Zeitkonten

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie diese Funktion aktiviert haben, wenn Sie sie nutzen möchten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung finden Sie hier.

Falls Sie momentan die standardmäßige Überstundenfunktion nutzen und gern die Zeitkontenfunktion aktivieren möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Success Manager.

Zeitkonten dienen der Verwaltung von flexiblen Arbeitszeiten auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis. Jede Art von Arbeitszeit kann nun in verschiedenen Zeitkonten angesammelt werden, die im Detail konfiguriert werden können. So können Arbeitszeiten (z.B. Überstunden, Überzeit, Nachtarbeit, etc.) nach länder- oder branchenspezifischen Standards oder Regelungen aus Arbeitsverträgen verarbeitet werden. Des Weiteren können Sie diese Daten für Ihre Arbeitszeitanalysen nutzen. Mit den Zeitkonten wird die Lösung HR for Dynamics noch stärker auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden in Bezug auf die Zeiterfassung zugeschnitten.

Die Arbeitszeitkonten ermöglichen dem Kunden auch eine "gestapelte Erfassung von Überstunden", z.B. die ersten 5 Stunden der Woche sind Überstunden, alle darüber hinausgehenden Stunden sind Überstunden und damit z.B. in der Schweiz dem SECO-Standard (Überstunden / Überzeit) entsprechend.

Am Ende des Sammelzeitraums wird das Zeitkonto automatisch (oder manuell) genehmigt, damit der Mitarbeiter seine Urlaubsansprüche erhält.

Übersicht über die Funktionalität

Die folgende Grafik zeigt den Gesamtprozess, nachdem eine Zeitkontenkonfiguration auf den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters angewendet wurde. Nach dem Erfassungszeitraum, der auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis sein kann, wird das Zeitkonto entweder automatisch oder manuell genehmigt. Anschließend wird der Abwesenheitsanspruch erstellt, der bis zum Ende des Fiskaljahres gültig ist (hier: 31. Dezember) und in die nächste Periode übertragen werden sollte. Für jede Sammelperiode wird ein eigener Anspruch erstell (anstatt einen Anspruch zu aktualisieren).

Die folgende Grafik zeigt die Konfigurationsmöglichkeiten für ein Zeitkonto (oder dessen Vorlage). In diesem Beispiel erfolgt die Berechnung auf der Basis von Überstunden. Eine detaillierte Erläuterung zur Funktionalität finden Sie im folgenden Text.

Einrichten von Zeitkonto-Konfigurationsvorlagen

Wir empfehlen die Verwendung von Zeitkonten-Konfigurationsvorlagen, da diese auf mehrere Arbeitsverträge und Arbeitsvertragsvorlagen angewendet werden können und somit Zeit beim Aufsetzen eines Mitarbeiters im System sparen.

Bitte navigieren Sie links unten zu Einstellungen und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Zeitkonten-Konfigurationsvorlagen.

Hier erhalten Sie in der Standardansicht einen Überblick über alle aktiven Zeitkonten-Konfigurationsvorlagen und einige grundlegende Informationen zu diesen.

Klicken Sie auf +NEU, um eine neue Zeitkonten-Konfigurationsvorlage zu erstellen, oder wählen Sie eine bestehende zum Bearbeiten aus.

Bitte füllen Sie die folgenden Felder aus:

Einstellungen für die Summenbildung

Quellfeld für die Summenberechnung: Die Summierung der Zeit wird auf diesem Feld basieren. Dies kann ein beliebiges Feld aus der Täglichen Übersicht sein, z. B. Überstunden. Bitte beachten Sie hier, dass z. B. Überstunden-Minuten und Überstunden-Stunden das gleiche Feld sind, nur mit einer anderen Umrechnung.
Zeiteinheit: Bitte geben Sie hier die Zeiteinheit an, auf der die Berechnung des Zeitkontos basieren soll. Achten Sie darauf, dass sie mit der Zeiteinheit des Quellfeldes für die Summenberechnung übereinstimmt.
Erfassungszeitraum: Bitte legen Sie fest, ob der Sammelzeitraum täglich, wöchentlich oder monatlich ist. Nach Ablauf des Sammelzeitraums wird der Saldo automatisch oder manuell genehmigt. Danach wird der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters aktualisiert.
Maximale Summe pro Zeitraum (in Minuten): Hier kann eine Obergrenze für die zeitliche Akkumulation definiert werden. Zum Beispiel 600 Minuten (= 10 Stunden) Überstunden pro Woche.

Schwellenwert für positive Beträge

Was ist der "Schwellenwert"? Beispiel: In einem Arbeitsvertrag ist vereinbart, dass 4 Überstunden pro Monat mit dem Gehalt abgegolten werden, d.h. "unberücksichtigt" bleiben. In diesem Anwendungsfall werden nur Überstunden von mehr als 4 Stunden im Monat auf einen Urlaubsanspruch angerechnet bzw. abgegolten.

