Word-Vorlage für Arbeitsverträge erstellen

Auf den Punkt

Dieses Tutorial unterstützt Sie bei der Erstellung einer Word-Arbeitsvertragsvorlage für Ihre Mitarbeiter. Ähnlich einem Serienbrief können Sie eine Wordvorlage erstellen und die vorher festgelegten Daten aus dem System ziehen unter Einbeziehung Ihres aktuellen Standardvertragsdokuments.

Click-Through: Word-Vorlage für Arbeitsvertrag erstellen

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsverträge
  • Legen Sie einen neuen Eintrag an und setzen Sie anschließend in der Übersicht bei diesem einen Haken, oder setzen Sie einen Haken bei einem bereits bestehenden Eintrag in der Übersicht. 
  • Wenn Sie den Haken gesetzt haben, erscheint in der Symbolleiste die Option Word-Vorlagen. Klicken Sie auf Word-Vorlagen und anschließend auf Vorlage herunterladen
  • Es öffnet sich ein Dialog
  • Wählen Sie als Entität Arbeitsvertrag
  • Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Entitäten in der 1:N Beziehung, N:1 Beziehung oder N:N Beziehung zu definieren. In diesem Fall wird die 1:N Beziehung und die N:1 Beziehung benötigt. 
  • Wählen Sie bei 1:N Beziehung: 
    • Vergütung (xrm1_employment_contract_wage_referring)
    • Abwesenheitsanspruch (xrm1_employment_contract_time_slice_referring)
    • Fangen Sie an zu tippen, um den gewünschten Eintrag in der Liste direkt anzuzeigen, und klicken Sie auf den Eintrag, um ihn hinzuzufügen.
  • Für die N:1 Beziehung: 
    • Bewerber (xrm1_applicant_employment_contract_referring)
    • Mitarbeiter (xrm1_employee_contract_referring)
    • Fangen Sie an zu tippen, um den gewünschten Eintrag in der Liste direkt anzuzeigen, und klicken Sie auf den Eintrag, um ihn hinzuzufügen. 
  • Klicken Sie auf den Button Herunterladen und speichern Sie das Dokument als Vorlage an Ihrem gewünschten Speicherort ab.
    • Es wird ein scheinbar "leeres" Word-Dokument heruntergeladen. Es ist wichtig, die Vorlage zuerst herunterzuladen, sodass das System diese Vorlage mit den entsprechenden Daten verknüpfen kann.
  • Öffnen Sie nun das heruntergeladene Dokument mit Microsoft Word
    • Da es sich bei dem heruntergeladenen Word-Dokument um ein scheinbar leeres Dokument handelt, empfehlen wir Ihnen, zunächst Ihren Standardvertragstext in dieses Dokument zu kopieren und die Formatierung anzupassen. 
  • Aktivieren Sie nun die Entwicklertools in der Registerkarte Navigation
    • Standardmäßig wird die Registerkarte "Entwicklertools" nicht angezeigt. Sollte Sie daher bei Ihnen noch nicht angezeigt werden, wechseln Sie auf der Registerkarte Datei zu Optionen (unten links) und klicken Sie in dem neu geöffneten Dialog auf Menüband anpassen. 
    • Aktivieren Sie hier und unter Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen "Entwicklertools". 
    • Bestätigen Sie dies, indem Sie den Dialog mit OK schließen.
    • Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, bleibt die Registerkarte "Entwicklertools" sichtbar. Sollten Sie diese anschließend nicht mehr benötigen, können Sie die Kontrollkästchen wieder deaktivieren.
  • XML Zuordnung
    • Sobald sich die Registerkarte "Entwicklertools" im Menüband befindet, klicken Sie unter der Registerkarte Entwicklertools auf XML-Zuordnungsbereich
    • Auf der rechten Seite öffnet sich der Bereich zur XML-Zuordnung. Wählen Sie hier im Dropdown "Benutzerdefinierte XML-Komponente" urn:microsoft-crm/document-template/xrm1_employment_contract/<Nummer>. Die fünfstellige Nummer ist bei jedem System individuell. 
    • Beachten Sie daher bitte, dass es nicht möglich ist, eine Word-Vorlage für ein Test-System zu erstellen und diese dann für das Produktiv-System zu verwenden.
  • Öffnen Sie anschließend xrm1_employment_contract unter "DocumentTemplate", indem Sie auf den Pfeil klicken
  • Es werden Ihnen nun alle Inhaltssteuerelemente angezeigt. Wenn Sie im Fenster der XML-Zuordnung nach unten scrollen, sehen Sie, dass es hier noch weitere Inhaltssteuerelemente gibt, welche geöffnet werden können:
    • xrm1_employment_contract_time_slice_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zu Feldern auf der Entität Abwesenheit. 
    • xrm1_employment_contract_wage_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zugehörig zu Feldern auf der Entität Vergütungen. 
    • xrm1_applicant_employment_contract_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zugehörig  zu Feldern auf der Entität Arbeitsvertrag, der einem Bewerber zugeordnet ist. 
    • xrm1_employee_contract_referring: Hier finden Sie alle Inhaltssteuerelemente zugehörig zu Feldern auf der Entität Arbeitsvertrag, der einem Mitarbeiter zugeordnet ist. 
  • Sie können die Inhaltssteuerelemente dem Dokument hinzufügen, indem Sie zuerst auf die Textstelle im Dokument klicken, wo Sie das Element einfügen möchten. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element und wählen bei "Inhaltssteuerelement einfügen" Rich-Text aus. 
  • Je nach Größe Ihres Bildschirms kann es empfehlenswert sein, die XML-Mapping-Liste breiter zu ziehen, damit Sie die Namen der Inhaltssteuerelemente vollständig lesen können.
  • Eine Liste der verfügbaren Elemente und zugeordneten Feldnamen finden Sie weiter unten.
  • Fügen Sie dem Dokument nun die Inhaltssteuerelemente, die Sie benötigen, hinzu und formatieren Sie diese entsprechend. 
  • In folgendem Beispiel wird der Name und die Adresse des (zukünftigen) Mitarbeiters hinzugefügt. Falls der Mitarbeiter im System noch als Bewerber hinterlegt ist, macht es Sinn, in der Word-Vorlage das Inhaltssteuerelement für den Namen und die Anschrift sowohl für Bewerber als auch für Mitarbeiter hinzuzufügen. 
  • Fügen Sie nun z. B. zuerst den Namen und die Adresse des Bewerbers hinzu. Die Inhaltssteuerelemente dazu finden Sie unter xrm1_applicant_employment_contract_referring. Für Name und Anschrift werden folgende Inhaltssteuerelemente benötigt:
    • xrm1_fullname ODER xrm1_first_name und xrm1_last_name
    • xrm1_address_private_street
    • xrm1_address_private_postal_code
    • xrm1_address_private_city
  • Nachdem Sie diese Inhaltssteuerelemente hinzugefügt haben, fügen Sie die gleichen für Mitarbeiter hinzu. Diese finden Sie unter xrm1_employee_contract_referring.
    • Dies hat den Vorteil, das Ihr Arbeitsvertrag automatisch erstellt werden kann, egal ob dieser einem Mitarbeiter oder Bewerber zugeteilt wurde. - Es werden aber immer nur einmal die Felder befüllt, es entstehen somit keine doppelten Einträge. 
  • Haben Sie in Ihrem Arbeitsvertrag eine Darstellung in einer Tabelle, zum Beispiel für das Gehalt, so kann auch diese mit Inhaltssteuerelementen gefüllt werden. Markieren Sie hierfür die zu befüllende Zeile in der Tabelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Entität im XML-Zuordnungsfenster. Im Beispiel Vergütung ist das xrm1_employment_contract_wage_referring. Navigieren Sie mit der Maus auf "Inhaltssteuerelement einfügen" und klicken Sie auf Wiederholt. Das sorgt dafür, dass später in der Tabelle so viele Datensätze angezeigt werden, wie auch vorhanden sind. 
  • Füllen Sie anschließend wie gewohnt die Tabelle mit den Inhaltssteuerelementen. 
  • Fügen Sie nun die passenden Inhaltssteuerelemente für Ihren gesamten Arbeitsvertrag hinzu. Eine Übersicht mit den Schemanamen der wichtigsten Inhaltssteuerelemente finden Sie auf dieser Seite. Wir empfehlen, diese Übersichtsseite zu öffnen und geöffnet zu lassen, während Sie an den Inhaltssteuerelementen für Ihren Arbeitsvertrag arbeiten.
  • Nachdem Sie die Word-Vorlage fertiggestellt haben, ist der nächste Schritt, diese hochzuladen, damit sie verwendet werden kann. Speichern Sie Ihr Word-Dokument und navigieren Sie zurück zu Dynamics 365. 
  • Sie können das Dokument im Nachgang jederzeit anpassen, falls Sie im Nachhinein etwas hinzufügen oder Änderungen vornehmen möchten. 

