Urlaub & Abwesenheit

3. Abwesenheitsansprüche ausrollen

4. Abwesenheitsansprüche übertragen

5. Abwesenheitsansprüche ändern

6. Ad-hoc Abwesenheiten erfassen

8. Genehmigte Abwesenheiten ändern

1. Überblick

Das Abwesenheitsmanagement ist ein sehr umfangreicher Bereich in Dynamics HR Management. Daher erhalten Sie zunächst einen Überblick, was alles möglich ist, wo die Gemeinsamkeiten und Unterschiede einzelner Funktionen liegen und schließlich eine genaue Anleitung, wie Sie die Funktionen effektiv einsetzen können.

Es wird unterschieden zwischen Ad-Hoc Abwesenheiten und Geplanten Abwesenheiten. Zu den geplanten Abwesenheiten zählen Urlaub und Überstundenabbau, während Ad-Hoc-Abwesenheiten ungeplant und unerwartet auftreten, wie z.B. Krankheit oder ein Arbeitsunfall.

Es wird auch unterschieden, ob die Abwesenheit auch vom Mitarbeiter selbst beantragt werden kann, wie beispielsweise Urlaub, oder ob sie nur vom HR Manager eingetragen werden kann, wie etwa unentschuldigtes Fehlen.

Neben den Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter haben Sie als HR Manager auch die Möglichkeit, Abwesenheiten für mehrere Mitarbeiter, einzelne Abteilungen oder sogar für das gesamte Unternehmen auszurollen und automatisch zu genehmigen. Diese Option findet beispielsweise bei Betriebsferien Anwendung.

Sie können jedoch nicht nur Abwesenheiten für Mitarbeiter eintragen, sondern auch Abwesenheiten für bestimmte Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen sperren. Dies könnten Sie beispielsweise nutzen, wenn wichtige Tätigkeiten anstehen, für die bestimmte Personen unbedingt benötigt werden.

Viele wiederkehrende Aufgaben werden völlig automatisch im Hintergrund ausgeführt, ohne dass Sie diese ständig manuell erledigen müssen. Eine genauere Übersicht hierzu finden Sie weiter unten: Automatismen im Abwesenheitsmanagement

1.1 Erklärung des Abwesenheitsanspruchsausgleichs

Ausgleich von negativ verbleibenden Tagen durch positive Ansprüche möglich

Die Lösung unterstützt die Verrechnung von Abwesenheitsansprüchen. Beim Anlegen oder Aktualisieren des Anspruchs bzw. des genommenen Teils des Abwesenheitsanspruchs prüft das System, ob ein zu verrechnender Anspruch vorhanden ist. Die Verrechnung eines Abwesenheitsanspruchs bedeutet die Deckung negativer Restansprüche mit positiven bestehenden Abwesenheitsansprüchen.

Wenn z.B. ein Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch überbucht hat und später einen neuen Abwesenheitsanspruch erhält, oder wenn ein negativer Restanspruch in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen wird, so wird zunächst der neue Abwesenheitsanspruch zur Verrechnung des negativen Anspruchs verwendet und anschließend kann der Restanspruch zur Beantragung von Abwesenheit verwendet werden.

Die Verrechnung wird über die Entität "Abwesenheitsanspruchsausgleich" abgewickelt, die zwei Abwesenheitsansprüche miteinander verbindet und ausgleicht. Der Betrag des Abwesenheitsanspruchsausgleichs stammt vom Anspruch "Ausgleich Von" und wird an "Ausgleich An" übergeben.
Abwesenheitsansprüche, die zum Ausbuchen eines positiven (oder negativen) Restanspruches nach dem Enddatum eines Abwesenheitsanspruchs entstehen, werden nicht verrechnet. Um dies zu gewährleisten, wird im Hintergrund gekennzeichnet, dass es sich um einen ausgebuchten Restanspruch handelt. Datensätze, bei denen diese Markierung auf "Ja" gesetzt ist werden weder für die Verrechnung von Ansprüchen noch für die Verknüpfung mit einer Urlaubsverrechnung berücksichtigt. Der Datensatz bezieht sich nur auf den Elternurlaubsanspruch, von dem er ausgebucht ist.

