Onboarding

1. Onboarding Template anlegen

2. Onboarding Projekt anlegen

1. Onboarding Template anlegen

Sie können Templates für Ihre Onboarding- und Offboarding Projekte anlegen. Die Projekte müssen nur einmal vollständig geplant werden, von den Aufgaben mit den dazugehörigen Verantwortlichen bis hin zu den zeitlichen Planungen können Sie bereits alles miteinbeziehen. Sobald Sie aus einem Template ein neues Projekt generieren, berechnet Dynamics HR Management alle zeitlichen Planungen neu und passt Sie an den neuen Projektstart oder eine von Ihnen festgelegte Deadline zum Abschluss des Projekts an.

Um eine Onboarding- und Offboarding Projektvorlage zu erstellen, navigieren Sie zu HR Hub - Onboarding und erstellen Sie ein neues Onboarding/Offboarding Projekt mit Klick auf Neu.

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und tragen Sie z. B. die Abteilung ein, für die das Onboarding stattfinden soll. Sie können hier auch einen Platzhalter einfügen. Wenn Sie ein neues Projekt auf Basis eines Template anlegen, haben Sie die Möglichkeit, diesen Platzhalter auszutauschen und das Projekt so eindeutig einem Mitarbeiter zuzuordnen.

Füllen Sie die weiteren Angaben aus:

• Titel Intern: Geben Sie einen beschreibenden Namen ein. Sie können auch Platzhalter verwenden, die Sie später beim Anlegen eines Projekts ersetzen können
• Ebene: Wählen Sie, um welche Ebene es sich handelt. In der Regel ist dies Projekt
• Überg. Projekt: Wählen Sie ein Projekt aus, sofern es ein übergeordnetes Projekt für dieses Onboarding- oder Offboarding Projekt gibt
• Startdatum Projekt: Geben Sie das Datum ein, an dem das Onboarding oder Offboarding Projekt beginnt
• Enddatum Projekt: Geben Sie das Datum ein, an dem das Onboarding oder Offboarding beendet sein soll
• Vorlagenart: Wählen Sie, ob es sich um ein Onboarding- oder ein Offboarding-Projekt handelt
• Mitarbeiter Start-/Enddatum: Geben Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter seine Arbeit aufnehmen wird
• Besitzer: Dies ist der Besitzer des Datensatzes, normalerweise die Person, die ihn erstellt
• Statusgrund: Hier können Sie den aktuellen Statusgrund für die Vorlage auswählen

Rechts neben den allgemeinen Eingaben, befinden sich weitere Informationen. Wählen Sie hier bei "Klassifikation" HR Projekt aus, damit die mit diesem Template erstellten Projekte auch in der richtigen Ansicht Onboarding/Offboarding Projekte angezeigt werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben und aktualisieren Sie die Seite. Klicken Sie anschließend auf den Button "Vorlage erstellen" (unter dem Statusgrund).

Es öffnet sich ein neuer Dialog. Wählen Sie hier, ob die Vorlage veröffentlicht oder auf Entwurfszustand gesetzt werden soll. Klicken Sie auf Weiter.

Schließen Sie anschließend den Dialog und laden Sie die Seite neu.

Im Abschnitt Projektstrukturplan können Sie nun Ihr Projekt planen, Aufgaben erstellen und Verantwortliche zuordnen.

Markieren Sie die Zeile mit dem Projektnamen und fügen Sie über Unterknoten hinzufügen eine Aufgabe hinzu.

Füllen Sie im sich öffnenden Fenster alle benötigten Daten aus. Das Start- und Enddatum legt primär die geplante Dauer für diese Aufgabe fest. Das konkrete Datum wird für jedes aus diesem Template generierte Projekt neu berechnet.

Damit die für diesen Bereich verantworliche Person informiert wird, sollten Sie Aufgaben erstellen. Klicken Sie hierfür im Bereich Aktivitäten (unter dem Tab "Verknüpft") auf Aktivität erstellen und wählen Sie "Aufgabe". Füllen Sie die nötigen Daten aus. Besonders wichtig ist hier natürlich die Person, die die Aufgabe erledigen soll. Im Betreff der Aufgabe können Sie auch hier mit Platzhaltern arbeiten. Das Fälligkeitsdatum wird bei der Erstellung eines neuen Projekts basierend auf diesem Template neu berechnet und dementsprechend an den Zeitplan des neuen Projektes angepasst. Fügen Sie die Aufgabe hinzu, indem Sie die Eingaben mit OK bestätigen.

Haben Sie alle Aufgaben erstellt, speichern und schließen Sie das Projekt.

So könnte ein Teil des Projektstrukurplans aussehen:

Sobald das Template fertiggestellt ist, wechseln Sie in der Onboarding Übersicht die Ansicht auf "Vorlagen (freigegeben)". Sie finden Ihr neues Template einsatzbereit vor.

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

2. On-/Offboarding Projekt für Mitarbeiter anlegen

Die soeben erstellte Projektvorlage kann nun für Ihre Mitarbeiter individualisiert angelegt werden. Navigieren Sie zu HR Hub - Mitarbeiter und öffnen Sie den Eintrag Ihres gewünschten Mitarbeiters mit Doppelklick.

Wechseln Sie zum Tab "Personalverwaltungsdaten". Klicken Sie auf den Button "Onboarding - Offboarding" unter dem Bereich "Vertrag".

Wählen Sie aus, ob Sie eine Onboarding oder Offboarding Projektstruktur erstellen möchten.

Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie die Onboarding/Offboarding-Vorlage aus und füllen sie die Felder entsprechend aus:

• Der Mitarbeiter startet am: Auf Basis dieses Termins wird der zeitliche Ablauf des Projekts, wie im Template definiert, berechnet
• Finden: Haben Sie im Templatenamen einen Platzhalter eingefügt, können Sie hier nach diesem suchen
• Ersetzen mit: Geben Sie hier ein, womit Sie den Platzhalter ersetzen möchten
• Zuweisung von Aufgaben und Projektknoten im generierten Projekt: Wählen Sie hier aus, ob Sie Aufgaben und Projektknoten den in der Vorlage definierten Personen zuweisen möchten oder sich selbst. Weisen Sie die Aufgaben sich selbst zu, können Sie diese später individuell zuweisen
• Notizen aus der Vorlage kopieren: Wählen Sie hier, ob Sie die Notizen aus der Vorlage übernehmen möchtenoder nicht

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Weiter.

Das Projekt wird nun für Ihren Mitarbeiter angelegt. Sie finden es in der Übersicht der Onboarding/Offboarding Projekte.

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis