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Arbeitsmuster

Bitte beachten Sie, dass dies eine Vorschaufunktion ist, die vor der Verwendung aktiviert werden muss. Erfahren Sie hier, wie Sie die Funktion aktivieren können.

Arbeitsmuster erlauben es HR Managern auch irreguläre Arbeitszeiten einfach zu planen. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Mitarbeiter, deren Arbeitsstunden variieren, z.B. für Auszubildende, Werkstudenten, Saisonarbeiter und Schichtarbeiter.

In Arbeitsmustern können detaillierte Arbeitszeiten eingepflegt werden. Es ist sogar möglich, in einem Arbeitsvertrag mehrere Arbeitsmuster für verschiedene Zeiträume zu erstellen (z.B. im Fall von Werkstudenten: ein Arbeitsmuster für die Semesterferien, ein Arbeitsmuster für die Zeit während des Semesters). Des Weiteren kann ein Arbeitsmuster im Vertrag ganz einfach ersetzt werden, falls sich nur die Zeiten ändern, der Arbeitsvertrag an sich jedoch bestehen bleibt. Das spart administrativen Aufwand und reduziert das Risiko für Fehler. Insgesamt erreicht man mit Arbeitsmustern Flexibilität und akkuratere Daten im System hinsichtlich der Arbeitszeiten von Mitarbeitern, da auch komplexe Zeitregelungen reflektiert werden können.

Erstellung einer Arbeitsmustervorlage

Wir empfehlen das Erstellen einer Vorlage für ein Arbeitsmuster, da diese mit mehreren Arbeitsverträgen und Vertragsvorlagen verknüpft werden kann, was beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters im System Zeit spart.

Navigieren Sie zuerst zu Einstellungen in der unteren linke Ecke und klicken Sie dann auf Arbeitsmustervorlagen in der Menüleiste auf der linken Seite.

Hier sehen Sie nun im Standard eine Übersicht über alle aktiven Arbeitsmustervorlagen und einige Informationen über diese.


 

Klicken Sie auf +NEU, um eine neue Arbeitsmustervorlage zu erstellen, oder wählen Sie eine bestehende aus, um diese zu bearbeiten.

Zusätzliche Information: Wenn eine Arbeitsmustervorlage bearbeitet wird, nachdem sie mit einem Arbeitsvertrag verknüpft wurde, der gültig ist, haben die Änderungen keine Auswirkungen auf den gültigen Vertrag.


 

Folgende Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden:

  • Name: Name: Geben Sie der Arbeitsmustervorlage einen Namen, z.B. "Auszubildende im IT Bereich", "3-Schichtsystem", …
  • Wiederholung: "Musterwiederholung" bedeutet, dass sich das Arbeitsmuster immer wieder selbst wiederholt. "Jährlich" heißt, dass sich die Tagesabfolge auf jährlicher Basis wiederholt, d.h. 1x pro Jahr stattfindet. Ein Beispiel für die jährliche Wiederholung finden Sie unten.
  • 1.Tag des Arbeitsmusters: Hier können Sie den Wochentag definieren, an dem das Arbeitsmuster beginnt (entspricht dann dem 1. Arbeitsmusterdetail).

Welche Auswirkung hat der 1. Tag des Arbeitsmusters?

Falls Sie keinen ersten Tag des Arbeitsmusters definieren, beginnt es einfach mit dem ersten Arbeitsmusterdetail an dem Startdatum des Arbeitsmusters, das Sie im Arbeitsvertrag angeben.


 

Wenn Sie "Montag" als ersten Tag des Arbeitsmusters definieren und dann ein Startdatum (im Arbeitsvertrag) festlegen, das kein Montag, sondern ein anderer Wochentag ist (z. B. der 1. Februar, ein Mittwoch), dann beginnt das System das Arbeitsmuster mit dem Arbeitsmusterdetail, das auf den entsprechenden Mittwoch fällt:


 

Sobald alle Pflichtfelder gefüllt sind und der Datensatz gespeichert wurde, können die einzelnen Arbeitstage definiert werden, indem Sie im rechten Bereich auf +Arbeitsmusterdetail Erstellen klicken.


 

Das Schnellerfassungsformular öffnet sich. Definieren Sie hier den Tag des Arbeitsmusters. Bitte geben Sie eine eindeutige und aufeinanderfolgende Zahl ein.


 

Nun haben Sie die Option, eine Schicht zum Arbeitsmusterdetail hinzuzufügen. Wenn Sie das tun, wird die Start- und Endzeit, die in der Schicht definiert ist, in das Arbeitsmusterdetail kopiert. Sie können die Zeiten in der Tabelle sehen, sobald Sie auf Speichern und Schließen klicken.

Falls Sie keine Schicht angeben möchten, können Sie die Arbeitszeiten auch ganz einfach in den Feldern Startzeit und Endzeit festlegen.

Im letzten Schritt geben Sie bitte die Anzahl der Arbeitsstunden im entsprechenden Feld an.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die hier angegebenen Arbeitszeiten (= Sollstunden) die einzigen Parameter sind, die für das System relevant sind, z. B. für die Abwesenheitsverwaltung. D.h. dass die hier eingetragene Stundenzahl der Nettoarbeitszeit des Mitarbeiters entspricht (ohne Pausen).
Die Anfangs- und Endzeit sind lediglich ein rein informativer Indikator dafür, wann der Mitarbeiter arbeiten soll. Sie haben keine Auswirkung auf die Abwesenheitsverwaltung.
Hier ist es möglich, einen größeren Zeitraum anzugeben als die Sollarbeitsstunden, um Gleitzeitregelungen darzustellen. Zum Beispiel: Startzeit 8:00 Uhr, Endzeit 20:00 Uhr, Arbeitszeit 8 Stunden. Innerhalb dieses Zeitraums kann der Mitarbeiter 8 Stunden arbeiten, wann genau, ist ihm freigestellt.


 

Nun können Sie auf Speichern und Schließen klicken und so viele Arbeitsmusterdetails hinzufügen, wie Sie möchten.


 

Bitte denken Sie daran, "leere" Tage für Wochenenden und freie Tage hinzuzufügen, sodass sie im Arbeitsmuster berücksichtigt werden. Hierzu können Sie einfach ein Arbeitsmusterdetail mit 0 Arbeitsstunden erstellen.

Erstellen von Arbeitsmustern

Arbeitsmuster können in den Arbeitsverträgen erstellt werden, wenn der Schalter "Arbeitsmuster aktivieren" auf "Ja" gesetzt ist, oder über die Menüoption Arbeitsmuster in der Navigationsleiste im HR Hub.

Achtung: Im Arbeitsvertrag finden Sie einen Hinweis (im "Glühbirnenschalter") für Arbeitsverträge, die bereits gültig sind. Auch hier ist es möglich, ein Arbeitsmuster hinzuzufügen, allerdings lässt sich die Option nicht mehr zurücknehmen sobald diese aktiviert wurde.


 

Sobald Sie den Wechselschalter auf "Ja" stellen, können Sie oben im Tab "Arbeitsmuster" die Arbeitsmuster hinzufügen und später bearbeiten. Aktivieren Sie die Funktion nicht, finden Sie nach wie vor im Tab "Arbeitszeiten" die bisherigen, statischen Arbeitszeiten des Mitarbeiters.


 

Bitte fügen Sie im Tab "Arbeitsmuster" ein neues hinzu, indem Sie rechts auf +NEU Arbeitsmuster klicken.

Der Prozess ist ähnlich zu dem der Erstellung einer Arbeitsmustervorlage (im Vertrag gibt es an dieser Stelle noch Felder für den Zeitraum des Arbeitsmusters und eine Einstellung bzgl. Des Feiertagskalenders). Bitte füllen Sie nun alle Felder aus und speichern Sie den Datensatz, um die Arbeitsmusterdetails (Tage) hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu auf +NEU Arbeitsmusterdetail.


 

  • Startdatum & Enddatum: Legen Sie hier den Zeitraum des Arbeitsmusters fest. Es ist möglich, mehrere Arbeitsmuster zu einem Arbeitsvertrag hinzuzufügen. Achten Sie darauf, dass Sie die gesamte Vertragsdauer mit einem Arbeitsmuster oder mehreren Arbeitsmustern abdecken, ohne dass Lücken dazwischen liegen. Bei unbefristeten Verträgen bedeutet dies, dass Sie das "letzte" Muster ohne Enddatum einstellen und die Musterfolge als Wiederholungsmodus wählen. Bitte beachten Sie, dass es möglich ist, ein "leeres" Arbeitsmuster (= keine Arbeitsstunden) als Lückenfüller zwischen zwei Arbeitsmustern zu haben.
  • Feiertagskalender ignorieren: Dieses Feld ist u.a. für die Fehlzeiten und Anwesenheitszeiten relevant. Wenn dies auf JA gesetzt ist, wird der Urlaubsantrag ausschließlich auf Basis des Arbeitsmusters berechnet, andernfalls wird der Urlaubskalender berücksichtigt. Außerdem wirkt sich diese Einstellung auf die Tägliche Übersicht aus: Wenn "Feiertagskalender Ignorieren" auf "Ja" gestellt ist, hat der Mitarbeiter an einem im Kalender angegebenen Feiertag 0 Urlaubsstunden und die normalen Sollstunden. Der Tag wird für die Lohnabrechnung markiert.

  • Zusätzliche Information für die jährliche Wiederholung:
    Wenn nicht genügend Arbeitsmusterdetails vorhanden sind, um den Zeitraum zwischen dem Start- und Enddatum zu füllen, wiederholen sich die Arbeitsmusterdetails innerhalb dieses Zeitraums. Darüber hinaus wiederholt sich die Zeitspanne von Start- bis Enddatum auf jährlicher Basis. Schauen wir uns den Anwendungsfall eines Saisonarbeiters an, der jedes Jahr vom 1. Mai bis zum 31. August 40 Stunden pro Woche arbeitet und im Rest des Jahres nicht arbeitet. Hier würden Sie das Start- und Enddatum entsprechend einstellen und dann nur 7 Arbeitsmusterdetails definieren:
    Tag 1-5 haben jeweils 8 zugewiesene Stunden.
    Tag 6-7 haben 0 zugeordnete Stunden (= Wochenende).
    Nun wiederholt sich diese Woche vom 1. Mai bis zum 31. August eines jeden Jahres. Das spart Ihnen viel Zeit, weil Sie nicht 120 Arbeitsmusterdetails anlegen müssen, um jeden einzelnen Tag in diesem Zeitraum zu definieren. Nun können Sie für diesen Anwendungsfall ein zweites Arbeitsmuster mit 0 Arbeitsstunden erstellen, was den Zeitraum vom Rest des Jahres füllt.

An dieser Stelle sind Sie mit dem Aufsetzen des Arbeitsmuster fertig. Sobald der Vertrag auf gültig gesetzt wird, werden alle darin enthaltenen Arbeitsmuster ebenfalls auf gültig gesetzt. Falls sich die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters ändern, können Sie das Arbeitsmuster ersetzen (ähnlich wie z.B. ein Gehalt).

Im Folgenden finden Sie weiterführende Informationen.

Arbeitsmuster: Weitere Informationen

Mit der Einführung von Arbeitsmustern wird die Tägliche Übersicht zum zentralen Punkt für alle Informationen zu Anwesenheit und Urlaub. Nicht nur das Arbeitsmuster, sondern auch die Arbeitsverträge, Ferienkalender, Abwesenheitsanträge, Urlaubskalender usw. werden sich auf die in den Täglichen Übersichten gespeicherten Informationen stützen.
Wenn das Arbeitsmuster aktiviert ist, werden auch die Abwesenheiten entsprechend berechnet. Der Abwesenheitskalender zeigt die Tage an, an denen der Mitarbeiter keine Sollstunden hat.
Wenn für einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft keine Tägliche Übersicht vorhanden ist, projiziert das System die Arbeitsstunden für den Mitarbeiter auf der Grundlage dessen Arbeitsmusters in Kombination mit den entsprechenden Kalendern.

Wie viele Arbeitsmuster kann ein Mitarbeiter haben?

Ein Arbeitsvertrag kann mit mehreren Arbeitsmustern verknüpft sein. Wichtig ist im Allgemeinen, dass die gesamte Dauer des Vertrages von einem Arbeitsmuster "abgedeckt" wird. Das bedeutet, dass es keine Lücken zwischen mehreren Arbeitsmustern geben sollte. Wenn mehr als ein Arbeitsmuster mit einem Arbeitsvertrag verknüpft ist, stellen Sie bitte sicher, dass sie sich nicht überschneiden. Das bedeutet auch, dass, wenn der Mitarbeiter einen unbefristeten Vertrag hat, das (letzte) Arbeitsmuster ohne Enddatum sein sollte.

In welchem Fall würde ein Mitarbeiter mehrere Arbeitsmuster haben?

  • Werkstudenten (sie arbeiten max. 20 Stunden während des Semesters, bis zu 40 Stunden in den Semesterferien. Für diesen Fall können Sie ein Arbeitsmuster anlegen, das während des Semesters gilt und das jeweilige Start- und Enddatum definieren, und dann ein Vollzeit-Arbeitsmuster, das in den Semesterferien gilt)
  • Saisonarbeiter (sie arbeiten während des Sommers in Vollzeit und arbeiten im Winter nicht. Hier kann ein Vollzeit-Arbeitsmuster erstellt werden, das den Sommerzeitraum abdeckt, und ein Arbeitsmuster mit Arbeitsmusterdetails mit 0 Arbeitsstunden, das sich bis zum Ende des Winters wiederholt)

 

Kann ein Arbeitsmuster bearbeitet werden?

Sobald ein Arbeitsvertrag auf gültig gesetzt ist, werden auch die mit ihm verknüpften Arbeitsmuster auf gültig gesetzt und können nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie das Arbeitsmuster ersetzen. Dies schafft Transparenz über die veralteten Arbeitsmuster eines Mitarbeiters. Solange der Vertrag oder das Arbeitsmuster selbst nicht auf gültig gesetzt sind, kann es bearbeitet werden.

Können Arbeitsmuster zu bereits gültigen Arbeitsverträgen hinzugefügt werden? (relevant für Bestandskunden)

Ja, wir haben hier eine Funktionalität hinzugefügt, damit unsere Bestandskunden in der Lage sind, ihre Mitarbeiter auf Arbeitsmuster umzustellen, ohne den gesamten Vertrag zu ersetzen. In gültigen Verträgen kann der Schalter "Arbeitsmuster Aktivieren" auf "Ja" gesetzt werden. Sobald die Funktionalität für einen gültigen Arbeitsvertrag aktiviert ist, kann der Schalter allerdings nicht mehr zurückgestellt werden.

Ist es möglich, "normale", statische Arbeitszeiten mit einem Arbeitsmuster zu definieren?

Ja, es ist möglich, normale Arbeitszeiten als Arbeitsmuster einzugeben. Bitte wählen Sie als Wiederholungsmodus "Sequenz" und fügen Sie 7 Arbeitsmusterdetails (= 7 Tage) hinzu. Stellen Sie das Arbeitsmuster so ein, dass es am "Montag" beginnt und geben Sie die Arbeitsstunden ein. Tag 6 & 7 sollten 0 Sollstunden haben, da diese Tage Samstag und Sonntag sind.