Eine digitale Personalakte erstellen

Auf den Punkt

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie in Hubdrive digitale Personalakten anlegen können. Hier ist der zentrale Punkt im System, wo alle Informationen über Ihre Mitarbeiter zusammenlaufen: Arbeitsvertrag, Kontaktinformationen, Qualifikationen und vieles mehr. Um Hubdrive vollumfänglich nutzen zu können, legen Sie digitale Personalakten für alle Ihre Mitarbeiter an.

Ablauf

HR-Manager

Erstellt die Personalakte

HR Manager

Fügt Basisinfor- mationen hinzu

HR Manager

Fügt Systemnutzer (Mitarbeiter) hinzu

HR Manager

Pflegt digitale Personalakte

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Sie sind HR Manager
Sie verfügen über eine gültige Lizenz
Regionen sind im System konfiguriert
Abteilungen sind im System erstellt

Click Through

Starten Sie in HR HUB
Klcken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter
Klicken Sie auf +Neu
Füllen Sie die Felder aus
- Nähere Infomationen über wichtige Felder finden Sie hier
Fügen Sie im Reiter Verträge & Gehälter einen Arbeitsvertrag hinzu
Fügen Sie den Systemnutzer (Mitarbeiter) im Reiter Personalverwaltungsdaten hinzu
Wenn Sie alles eingetragen haben, können Sie Speichern & Schließen

Hinweis

Wenn der Systemnutzer hinzugefügt wird, erhält der Mitarbeiter Zugriff auf Ihre HR für Dynamics-Lösung. Wir empfehlen, den Systemnutzer erst dann hinzuzufügen, wenn alle Grundkonfigurationen und die Befüllung der Basisdaten in seiner digitalen Personalakte abgeschlossen sind.
Das Feld Startdatum unter der Registerkarte Personalverwaltungsdaten wird automatisch gesperrt, sobald das Datum eingegeben wird. Achten Sie darauf, das Feld sofort richtig zu befüllen. Falls Sie doch versehentlich ein falsches Datum eintragen, können Sie die Excel-Export-Funktion verwenden, um das Datum zu korrigieren. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Beachtenswertes

Wenn Sie während der Einrichtung Ihres Systems Mitarbeiter importieren, werden durch den Import für alle diese Mitarbeiter bereits digitale Personalakten angelegt. Wenn Sie mithilfe des Recruiting-Moduls einen neuen Mitarbeiter einstellen, wird dessen Bewerber-Akte mit der Anstellung automatisch in eine digitale Personalakte umgewandelt. Prüfen Sie daher vor dem Anlegen einer neuen digitalen Personalakte, ob sich die Akte des gewünschten Mitarbeiters vielleicht bereits in der Liste befindet.

Ergebnis

Die digitale Personalakte ist fertig und kann vom Mitarbeiter, Vorgesetzten und HR-Manager eingesehen und gepflegt werden.
Die Zugriffsebene wird durch die Art der Lizenz und die zugewiesenen Sicherheitsrollen der Person eingeschränkt, die Informationen in der Datei hinzufügen/bearbeiten möchte.