Belege einreichen

Auf den Punkt

Tutorial, wie HR-Manager und Mitarbeiter Belege für geschäftsbezogene Ausgaben einreichen können, die unabhängig von einer Dienstreise sind.

Click Through

HR-Manager starten in HR HUB
- Mitarbeiter starten in HR HUB Employee Self-Services und wechseln in der linken unteren Ecke von Meine An- & Abwesenheiten zu Mitarbeiter Self-Services
Unter Reisen & Ausgaben klicken Sie auf Belege
Klicken Sie auf +Neu
Fügen Sie im Abschnitt Allgemein einen passenden Titel hinzu
Geben Sie ins Feld Genehmigung durch ein, wer für die Genehmigung des Belegs verantwortlich ist
Geben Sie in Belegart ein, um welche Art von Ausgabe es sich handelt
Benutzen Sie die Schaltfläche Zu erstatten, um anzugeben, ob der Beleg zur Erstattung eingereicht wurde
Als Belegsdatum geben Sie das Datum an, an dem der Beleg ausgestellt wurde
[nur HR-Manager] - Im Mitarbeiter-Feld geben Sie an, für welchen Mitarbeiter der Beleg eingereicht wird
HR-Manager können als Art der Spesenerstattung Pauschal oder Berechnet wählen
- Berechnete Sätze sind ein Gesamtwert, der einem Mitarbeiter auf der Grundlage eines vorher festgelegten Prozentsatzes für bestimmte Artikel, Waren oder Dienstleistungen erstattet wird.
Im Abschnitt Belegdetails geben Sie soweit erforderlich die Kostenstelle für die Belegerstattung ein
Geben Sie die Zahlungsart an
Wählen Sie im Drop-Down-Menü, ob eine Rechnungsstellung an den Kunden erfolgen soll
Wählen Sie die passende Währung
Fügen Sie eine passende Beschreibung hinzu (optional)
Um ein Dokument an den Beleg anzuhängen, gehen Sie zur Registerkarte Dokumente
Klicken Sie in der Zeitachse auf das Büroklammer-Icon
Hängen Sie die entsprechende Datei von Ihrer Festplatte an die Zeitachse an
Klicken Sie in der Registerkarte Allgemein auf Einreichen

Alternativ können Mitarbeiter auch Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets verwenden, um Belege bequem von unterwegs aus einzureichen. Hierfür sollte der Mitarbeiter die folgenden Schritte durchführen:
- Machen Sie ein Foto des Belegs oder stellen Sie sicher, dass die Rechnung / der Beleg / das Dokument auf Ihrem Mobilgerät gespeichert und bereit zum Hochladen ist.
- Öffnen Sie auf Ihrem Mobilgerät die Employee Self-Service App, wechseln Sie links unten auf Mitarbeiter Self-Services und gehen Sie unter Reisen & Ausgaben zu Belege
- Klicken Sie auf +Neu, um einen neuen Beleg zu erstellen. Füllen Sie alle benötigten Informationen aus und wählen Sie Speichern und schließen.
- Wenn der Beleg gespeichert ist, öffnen Sie ihn. Im Tab Dokumente wählen Sie in der Zeitachse das Büroklammer-Icon, laden die Rechnung oder das Foto des Belegs hoch und wählen Notiz hinzufügen.
- Stellen Sie im Tab Zusammenfassung sicher, dass alle eingegebenen Daten korrekt sind, dann wählen Sie Einreichen

Hinweis

Belegnummern werden vom System automatisch generiert.
Für die Belegart Verpflegungsmehraufwand ist die Tabelle mit Verpflegungspauschalen vom Mitarbeiter anpassbar, sodass dieser angeben kann, welche Mahlzeiten und Übernachtungen eine Erstattung erfordern.

Ergebnis

Unten sehen Sie die Mobilansicht zum Einreichen von Belegen.