Passdaten und Prüfung des Ablaufdatums

Auf den Punkt

Viele Arbeitgeber müssen die Reisepassdaten ihrer Mitarbeiter speichern. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie mit der erweiterten Suchfunktion das Ablaufdatum des Reisepasses überprüfen können.

Ablauf

HR-Manager
Hinzufügen der Reisepassdaten
HR Manager
Nutzen der Erweiterten Suche, um das Ablaufdatum zu überprüfen

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Click Through

Teil 1: Passdaten erstellen
  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie auf Mitarbeiter
  • Öffnen Sie die digitale Personalakte des Mitarbeiters, dessen Reisepassdaten Sie hinzufügen möchten
  • Navigieren Sie zur Registerkarte Persönliche Daten
  • Gehen Sie zur Tabelle Pass und Nationalität
  • Füllen Sie die erforderlichen Felder aus
  • Speichern & Schließen
  • Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mitarbeiter, deren Reisepassdaten Sie der Lösung hinzufügen möchten

 

Teil 2: Ablaufdatum überprüfen

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts
  • Wählen Sie Erweiterte Einstellungen
  • Wählen Sie auf der neuen Seite das Trichtersymbol oben rechts
  • Ein neues Fenster wird geöffnet
  • Wählen Sie im Dropdown Suchen nach: Mitarbeiter
  • Klicken Sie dann auf Auswählen, um ein neues Suchkriterium hinzuzufügen
  • Fügen Sie das Feld Gültig bis (Passport) hinzu
  • Klicken Sie auf "am" und wählen Sie den passenden Operator (z.B. "Am oder früher" oder "Diesen Monat")
  • Fügen Sie ggf. das gewünschte Datum hinzu
  • Klicken Sie auf Ergebnisse
  • Eine Liste mit allen Pässen, deren Gültigkeit bald abläuft, wird angezeigt

Hinweis

  • Damit die Erweiterte Suche funktioniert, muss das Feld Gültig bis (Passport) in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters ausgefüllt sein. (Screenshot)
  • Diese Suche kann für später gespeichert werden. Dazu klicken Sie auf "Speichern unter", geben einen Namen und eine Beschreibung ein und speichern.
  • Die Ergebnisse können dann über Excel exportiert werden.
  • Die Parameter der Suche können nach Belieben geändert werden. Klicken Sie bei Bedarf erneut auf den Tab "Erweiterte Suche" und passen Sie die Parameter an.
  • Auch Vorgesetzte können die Erweiterte Suche nutzen.
  • Die Erweiterte Suche kann für Vorgesetzte deaktiviert werden, indem das optionale Addon 'Disable Advanced Find' installiert wird.

Ergebnis

Das Ergebnis der Erweiterten Suche kann wie folgt aussehen:
Image
HR