Erstellen einer Pivot table für Zahlungszusammenfassungen in Excel

Auf den Punkt

Im "Tutorials"-Bereich dieses Moduls haben Sie bereits gerlernt, eine Zahlungsübersicht zu erstellen, die Sie Ihren Abrechnungsdienstleistern schicken können. Das Tutorial dort zeigt Ihnen eine einfache Methode, alle nötigen Daten für Ihren Abrechnungsdienstleister mit wenigen Klicks zusammenzustellen.

Wenn Sie aber ihrem Abrechnungsdienstleister detailliertere Informationen und Analysen zur Verfügung stellen oder die Zahlungsinformationen selbst ausführlicher analysieren möchten, ist es sinnvoll, das mit Hilfe einer Excel-Datei zu tun, die Sie ganz einfach aus Ihren HR für Dynamics Daten erstellen können.

Um detailliertere Zahlungszusammenfassungen in Excel zu erstellen, müssen Sie diese drei Schritte durchführen:

Erstens erstellen Sie eine Vorlage für Zahlungszusammenfassungen in Excel und laden Sie diese herunter.

Zweitens erstellen Sie in der heruntergeladenen Excel-Vorlage eine Pivot Table, um festzulegen, welche Parameter wie analysiert werden sollen.
Mit Pivot-Tabellen lassen sich große Datenmengen zusammenfassen, analysieren und visualisieren. Bei der Vorbereitung eines Dokuments für Ihren Abrechnungsdienstleister können Sie von Pivot-Tabellen profitieren, die Genauigkeit, Konformität und Effizienz des Prozesses gewährleisten. Sie sind einfach zu bedienen und bieten einen guten Überblick, da sie mit Tabellen und Diagrammen verknüpft werden können.
Diese Tutorialseite deckt diesen zweiten Schritt ab.

Drittens laden Sie die Excel-Datei mit der erstellten Pivot table wieder in HR für Dynamics hoch.

Von dort aus können Sie die Vorlage verwenden, um jede Zahlungszusammenfassung ganz einfach zu analysieren, oder Ihrem Abrechnungsdiensleister detailliertere Informationen bereitzustellen.

Ablauf

HR-Manager
Daten zu Excel exportieren
HR Manager
Pivot Table erstellen

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Die Excel-Vorlage für die Zahlungszusammenfassungen wurde bereits erstellt und heruntergeladen

Click Through

  • Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie heruntergeladen haben
  • Erlauben Sie die Bearbeitung durch einen Klick auf Bearbeitung aktivieren
  • Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen
  • Klicken Sie auf Pivot Table
  • Wählen Sie Aus Tabelle/Bereich
  • In Tabelle/Bereich wählen Sie Tabelle1 (falls dies nicht bereits automatisch ausgefüllt wurde)
    • So werden alle aus Dynamics exportierten Elemente in der Tabelle berücksichtigt
  • Wählen Sie Neues Arbeitsblatt als Erstellungsort für die Pivot Table
  • Klicken Sie auf OK
  • In dem neuen Arbeitsblatt wird die Verbindung zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und dem zu zahlenden Betrag erstellt
  • Ziehen Sie die Felder aus der Liste mit der Maus in folgende Bereiche: (Screenshot)
    • Spalten: Art
    • Zeilen: Abteilung (Mitarbeiter)(Mitarbeiter), Mitarbeiter, Mitarbeiter ID (Mitarbeiter)(Mitarbeiter) und Lohnabrechnung ID (Mitarbeiter)(Mitarbeiter)
    • Werte: Betrag
  • Klicken Sie rechts unten auf Summe von Amount und wählen Sie Wertfeldeinstellungen
  • Wählen Sie Summe und klicken Sie auf OK
  • Klicken Sie unter "Zeilen" auf Abteilung (Mitarbeiter)(Mitarbeiter) und wählen Sie Feldeinstellungen
    • In der Registerkarte Teilergebnisse & Filter wählen Sie Keine
    • In der Registerkarte Layout & Drucken wählen Sie Elementnamen im Tabellenformat anzeigen
    • Klicken Sie OK
  • Treffen Sie die gleichen Einstellungen für die Zeilen Mitarbeiter, Mitarbeiter ID(Mitarbeiter)(Mitarbeiter) und Lohnabrechnung ID(Mitarbeiter)(Mitarbeiter)
  • Als nächstes wird sichergestellt, dass der Tabelleninhalt jedes Mal aktualisiert wird, wenn neue Daten hinzugefügt werden:
    • Klicken Sie in der Pivot Table mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Feld und wählen Sie Pivot Table - Optionen
    • Setzen Sie in der Registerkarte Daten einen Haken bei Aktualisieren beim Öffnen der Datei
    • Klicken Sie auf OK
  • Nun erstellen wir neue Tabellen, um den Inhalt des Arbeitsblatts "Zahlungen" zusammenzufassen.
  • Fügen Sie über der gerade erstellten Tabelle mindestens 6 weitere Zeilen hinzu
    • Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf die Zelle über der Tabelle
    • Klicken Sie dann auf Zellen einfügen und wählen Sie im darauf erscheinenden Popup Fenster Ganze Zeile
  • Klicken Sie auf OK
    • Zelle B2: Zahlungszusammenfassung
    • Zelle B3: Startdatum
    • Zelle B4: Enddatum
    • Zelle B5: Region
    • Zelle B6: Abteilung
    • Zelle B7: Arbeitgeberfirma
  • Jetzt wird eine Formel erstellt, um die beiden Arbeitsblätter zu verknüpfen
    • Klicken Sie auf die Zelle neben Zahlungszusammenfassung und geben Sie ein Istgleich-Zeichen (=) ein
    • Wählen Sie jetzt das Arbeitsblatt Zahlungen am unteren linken Rand des Bildschirms aus
    • Klicken Sie auf die zweite Zelle der Name(Zahlungs)(Zahlungszusammenfassung) - Spalte
    • Drücken Sie Enter um die Eingabe zu bestätigen
    • Wiederholen Sie diesen Schritt für Startdatum, Enddatum, Region, Abteilung und Arbeitgeberfirma
      • Fürs Startdatum geben Sie die zweite Zelle der Startdatum-Reihe ein, fürs Enddatum aus der Enddatum-Reihe, usw.
  • Wechseln Sie zum Zahlung - Arbeitsblatt
  • Beginnend mit der zweiten Reihe, markieren Sie alle Zeilen, die Daten beinhalten
  • Klicken Sie nun auf die rechte Maustaste und klicken Sie auf Inhalte löschen
    • Dies tun Sie, weil Sie die exportierten Daten jetzt nicht mehr benötigen. Ihre Vorlage ist nun leer und bereit, für zukünftige Analysen verwendet zu werden.
  • Gehen Sie jetzt zur Pivot Table und klicken Sie in ein beliebiges Feld, bevor Sie speichern
    • So stellen Sie sicher, dass sich die Vorlage jedes Mal, wenn Sie sie verwenden, in diesem Datenblatt öffnet
  • Ihre Tabelle ist jetzt bereit zur Verwendung
  • Speichern und Schließen Sie die Excel-Datei

Hinweis

  • Die Vorlage wird in Dynamics genauso heißen wie die Excel-Datei

Ergebnis

Unten sehen Sie, wie eine solche Pivot Table aussehen könnte. Als nächsten Schritt importieren Sie die Vorlage zur späteren Verwendung.
Image
HR