In der Praxis bedeutet Anwesenheit die Zeit, die Ihr Mitarbeiter bei der Arbeit verbringt, von dem Moment, in dem er das Büro betritt (oder sich vom Homeoffice aus anmeldet), bis zur Beendigung der Arbeit am Ende des Arbeitstages, abzüglich der Zeit für Pausen. Die Anwesenheitskontrolle erfolgt in der Regel dadurch, dass Mitarbeiter auf virtuellen oder physischen Stechuhren „Arbeitsbeginn“ und „Arbeitsende“ erfassen.

Unter Arbeitszeit versteht man dagegen die Zeit, die Ihr Mitarbeiter mit der Bearbeitung bestimmter Aufgaben oder Projekte verbringt. Die Arbeitszeit wird erfasst, indem die Mitarbeiter verwendete Zeit für Geschäftsprozesse im System buchen, was später ausführlicher erläutert wird.
Die beiden Begriffe überschneiden sich, aber während für die Arbeitszeit nur die Zeit zählt, die bestimmten Projekten gewidmet ist, umfasst die Anwesenheit auch die Zeit, die damit verbracht wird, im Büro herumzulaufen, 2-minütige Gespräche mit anderen Mitarbeitern zu führen, E-Mails zu verschiedenen Themen zu bearbeiten und andere arbeitsbezogene Tätigkeiten auszuführen, die nicht spezifisch einem Projekt zugeordnet sind.

Technisch gesehen werden Anwesenheit und Arbeitszeit in Ihrem Hubdrive-System wie folgt unterschieden:
Eine Anwesenheit besteht aus mindestens 2 Anwesenheitsdetails:
- Startzeit
- Endzeit
Anhand dieser Einträge wird ein Datensatz erstellt und das System kann ermitteln, wie viel Zeit der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat, ohne Berücksichtigung der Pausen (falls vorhanden).

Um die Arbeitszeit zu messen, muss das System zunächst wissen, für welche Projekte (in Hubdrive Geschäftsprozesse genannt) Ihre Mitarbeiter Zeit aufwenden sollten. Sobald diese Geschäftsprozesse erstellt wurden, kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten für Geschäftsprozesse eintragen, sodass die Vorgesetzten visualisieren können, wie viel Zeit für jeden einzelnen Prozess aufgewendet wurde, wenn es mehr als einen gibt.

Diese im Zeitnachweis erstellten Einträge werden dann mit den täglichen Übersichten verknüpft, sodass ein vollständiger Überblick über die Arbeitsstunden an diesem bestimmten Tag möglich ist. Hier können Vorgesetzte oder HR-Manager die Arbeitszeiten des Mitarbeiters genehmigen.