Überbuchung von Abwesenheitsansprüchen möglich

Ein Urlaubsanspruch kann nicht mehr überbucht werden. Falls der Urlaubsantrag eines Mitarbeiters genehmigt wird, der den Betrag der Urlaubsansprüche übersteigt, werden die überbuchten Tage in einem eigenen Anspruch gesammelt. Das bedeutet, dass für jeden überbuchten Urlaubsantrag ein Urlaubsanspruch mit dem Betrag Null für einen neuen Urlaubsanspruch angelegt wird. Dieser Urlaubsanspruch hat ein Startdatum, das dem Beginn des Urlaubsantrags entspricht. Der automatisch erzeugte Urlaubsanspruch bei Überbuchungen ist standardmäßig bis zum Ende des Geschäftsjahres gültig und die Behandlung Verbleibender auf "Übertrag in neue Periode" gestellt. Das "Übertragung bis"-Datum (früher "Verfallsdatum" genannt) ist standardmäßig bis zum Ende des nächsten Geschäftsjahres gültig, kann aber geändert werden.

1.2 Anwendungsfall

Fall 1: Überbuchung eines Urlaubsanspruches

Die Mitarbeiterin Anna Schmidt hat für das laufende Jahr 2020 für die Abwesenheitsart Urlaub einen Urlaubsanspruch in Höhe von 28 Tagen. Für dieses Jahr plant sie einen langen Sommerurlaub in Übersee. Deshalb stellt sie vom 1. Juli 2020 bis zum 9. August 2020 einen Urlaubsantrag, der ihren gesamten Urlaubsanspruch von 28 Tagen aufbraucht.

Während ihres Urlaubs wird ihr Rückflug nach Hause gestrichen und der nächste Flug ist erst in 5 Tagen verfügbar. Daher muss sie ihren Urlaub verlängern. Ihr HR-Manager genehmigt den Antrag. Nun hat Anna 33 Tage Urlaub genommen und ihr Urlaubsanspruch von 28 Tagen ist um 5 Tage überbucht.

Was geschieht mit Annas Abwesenheitsübersicht?

Vor Rollup 31 wurde der "Genommen" Wert des Anspruchs auf 33 Tage und der "Verbleibende" Wert auf 5 Tage negativ aktualisiert.

Mit dem neuen Update sieht die Urlaubszusammenfassung wie folgt aus: Der Urlaubsanspruch mit 28 Tagen ist nicht mehr überbucht. Es wird automatisch ein neuer Anspruch mit 0 Tagen angelegt, der die überbuchte Anzahl von Tagen enthält. Das bedeutet auch, dass für jeden überbuchten Urlaubsantrag eine Urlaubsaufteilung erstellt wird, die automatisch einen neuen Urlaubsanspruch mit dem Betrag Null anlegt.

Um herauszufinden, wie die Verrechnung eines negativen Urlaubsanspruchs mit einem zusätzlich gewährten Anspruch funktioniert, gehen Sie bitte zu Fall 1a. Wie ein Fall aussieht, wenn der negative Urlaubsanspruch in das nächste Geschäftsjahr übertragen wird, finden Sie unter Fall 1b.

Fall 1.a: Verrechnung eines negativen Urlaubsanspruchs mit einem zusätzlichen Anspruch

Nachdem Anna aus dem Urlaub zurück ist, hat sie im Herbst ihr jährliches Mitarbeitergespräch. Um ihre harte Arbeit anzuerkennen, gewährt Annas Personalleiterin ihr zusätzlich 6 Tage Urlaub. Da sie dem Unternehmen noch 5 Tage aus ihrem verlängerten Sommerurlaub schuldet, erhält sie nicht den vollen Anspruch von 6 Tagen. Der neue Anspruch wird sofort mit dem negativen Restanspruch verrechnet. Somit bleibt nur noch ein Tag als Resturlaubsanspruch übrig, den Anna nutzen kann.

