Technische Dokumentation - DSGVO

Auf den Punkt

In dieser Dokumentation finden Sie die entsprechenden Workflows und einige technische Details, wenn das System automatisch personenbezogene Daten von Bewerbern, Bewerbungen und zugehörigen Entitäten löscht. Das System entfernt automatisch alle personenbezogenen Daten zu Bewerbern, Bewerbungen und zugehörigen Entitäten sowie die Vorgänge und Notizen nach 3 Monaten, in denen sie nicht bearbeitet wurden. Dieser Prozess wird entweder automatisch oder auf Anforderung ausgelöst.

Automatisch:
 Wenn der Bewerbungsstatus auf "Abgelehnt vom Unternehmen" oder "Abgelehnt vom Bewerber" oder "Abgelehnt vom Unternehmen + Automatische Ablehnung]" geändert wird, beginnt der Bereinigungsprozess. Wenn der Bewerbungsstatus auf "Bewerbungspool" geändert wird, wird eine E-Mail an den Bewerber gesendet, in der er gefragt wird, ob er seine persönlichen Daten behalten möchte oder nicht, und die nächsten 3 Monate abgewartet werden.


Auf Anfrage:
Wenn der Benutzer einen On-Demand-Workflow für eine Bewerber-Entität ausführt, werden der Bewerber, die mit dem Bewerber verbundenen Entitäten und die mit der Bewerbung verbundenen Entitäten sowie die zugehörigen Aktivitäten bereinigt.

Übersicht Workflows

Name: GDPR Recruiting Start Privacy Processing 1/3 - HR Management [alle Sprachen] - Hubdrive
Entität: Bewerbung
Start wann: Statusgrund geändert (Abgelehnt durch Bewerber; Abgelehnt durch Unternehmen; Abgelehnt durch Unternehmen + Automatische Ablehnung; Bewerberpool)
Benutzerdefinierte Aktion:
Beschreibung: Warten und Verarbeiten des GDPR-Anonymisierungsprozesses von Bewerbern und Bewerbungen.
 
Name: GDPR Recruiting Bewerberdatenschutz 2/3 - HR Management [alle Sprachen] - Hubdrive
Entität: Bewerber
Start wann: Kindlicher Prozess, On Demand
Benutzerdefinierte Aktion:
Beschreibung: Bewerberdaten anonymisieren, alle zugehörigen Entitäten, Aktivitäten und Notizen löschen und einen untergeordneten WF aufrufen, um die Anonymisierung der zugehörigen Bewerbungen zu verarbeiten.
 
Name: GDPR Recruiting Application Privacy 3/3 - HR Management [alle Sprachen] - Hubdrive
Entität: Bewerbung
Start wann: Untergeordneter Workflow
Benutzerdefinierte Aktion:
Beschreibung: Anonymisierung der Anwendungsdaten und Löschen aller zugehörigen Entitäten, Aktivitäten und Notizen.

Hinweis

Wenn Sie die Dauer von 3 Monaten bis zur Entfernung anpassen möchten, dann passen Sie den "GDPR Recruiting Start Privacy Processing" - Workflow an.
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