
Besitzer*: Hier stehen Sie
Beschreibung: Auf Wunsch können Sie hier eine genauere Beschreibung zum Beleg eingeben
Kostenstelle: Hier können Sie, falls bekannt, die Kostenstelle angeben
Belegart*: Hier können Sie auswählen, um welche Art Beleg es sich handelt, beispielsweise um einen Bewirtungsbeleg oder eine Taxiquittung
Zahlung durch: Geben Sie hier an, wer bezahlt hat
Netto-/Bruttobetrag: Geben Sie hier den Betrag an
Währung: Hier können Sie auswählen, in welcher Währung der Beleg ausgestellt ist

Speichern Sie den Datensatz, um die Erfassung abzuschließen.

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4. Scans und Rechnungen einfügen

Um Belege und Rechnungen im System einzufügen, scannen Sie diese und speichern Sie sie auf Ihrem Rechner. Haben Sie eine Rechnung bereits digital, beispielsweise als PDF, so können Sie direkt fortfahren.

Folgen Sie diesen Schritten:

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