Fall 1.b: Verrechnung eines übertragenen negativen Urlaubsanspruchs mit neu ausgerolltem Jahresurlaub

Für ihren verlängerten Sommerurlaub schuldet Anna dem Unternehmen 5 Tage Urlaub. Wie oben erläutert, wird dieser Anspruch auf "Übertrag in neue Periode" gesetzt, so dass er auf das nächste Geschäftsjahr 2021 übertragen wird. Zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres wird ihr neuer Jahresurlaubsanspruch von 28 Urlaubstagen eingeführt. Da sie dem Unternehmen jedoch ab dem Jahr 2020 noch 5 Tage schuldet…

…wird dieser Anspruch auf ihren neu ausgerollten Jahresurlaubsanspruch von 28 Tagen angerechnet. Da der negative Urlaubsanspruch sofort von ihrem neuen positiven Anspruch abgezogen wird, kann sie im Jahr 2021 nur 23 Urlaubstage in Anspruch nehmen. So sieht die Abwesenheitsübersicht aus:

Der positive Anspruch von 28 Tagen wird als "Ausgleich von" verwendet und gleich Annas übertragene negative Tage aus.

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2. Abwesenheitsübersicht

Sie können eine Übersicht aller Abwesenheiten der Mitarbeiter anzeigen lassen.

Navigieren Sie zu HR Hub - Abwesenheitsübersichten (Urlaub & Abwesenheit).

In dieser Übersicht erhalten Sie detaillierte Informationen zu allen Mitarbeitern und deren Abwesenheiten.

Sie können sehen, wie viel Urlaubsanspruch ein Mitarbeiter für welche Abwesenheitsart hat, wieviel dieses Anspruchs bereits verbraucht wurde und wie lange der daraus berechnete Restanspruch noch gültig ist.

Die Ansprüche, sowie deren Gültigkeit, werden automatisch aus dem Arbeitsvertrag übernommen. Alle bereits beanspruchten Abwesenheiten werden aus der Abwesenheitsverwaltung übernommen.

Geplante Abwesenheiten werden in der Abwesenheitsübersicht angezeigt, sobald diese genehmigt sind, ad-hoc Abwesenheiten werden direkt übernommen.

Es wird für jeden Mitarbeiter pro Abwesenheitsart ein eigener Datensatz in der Abwesenheitsübersicht angezeigt.

Besonderheit: Überstunden

Eine Besonderheit bilden Überstunden. Die gesamte Überzeit wird ständig aktualisiert und erhält die Daten aus der Anwesenheit des jeweiligen Mitarbeiters. So wird für jeden Tag, an dem Überstunden geleistet wurden, ein neuer Anspruch erstellt. Dieser wird jeweils dem Gesamtanspruch hinzugefügt.

Weitere Informationen finden Sie hier: Wie viel Überzeit habe ich gearbeitet?

Überstunden sind neben regulärem Urlaub die einzige Abwesenheitsart, die auch im Self-Service beantragt werden kann.

Sie haben hier auch die Möglichkeit die Ansicht zu erweitern bzw. anzupassen.

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3. Abwesenheitsansprüche ausrollen

Das Ausrollen von Urlaubsansprüchen ist ein einfacher Prozess und kann über einen Dialog erfolgen.

Dieser Dialog betrifft alle Mitarbeiter einer Abteilung und die Mitarbeiter der Abteilungen, die hierarchisch darunter liegen.

Für detaillierte Informationen zur Bedienung des Dialogs folgen Sie bitte diesem Link: Abwesenheitsanspruch ausrollen

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4. Abwesenheitsansprüche übertragen

Sie können den verbleibenden Abwesenheitsanspruch Ihrer Mitarbeiter mittels eines übersichtlichen Dialogs vom letzten Jahr in dieses oder von diesem Jahr ins nächste übertragen.

Am zeitsparendsten ist es, die verbleibenden Urlaubsansprüche für eine ganze Abteilung oder sogar das gesamte Unternehmen auf einmal zu übertragen.

Wenn Sie den verbliebenen Abwesenheitsanspruch eines einzelnen Mitarbeiters übertragen möchten, öffnen Sie seine Digitale Personalakte und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Urlaubsanspruch übertragen.

Für detaillierte Informationen zur Bedienung des Dialogs folgen Sie bitte diesem Link: Abwesenheitsanspruch übertragen

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5. Abwesenheitsansprüche ändern

Es kann vorkommen, dass Sie die Urlaubsansprüche eines Mitarbeiters im Nachhinein ändern müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ihm Anspruch abziehen oder neuen Anspruch gewähren wollen. Dafür müssen Sie jedoch nicht gleich den aktuellen Arbeitsvertrag mit den Ansprüchen erneuern.

Um Abwesenheitsansprüche eines Mitarbeiters zu ändern, öffnen Sie die Digitale Personal-Akte des Mitarbeiters, indem Sie zu HR Hub - Mitarbeiter navigieren und den Eintrag Ihres Mitarbeiters mit Doppelklick öffnen.

Wechseln Sie zu dem Tab "Urlaub & Abwesenheit". Auf der rechten Seite sehen Sie die Abwesenheitsübersicht Ihres Mitarbeiters. Hier können Sie einen neuen Abwesenheitsanspruch hinzufügen, indem Sie auf den Button "Abwesenheitsanspruch hinzufügen" klicken.

Es öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie nun den Abwesenheitstyp, sowie die Anzahl der Tage, die Sie hinzufügen oder abziehen möchten. Der Wert für den Anspruch wird in Tagen angegeben. Gültig sind hierbei ganze und halbe Tage.

Wählen Sie das Start- und Enddatum für den Gültigkeitszeitrum und optional, bis zu welchem Datum der Anspruch übertragen werden soll.

Definieren Sie nun, was mit übrig gebliebenem Anspruch passieren soll und geben Sie optional eine Beschreibung für den Abwesenheitsanspruch an.

Klicken Sie auf Weiter. Der Abwesenheitsanspruch wird nun nach Ihren definierten Eingaben hinzugefügt oder abgezogen.

Sie können den Dialog schließen. Bitte aktualisieren Sie die Seite.

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6. Ad-hoc Abwesenheiten erfassen

Ad-Hoc Abwesenheiten können durch HR-Manager oder Vorgesetzte z.B. über die Digitale Personalakte angelegt werden.

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Mitarbeiter und öffnen Sie die Digitale Personalakte des Mitarbeiters, für den Sie eine Ad-Hoc Abwesenheit erfassen möchten.

Öffnen Sie dort den Abschnitt Abwesenheitsverwaltung. Klicken Sie im Bereich Urlaubsanträge oder Krankheitstage auf das + Symbol, um eine neue Abwesenheit zu erfassen.

Es öffnet sich das Formular für Abwesenheiten. Der Name des Mitarbeiters wird aus der Personalakte bereits übernommen. Wählen Sie nun die Art der Abwesenheit, das Startdatum und das (voraussichtliche) Enddatum aus. Außerdem können Sie dokumentieren, ob die Abwesenheit den ganzen Tag besteht. Speichern Sie anschließend den Datensatz ab.

Nach dem ersten Speichern werden automatisch die Abwesenheitstage berechnet, der Abteilungskalender geladen und die Abwesenheit ist im Statusgrund Entwurf sichtbar. So kann bequem und einfach eingesehen werden, ob es durch die Abwesenheit des Mitarbeiters zu Kapazitätsengpässen kommen kann.

Klicken Sie anschließend auf Nächste Phase

In dieser Phase bleibt der Datensatz, bis der Mitarbeiter wieder an den Arbeitsplatz zurückgekehrt ist. Falls notwendig, kann in dieser Zeit das voraussichtliche Enddatum immer wieder aktualisiert werden. Sobald der Mitarbeiter zurück ist, kann das Enddatum final angepasst und das Feld Mitarbeiter arbeitet wieder auf Ja gesetzt werden. Je nach Dauer und Art der Abwesenheit wird die Phase Nachbearbeitung hinzugefügt.

Klicken Sie auf Nächste Phase

Im letzten Schritt kann nun erfasst werden, ob eine evetnuell erforderliche Krankmeldung eingegangen ist. Setzen Sie das Feld Krankmeldung erhalten auf Ja und bestätigen Sie mit einem Klick auf Fertigstellen.

Der Statusgrund wechselt auf Genehmigt und der Datensatz ist schreibgeschützt gespeichert. Außerdem erscheint ein Eintrag in der Abwesenheitsübersicht und im Abwesenheitskalender.

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7. Urlaub erfassen

Urlaub kann sowohl vom HR Manager eingetragen werden, als auch vom Mitarbeiter selbst im Self-Service. Das Eintragen durch den HR Manager kann beispielsweise nötig sein, falls der Mitarbeiter zur Belegschaft gehört und keinen eingenen Zugang zum System hat. Bevorzugt ist natürlich der Weg, dass Mitarbeiter Ihren Urlaub selbst und ohne Zutun des HR Managers eintragen.

Dieser Abschnitt behandelt die Erfassung aus Sicht des HR Managers!

Für weitere Informationen zum Mitarbeiter Self-Service besuchen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt: Mitarbeiter Self-Service.

In Dynamics HR Management stehen Ihnen out-of-the-box zwei Urlaubsantragsprozesse zur Verfügung: Urlaubsantrag mit Vertreter oder Urlaubsantrag ohne Vertreter.

Welcher dieser Prozesse in Ihrem Unternehmen als Standard verwendet wird, können Sie selbst festlegen. Als HR Manager können Sie auch während der Erstellung eines Urlaubantrags den Prozess wechseln, den Mitarbeitern steht jedoch nur der festgelegte Prozess zur Verfügung.

Hinweis:

Beide Prozesse stehen parallel zur Verfügung. Für jeden neuen Urlaubsantrag kann entweder der eine oder der andere Prozess ausgewählt werden.

Häufig wird in einem Unternehmen jedoch nur EINER der beiden Urlaubsprozesse verwendet. Deaktivieren Sie daher einfach den nicht benötigten Prozess, um Verwechslungen zu vermeiden.

Urlaubsantrag erfassen ohne Vertreter

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Mitarbeiter und öffnen Sie die Digitale Personalakte des Mitarbeiters, für den Sie einen Urlaubsantrag erfassen möchten.

Öffnen Sie dort den Bereich Abwesenheitsverwaltung und klicken Sie im Abschnitt Urlaubsanträge auf das + Symbol, um eine neue Abwesenheit zu erfassen.

Wählen Sie nun Urlaub als Art der Abwesenheit und geben Sie Start- und Enddatum des Urlaubs ein. Wählen Sie nun aus, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt. Wenn nicht, haben Sie die Wahl, ob der Urlaub erst in der zweiten Hälfte des Starttages beginnt oder bereits nach der ersten Hälfte des letzten Tages endet.

Je nach Entscheidung wird natürlich auch nur ein halber Tag vom Urlaubsanspruch abgezogen.

Geben Sie auf Wunsch noch eine Anmerkung ein und Speichern Sie

Durch den Speichervorgang wurde die Gesamtdauer des Urlaubes berechnet. Beachten Sie auch, dass die Berechnung der benötigeten Urlaubstage vom Kalender des Mitarbeiters abhängt. So werden beispielsweise Wochenenden oder regionale Feiertage nur berücksichtigt, wenn Sie im entsprechenden Kalender eingetragen sind.

Zusätzlich wurde der Abwesenheitskalender eingeblendet, in dem Sie neben dem akteullen Urlaubsentwurf auch die abteilungsweiten Abwesenheiten sehen können. So können Sie auf einen Blick abschätzen, ob es durch den Urlaub zu Engpässen in der Abteilung kommen könnte.

Sobald alles in Ordnung ist und Sie fortfahren möchten, klicken Sie auf Nächste Phase

Der Fortschritt in die nächste Phase löst nun automatisch einen Informationsprozesse für den Vorgesetzten aus. Dieser bekommt automatisch eine E-Mail, in der er informiert wird, dass einer seiner Mitarbeiter Urlaub beantragt hat. In dieser E-Mail ist ebenso ein Link zum Antrag.

Der gestellte Antrag erscheint auch im Vorgesetzten Dashboard und im HR Fristendashboard. So wird sichergestellt, dass der Vorgesetzte auch informiert wird, falls er seine E-Mails nicht gelesen hat. Der HR Manager kann bei lange austehenden Entscheidungen Erinnerungen verschicken oder selbst entscheidend eingreifen.

Klickt der Vorgesetzte den Link an, wird er direkt zum Antrag gebracht, den er überprüfen kann. Er findet hier alle Informationen auf einen Blick: Wann soll der Urlaub stattfinden, wie lange dauert er und wie sieht zu dieser Zeit die Personalstärke der Abteilung aus?

Der Vorgesetzte kann nun eine Entscheidung fällen und diese eintragen. Wird der Antrag genehmigt, klickt er auf Fertig Stellen und schließt damit den Prozess ab. Entscheidet er sich, den Antrag nicht zu genehmigen, so muss er dies im erscheinenden Feld Ablehnungsgrund begründen, bevor er auf Fertig Stellen klicken kann.

Hinweis:

Der Antrag kann auch durch den HR Manager genehmigt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Anträge auch prozessiert werden können, falls ein Vorgesetzter nicht verfügbar ist.

Durch den Abschluss des Prozesses wird erneut automatisch ein Informationsprozess ausgelöst. Dadurch erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, in der er informiert wird, wie die Entscheidung zu seinem Antrag ausgefallen ist

Welche weiteren Automatismen ausgelöst werden, können Sie dieser Tabelle entnehmen: Automatismen im Abwesenheitsmanagement

Urlaubsantrag erfassen mit Vertreter

Out-of-the-box wird zunächst immer der Urlaubsantragsprozess ohne Vertreter geöffnet. Nach dem ersten Speichervorgang kann der Prozess jedoch gewechselt werden. Füllen Sie zunächst alles wie im Antrag ohne Vertreter aus und Speichern Sie den Antrag

Klicken Sie nun in der Menüleiste auf Verarbeiten und wählen Sie Prozess wechseln

Wählen Sie Absence Processing with Substitute - HR Management - xRM1 und bestätigen Sie mit Auswählen

Es wurde nun ein weiterer Schritt zum Prozess hinzugefügt: Zustimmung Stellvertreter

Sie müssen nun einen Stellvertreter auswählen, bevor Sie in die Nächste Phase wechseln können.

Es wird nun ein automatischer Informationsprozess ausgelöst, der dem Stellvertreter eine E-Mail schickt, in der er über die Vertretungsanfrage informiert wird. Klickt er auf den in der E-Mail enthaltenen Link, gelangt er direkt zum Antrag und kann die Vertretung dort annehmen oder ablehnen.

Nimmt er an, so verläuft der Rest des Antragsprozesses wie der Prozess ohne Vertreter. Der Vorgesetzte wird mit der Bitte um Genehmigung informiert. Anschließend wird der Mitarbeiter über die Entscheidung informiert.

Welche weiteren Automatismen ausgelöst werden, können Sie dieser Tabelle entnehmen: Automatismen im Abwesenheitsmanagement

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8. Genehmigte Abwesenheiten ändern

Sobald der Abwesenheitsprozess abgeschlossen ist, erhält der Datensatz den Status "Genehmigt" und ist schreibgeschützt, um nachträgliche Veränderungen auszuschließen. Dies gilt sowohl für Urlaub, als auch für Krankheit.

Nun kommt es in der Praxis jedoch vor, dass bereits genehmigte Urlaube verschoben werden müssen oder Mitarbeiter im bereits angetretenen Urlaub erkranken.

Für solche Fälle hat der HR Manager die Möglichkeit, bereits abgeschlossene Abwesenheitsanträge zu ändern.

