Ein Mitarbeiter leistet gegebenenfalls eine Zahlung für ein Produkt oder eine Dienstleistung und reicht diese Quittung dann entweder als Teil einer Reise oder als eigenständigen Beleg ein. Der Beleg wird als Nachweis für die ursprüngliche Zahlung aus eigener Tasche verwendet und dient auch als Dokument, das für künftige Überprüfungen benötigt wird.
Die Mitarbeiter können Quittungen in Hubdrive als digitale Datei an die Belegdatensätze anhängen, so dass die Spesenabrechnung bei Bedarf von überall aus eingereicht werden kann.