Zeitraum für Schwellenwert: Sie haben die Möglichkeit, einen Schwellenwert für das Zeitkonto zu definieren. Erst wenn der Schwellenwert (in Minuten) überschritten wird, wird die Zeit angesammelt. Der Schwellenwert kann auf täglich oder ähnlich dem Sammelzeitraum (festgelegt in den Akkumulationseinstellungen) eingestellt werden.
Schwellenwert (in Minuten): Geben Sie die Zeitdauer der Schwellwertperiode ein, z. B. "30" für eine halbe Stunde.
Schwellenwert in Summe einberechnen: Wenn der Schwellenwert in die Akkumulation einbezogen wird, wird er nach Überschreiten akkumuliert. Wenn der Schwellenwert nicht in die Akkumulation einbezogen wird, beginnt die Zählung nach dem Überschreiten des Schwellenwerts.

Einstellungen für resultierende Urlaubsansprüche

Abwesenheitstyp für Positive Beträge: Geben Sie hier die Abwesenheitsart an, mit der die aus der Zeitansammlung resultierenden Urlaubsansprüche angelegt werden sollen.
Negative Beträge verarbeiten: Hier können Sie entscheiden, ob negative Gesamtbeträge unberücksichtigt bleiben sollen (Kippschalter auf "Nein" setzen) oder ob sie verarbeitet werden sollen ("Ja"). Wenn Sie sich für die Verarbeitung entscheiden, wird ein negativer Urlaubsanspruch für den Mitarbeiter erzeugt. Sie können einen Abwesenheitstyp für negative Werte bestimmen.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, 2 Vorlagen mit sowohl den gleichen Quellfeldern als auch negativen Abwesenheitsarten zu erstellen. Hier zählen die Optionen z.B. "Überstunden-Minuten" und "Überstunden Stunden" als das gleiche Quellfeld.

Einrichten von Zeitkonten für Mitarbeiter

Die Zeitkontenkonfigurationen finden Sie im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters. Wenn Sie eine neue hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf +NEU Zeitkontenkonfiguration. Die Zeitkontokonfiguration bleibt über die gesamte Vertragsdauer gültig.

Mit dem Feld "Zeitkontenkonfigurationsvorlage" können Sie eine bestehende Zeitkontenkonfigurationsvorlage mit der Zeitkontenkonfiguration verknüpfen. Wenn Sie den Datensatz speichern, werden die Felder entsprechend vorausgefüllt, können aber bearbeitet werden, bis der Arbeitsvertrag oder die Zeitkontenkonfiguration auf gültig gesetzt werden.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, 2 Zeitkonto Konfigurationen für einen Mitarbeiter mit sowohl den gleichen Quellfeldern als auch negativen Abwesenheitsarten zu erstellen. Hier zählen die Optionen z.B. "Überstunden-Minuten" und "Überstunden Stunden" als das gleiche Quellfeld.

Nach Ablauf des Erfassungszeitraums des Zeitkontos werden auf Basis dessen Abwesenheitsansprüche für den Mitarbeiter erstellt. Diese Ansprüche können automatisch oder z. B. nach einer manuellen Genehmigung des Zeitkontos durch den Vorgesetzten angelegt werden.

Bei den Abwesenheitsansprüchen sollte die Einstellung "Behandlung Verbleibender" auf "In eine neue Periode Übertragen" gesetzt werden, da der Nutzungszeitraum des Abwesenheitsanspruches erst nach dem Sammelzeitraum des Zeitkontos beginnt. Das bedeutet, dass der Abwesenheitsanspruch, der sich aus dem letzten Zeitkonto eines Geschäftsjahres ergibt, erst im nächsten Geschäftsjahr verbraucht werden kann.

Aktive Zeitkonten & Resultierende Abwesenheitsansprüche

Sobald Sie Zeitkontenkonfigurationen erstellt haben, die damit verknüpften Verträge gültig gesetzt wurden und der Mitarbeiter seine Arbeitszeit einbucht, werden Zeitkonten erstellt. Sie finden diese in der Menüleiste im Abschnitt Zeitwirtschaft.

Wenn Sie einen Datensatz öffnen, erhalten Sie einen Einblick in das Zeitkonto, das für diesen Zeitraum angelegt wurde. Da der Erfassungszeitraum in diesem Beispielfall auf "täglich" eingestellt ist, hat jeder Tag ein eigenes Zeitkonto. Die Einstellungen der Zeitkontenkonfiguration sehen Sie ebenfalls auf der linken Seite.

Um den Abwesenheitsanspruch, der durch dieses Zeitkonto entstanden ist, einzusehen, klicken Sie bitte auf die Registerkarte Verknüpft und navigieren Sie zu Abwesenheitsansprüche.

Negative Abwesenheitsansprüche

Wenn das Feld "Negative Beträge verarbeiten" der Zeitkontenkonfiguration auf "Ja" gesetzt ist, dann werden negative Abwesenheitsansprüche erzeugt. Wenn ein negativer Abwesenheitsanspruch erstellt wird, wird die Offset-Funktionalität des Systems ausgelöst. Das bedeutet, dass der negative Anspruch durch einen bereits vorhandenen positiven Anspruch ausgeglichen wird.

