Datenschutz in HR for Dynamics

1. Rechte der Kandidaten laut DSGVO

2. Datenschutz mit und ohne HR for Dynamics

3. Umsetzung der DSGVO in HR for Dynamics

1. Rechte der Kandidaten laut DSGVO

Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union haben sich die Anforderungen an den Datenschutz im Personlbereich deutlich erhöht. Gerade im Recruiting werden personenbezogene Daten erhoben, deren Zugang und Verwendung laut DSGVO stark reguliert sind. Insbesondere auch die nachfolgenden Punkte müssen dabei berücksichtigt warden:

Löschung

Auf Anfrage durch die Bewerber müssen Sie sämtliche Daten, die über sie erhoben wurden, in Ihrem System löschen.

Nachbesserung

Auf Anfrage durch die Bewerber müssen die von ihnen erhobenen Daten korrigiert werden.

Widerspruch

Auf Anfrage der Bewerber muss die Verarbeitung ihrer Daten auf unbestimmte Zeit eingestellt werden.

Zugang

Auf Anfrage müssen Sie den Bewerbern mitteilen, welche Daten über sie erhoben wurden und ihnen diee ggf. sogar zur Verfügung stellen.

2. Datenschutz mit und ohne HR for Dynamics

Datenschutz wird bei HR for Dynamics groß geschrieben. Gerade im Recruiting fallen ohne zentralisierte Datenhaltung viele Daten an unterschiedlichsten Stellen an:

Ohne zentralisierte Datenhaltung:

• werden Mails in der Organisation hin und her geschickt
• werden Dokumente in der Organisation umhergeschickt
• werden die Mitarbeiterinformationen mit allen Beteiligten geteilt

Dadurch müssen Sie die Daten alle manuell löschen:

• in den Posteingängen der Beteiligten,
• in den Postausgängen der Beteligten sowie
• auf den lokalen Datenträgern der Beteiligten.

Mit zentralisierter Datenhaltung:

• werden lediglich Links in der Organisation hin und her geschickt
• ist damit auch gleich ein Sicherheitskonzept für den Zugang zu den Daten verbunden
• werden die Mitarbeiterinformationen selbst nicht versendet, sondern immer nur ein Verweis darauf

Dadurch ist automatisch sichergestellt, dass:

• Postein- und ausgänge nicht nach personenbezogenen Daten zur Löschung/Anonymisierung durchforstet werden müssen 
• niemand Zugriff auf die Bewerbungen erhält, der diesen Zugriff laut Sicherheitskonzept nicht haben sollte
• alle Daten an einem zentralen Ort verwaltet, verändert und gelöscht werden können

Der HR Manager hat Zugriff auf alle Bereiche. Er ist in der Lage, Daten zu ändern, neu anzulegen und zu löschen.

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3. Umsetzung der DSGVO in HR for Dynamics

Speicher

Bei HR for Dynamics sind alle Daten zentral an einem Ort abgelegt. Das erleichtert den datenschutzkonformen Umgang mit diesen Informationen als auch die anschließende Löschung oder Anonymisierung. Sie müssen sich somit keine Gedanken mehr machen, wo Ihre Daten abgelegt sind, sondern können an einem zentralen Ort verwalten, was damit geschehen soll.

Zugriff

Über diese zentrale Datenhaltung können Sie darüber hinaus granular verwalten, welche Personen  Zugriff auf welche Daten erhalten sollen. Sowohl eine versehentliche als auch eine böswillige Weiterleitung der Informationen ist somit deutlich erschwert. Zudem sparen Sie natürlich auch Speicherplatz, wenn Sie keine Dokumente mehr von A nach B senden müssen, sondern einfach einen Link zum entsprechenden Datensatz verschicken können.

Überblick

Behalten Sie stets den Überblick: Durch die zentrale Verwaltung der Daten und der Zugriffe darauf, behalten Sie stets im Blick, wer welche  Zugriffe hat und können diese auch schnell zuweisen oder wieder entziehen. Außerdem können Sie per Knopfdruck alle Daten zu einem bestimmten Bewerber oder einer bestimmten Bewerbung in kürzester Zeit aus dem System ziehen, oder die Anonymisierung dieser Daten im System anstoßen.

Interaktion mit dem Bewerber

Mit unserem Recruitingportal können Sie nicht nur die Bewerberkommunikation vereinfachen und transparenter machen. Darüber hinaus haben Sie auch immer die Möglichkeit, dem Bewerber die Aktualisierung seiner Daten zu erlauben.

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