Beispiel: Zeitkonten-Konfiguration für die Schweiz

Auf den Punkt

In einigen Regionen (z. B. in der Schweiz) werden Überstunden auf zwei verschiedenen Zeitkonten angesammelt:
Überstunden und Überzeit.
 
Alle Arbeitsstunden, die über die zugewiesenen Stunden hinausgehen und bis zu 45 Stunden pro Woche betragen, werden als Überstunden gezählt. Alle zusätzlichen Arbeitsstunden (> 45 Stunden) werden als Überzeit gezählt. Außerdem sollte ein Arbeitnehmer maximal 170 Stunden Überzeit pro Jahr ansammeln.
 
Überstunden werden zuerst aufgebaut, und erst wenn die Grenze von 45 Stunden pro Woche erreicht ist, beginnt sich die Überzeit zu summieren. Da ein Mitarbeiter immer so wenig Überzeit wie möglich haben sollte, werden diese zuerst durch Urlaubsanträge oder Minusstunden abgebaut, und erst danach werden die Überstunden abgebaut.
 
Daher eskaliert die Abwesenheitsart "Überzeit" zur Abwesenheitsart "Überstunden". Wenn alle Überzeit verbraucht ist, werden die Überstunden abgebaut.


 
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie die Zeitkonten in Hubdrive so konfigurieren, dass Überstunden und Überzeit nach diesen Regeln berechnet werden.

Ablauf

HR-Manager
Vorlage für Überstunden erstellen
HR Manager
Vorlage für Überzeit erstellen
HR Manager
Zeitkonten für Mitarbeiter einrichten

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Click Through

Schritt 1: Vorlage für Überstunden erstellen
  • Starten Sie in HR HUB
  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen
  • Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Zeitkonto Konfigurationsvorlagen
  • Klicken Sie auf + Neu
  • Füllen Sie die Einstellungen für die Summenbildung folgendermaßen aus:
    • Quelle für die Summenberechnung: Überstunden Minuten
    • Sammelzeitraum: Wöchentlich
    • Zeiteinheit: Minute
    • Maximale Summe pro Zeitraum: 150 Minuten
  • Lassen Sie die Schwellenwerte für Positive Werte leer
  • Füllen Sie die Einstellungen für Resultierende Abwesenheitsansprüche folgendermaßen aus:
    • Abwesenheitstyp für Positive Werte: Überstundenausgleich
    • Negative Werte verarbeiten: Setzen Sie die Schaltfläche auf 'Ja'
    • Abwesenheitsart für negative Werte: Überzeitausgleich
  • Speichern & Schließen

 

Schritt 2: Vorlage für Überzeit erstellen

  • Starten Sie in HR HUB
  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen
  • Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Zeitkonto Konfigurationsvorlagen
  • Klicken Sie auf + Neu
  • Füllen Sie die Einstellungen für die Summenbildung folgendermaßen aus:
    • Quelle für die Summenberechnung: Überstunden Minuten
    • Sammelzeitraum: Wöchentlich
    • Zeiteinheit: Minute
    • Maximale Summe pro Zeitraum: 300 Minuten
  • Füllen Sie die Schwellenwerte für Positive Werte folgendermaßen aus:
    • Zeitraum für Schwellenwert: Sammelzeitraum
    • Schwellenwert in Summe einberechnen: Lassen Sie diese Schaltfläche auf Nein
    • Schwellenwert (Minuten): 150 Minuten
  • Füllen Sie die Einstellungen für Resultierende Abwesenheitsansprüche folgendermaßen aus:
    • Abwesenheitstyp für Positive Werte: Überzeitausgleich
    • Negative Werte verarbeiten: Lassen Sie die Schaltfläche auf 'Nein'
  • Speichern & Schließen

 

Schritt 3: Zeitkonten für Mitarbeiter einrichten

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsverträge
  • Öffnen Sie den Arbeitsvertrag des gewünschten Mitarbeiters
  • Klicken Sie in der Tabelle für Zeitkonto Konfigurationen auf + Zeitkonto Konfiguration hinzufügen
  • Fügen Sie im Feld Zeitkonto Konfigurationsvorlage die gerade erstellte Vorlage für die Überstunden ein
  • Speichern & Schließen Sie
  • Erstellen Sie eine zweite Zeitkonto-Konfiguration und fügen Sie hier die Vorlage für die Überzeit ein
  • Speichern & Schließen Sie
  • Nachdem Sie die Zeitkonto-Konfigurationen erstellt haben und diese sowie die damit verbundenen Arbeitsverträge auf Gültig gesetzt sind, werden für den Mitarbeiter Zeitkonten erstellt, sobald dieser seine Arbeitszeit stempelt.
  • Wiederholen Sie diese Schritte für alle Mitarbeiter, deren Arbeitszeit Sie mit Zeitkonten erfassen möchten.

Hinweis

  • Die erste Zeitkonto-Konfigurationsvorlage (Überstunden) summiert alle Arbeitsstunden, die zwischen den zugewiesenen Stunden und 45 Stunden pro Woche liegen. (Beispiel-Screenshot)
    Aus diesen Grund sollte das Zeitkonto wöchentlich berechnet werden und auf den Überstunden-Minuten basieren.
    Da der Mitarbeiter im Beispiel 42.5 Wochenarbeitsstunden zugewiesen hat, sollte die maximale Summe pro Zeitraum auf 150 Minuten festgesetzt werden (42.5 Stunden + 150 Minuten = 45 Stunden).
    • Keine Schwelle wird benötigt, da alle Arbeitszeit über der zugewiesenen Arbeitszeit gezählt werden sollte. Falls Ihre Firma abweichend davon Arbeitsverträge hat, in denen eine bestimmte Menge Überstunden bereits mit dem Gehalt abgegolten sind, können Sie hier natürlich eine Schwelle definieren. 
    • Die resultierenden Abwesenheitsansprüche sollten als Überstunden erstellt werden, wenn sie positiv sind. Negative Ansprüche sollten als Überzeit erstellt werden (da diese immer als erstes reduziert werden sollte). Falls keine Überzeit verfügbar ist, um beispielsweise einen Abwesenheitsantrag abzudecken, ist als Eskalation für Überzeit die Überstunden eingestellt, sodass in diesem Fall automatisch Überstunden verwendet werden.
  • Die zweite Zeitkonto-Konfigurationsvorlage deckt die Überzeit ab. (Beispiel-Screenshot) 
    • Es ist essenziel, hier eine Schwelle zu definieren, da wir nicht wollen, dass die Zeit zwischen den zugewiesenen Stunden eines Mitarbeiters und 45 Stunden wöchentlich zweimal gezählt wird. Im vorliegenden Beispiel ist die Schwelle 150 Minuten (die 2.5 Stunden Differenz zwischen den zugewiesenen 42.5 Stunden und dem Maximum von 45 Stunden). Dieser Schwellenwert sollte nicht in die Summe einberechnet werden. Dieser Zeitraum ist bereits von der Überstunden-Konfigurationsvorlage abgedeckt.
    • Wenn das Zeitkonto am Ende der Woche einen positiven Wert hat, sollten resultierende Abwesenheitsansprüche als Abwesenheitsart "Überzeitausgleich" erstellt werden. Negative Werte sollten nicht verarbeitet werden, da das Überzeit-Konto nie negativ werden kann.

Ergebnis

Wenn Sie alle Schritte befolgt haben, werden im Arbeitsvertrag Ihres Mitarbeiters zwei Zeitkonto-Konfigurationen angezeigt: Eine für Überstunden und eine für Überzeit.
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HR