Ist beim Anlegen eines negativen Anspruchs kein positiver Abwesenheitsanspruch mit der gleichen Abwesenheitsart vorhanden, so gleicht das System diese Ansprüche mit dem nächsten verfügbaren positiven Anspruch aus.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Abwesenheiten finden Sie hier und einen Anwendungsfall, der die Offset-Funktionalität erläutert, hier.

Anwendungsfall: Überstunden & Überzeit (z.B. für die Schweiz)

In einigen Regionen (z. B. in der Schweiz) werden Überstunden auf zwei verschiedenen Zeitkonten aufgeteilt angesammelt:
Überstunden und Überzeit.

Alle Arbeitsstunden, die über die Sollstunden hinausgehen und bis zu 45 Stunden pro Woche betragen, werden als Überstunden gezählt. Alle zusätzlichen Arbeitsstunden (> 45 Stunden) werden als Überzeit gezählt. Ein Mitarbeiter maximal 170 Überstunden pro Jahr ansammeln.

Überstunden werden zuerst aufgebaut, und erst wenn die Grenze von 45 Stunden pro Woche erreicht ist, wird Überzeit angesammelt. Da ein Mitarbeiter immer so wenig Überzeit wie möglich haben sollte, wird diese zuerst durch Abwesenheitsanträge oder negative Arbeitszeiten abgebaut. Erst, wenn für einen Mitarbeiter keine Überzeit mehr verfügbar ist, werden die Überstunden abgebaut.

Daher eskaliert die Abwesenheitsart "Überzeit" zur Abwesenheitsart "Überstunden". Dies wird in den Abwesenheitsart-Einstellungen verwaltet>.

Für diesen Anwendungsfall müssen 2 Zeitkontenkonfigurationen (bzw. Zeitkontenkonfigurations-Vorlagen) erstellt werden. Für den Mitarbeiter müssen beide mit dessen Arbeitsvertrag verknüpft sein.

1. Zeitkontokonfiguration (bzw. Vorlage) für Überstunden

Die erste Zeitkontenkonfiguration (Vorlage) für Überstunden kumuliert alle Arbeitsstunden zwischen den Sollstunden und 45 Stunden pro Woche. Daher sollte das Zeitkonto auf wöchentlicher Basis berechnet werden und es sollte auf den Überstunden Minuten basieren. Da der Mitarbeiter im Beispielanwendungsfall 42,5 Sollarbeitsstunden hat, sollte die maximale Summe pro Zeitraum auf 150 min gesetzt werden.

Es wird kein Schwellenwert benötigt, da alle Arbeitszeiten, die über die Sollstunden hinausgehen, gezählt werden sollen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch Arbeitsverträge verwendet, in denen x Überstunden automatisch mit dem Gehalt abgegolten werden, können Sie natürlich einen Schwellenwert definieren.

Die aus diesem Zeitkonto resultierenden Abwesenheitsansprüche sollten bei positiven Beträgen mit der Abwesenheitsart Überstunden angelegt werden, bei negativen Beträgen sollte die Abwesenheitsart Überstunden verwendet werden (da diese immer zuerst abgebaut werden sollten. Wenn keine Überzeit vorhanden sind, um z.B. einen Abwesenheitsantrag abzudecken, wird die Eskalation auf Überstunden gesetzt und dann werden automatisch die Überstunden verwendet).

2. Zeitkontokonfiguration (bzw. Vorlage) für Überzeit

Legen Sie nun bitte eine zweite Zeitkontenkonfiguration (Vorlage) an, um Überzeit zu definieren. Das Quellfeld und der Erfassungszeitraum sind die gleichen wie bei der Konfiguration des Zeitkontos für Überstunden.

Es ist jedoch wichtig, hier einen Schwellenwert zu definieren, da die Zeitspanne zwischen den Sollstunden eines Mitarbeiters bis max. 45 Stunden pro Woche sonst doppelt gezählt wird. Der Schwellenwert beträgt in diesem Beispielanwendungsfall 150 min (entspricht 2,5 Stunden) und soll nicht in die Kumulation einbezogen werden. Die Zeitdauer dieses Schwellenwerts wird bereits bei der Konfiguration des Zeitkontos für Überstunden berücksichtigt.

Wenn das Zeitkonto am Ende der Woche einen positiven Saldo aufweist, sollten daraus resultierende Abwesenheitsansprüche mit der Abwesenheitsart "Überzeit" angelegt werden. Negative Beträge sollen nicht verarbeitet werden, da dieses Zeitkonto nie negativ sein kann.

Warum kann das Zeitkonto "Überstunden" keine negativen Werte erreichen?

Der Mitarbeiter muss mindestens 45 Stunden pro Woche arbeiten (= mindestens 2,5 Stunden mehr als Sollstunden), um überhaupt anfangen zu können, Überstunden anzusammeln. Arbeitet der Mitarbeiter weniger als seine Sollstunden, entsteht ein negativer Abwesenheitsanspruch mit der Abwesenheitsart Überzeit, wie in der Zeitkontenkonfiguration für Überstunden definiert. Es ist also nicht möglich, dass das Zeitkonto Überzeit negativ wird.