Click-Through: Globale Vorlage hochladen

  • Globale Vorlagen können für jeden Mitarbeiter der Firma genutzt werden, der über die notwendige Sicherheitsberechtigung verfügt
  • Um Ihre bereits erstellte Word-Vorlage als globale Vorlage für Arbeitsverträge hochzuladen, klicken Sie in Dynamics 365 oben rechts auf das Zahnrad und navigieren Sie zu Erweiterte Einstellungen
  • Es öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser
  • Öffnen Sie hier die Einstellungen, indem Sie auf den Pfeil neben "Einstellungen" klicken
  • Navigieren Sie zu Vorlagen links unter dem Punkt "Unternehmen"
  • Klicken Sie auf Dokumentvorlagen
  • Sie befinden sich nun in der Übersicht der verfügbaren Vorlagen. Klicken Sie oben links auf NEU, um eine neue Vorlage hinzuzufügen
  • Wählen Sie als Vorlage Word-Vorlage und bei "Nach Entität filtern" Arbeitsvertrag aus
  • Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie anschließend Ihr zuvor erstelltes Word-Dokument aus. 
    • Achten Sie darauf, dass Sie die Vorlage hochladen und nicht ein bereits generiertes Dokument.
  • Nachdem das Word-Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, werden Ihnen die Informationen für die Dokumentenvorlage angezeigt. Sie können hier auch noch den Namen ändern und eine Beschreibung hinzufügen. 
  • Nun steht Ihnen diese globale Vorlage für alle Mitarbeiter zur Verfügung.

Click-Through: Arbeitsvertrag für Mitarbeiter anhand der Vorlage in Word erstellen

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie auf Arbeitsverträge
  • Setzen Sie einen Haken beim gewünschten Arbeitsvertrag
  • Klicken Sie in der oberen Leiste auf Word-Vorlagen - Ihre erstellte globale Vorlage wird Ihnen nun angezeigt
  • Klicken Sie auf Ihre neu erstellte globale Vorlage und speichern Sie das Word-Dokument ab
  • Der Arbeitsvertrag wird nun anhand Ihrer im System hinterlegten Eingaben automatisch für Ihren Mitarbeiter generiert und als Word-Dokument heruntergeladen

Ergebnis

Hier sehen Sie eine Beispiel-Arbeitsvertragsvorlage mit Word.
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HR