Sie können Abwesenheitsanträge entweder über die Abwesenheitsübersicht (HR Hub - Abwesenheitsübersicht) oder direkt in der digitalen Personalakte des betroffenen Mitarbeiters (HR Hub - Mitarbeiter - Urlaub & Abwesenheit) ändern.

Öffnen Sie mit Doppelklick den Abwesenheitsantrag, den Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf den Button "Abwesenheitsantrag ändern" unter dem Bereich "Änderung des Abwesenheitsantrags" auf der rechten Seite.

Es öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie hier, welche Aktion Sie ausführen möchten:

Abwesenheitsantrag modifizieren
Urlaubsantrag aufteilen
Abwesenheitsantrag stornieren

Abwesenheitsantrag modifizieren

Bei Änderung der zeitlichen Dauer des Abwesenheitsantrags, wählen Sie bitte die Option "Abwesenheitsantrag modifizieren" und klicken Sie auf Weiter. Aktualisieren Sie die Datumswerte und prüfen Sie, ob der Urlaubsantrag in der ersten Tageshälfte oder am Ende eines Tages beginnt/endet.

Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter. Der Abwesenheitsantrag ist nun aktualisiert.

Urlaubsantrag aufteilen

Erkrankt ein Mitarbeiter während seines Urlaubs, können Sie den Urlaubsantrag aufteilen. Wählen Sie hierfür die Option "Urlaubsantrag aufteilen" und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie die Abwesenheitsart, sowie das Enddatum, für die erste Hälfte der Abwesenheit an und anschließen die Abwesenheitsart für die zweite Hälfte der Abwesenheit.

Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter. Der Abwesenheitsantrag ist nun aktualisiert. Die Urlaubsübersichten der Abwesenheiten wurden dementsprechend angepasst.

Abwesenheitsantrag stornieren

Wenn Sie einen genehmigten Abwesenheitsantrag stornieren möchten, wählen Sie die Option "Abwesenheitsantrag stornieren" und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie einen Grund für die Stornierung des Abwesenheitsantrags ein und klicken Sie anschließend auf Weiter.

Der Abwesenheitseintrag wurde nun ersatzlos storniert.

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9. Betriebsferien

Dynamics HR Management bietet eine einfache Möglichkeit, Betriebsferien auszurollen. Dabei können Sie entscheiden, ob diese für den gesamten Betrieb, für bestimmte Abteilungen oder nur für bestimmte Personen gelten sollen.

Es handelt sich hierbei im Prinzip um einen Urlaubsantrag, welchen Sie für die gewählte Personengruppe erstellen. Dieser wird automatisch genehmigt.

Hinweis: Die Dauer der Betriebsferien wird vom Urlaubsanspruch der jeweiligen Mitarbeiter abgezogen.

Um Betriebsferien auszurollen, navigieren Sie zu HR Hub - Betriebsferien und fügen Sie einen neuen Datensatz hinzu, indem Sie auf Neu klicken.

Geben Sie im Tab "Allgemein" einen aussagekräftigen Namen ein und legen Sie den Zeitraum der Betriebsferien fest. Über die Option "Ganztägiges Ereignis" können Sie steuern, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, oder ob es nur einen halben Tag betrifft. Wenn es sich um kein ganztägiges Ereignis handelt, so muss zusätzlich der Teil des ersten, sowie des letzten Tages definiert werden. Fügen Sie optional noch eine Anmerkung hinzu.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Nun können Sie entweder die Betriebsferien für ganze Abteilungen oder für einzelne Mitarbeiter hinzufügen.

Betriebsferien für Abteilungen ausrollen
Betriebsferien für einzelne Mitarbeiter ausrollen

Auch ein Kombinieren beider Varianten ist möglich.

1. Betriebsferien für Abteilungen ausrollen

Nach dem Speichern erscheint im Tab "Allgemein" ein weiterer Bereich "Betroffene Abteilungen", in dem Sie nun die Abteilungen hinzufügen können, welche die Betriebsferien betreffen.
Klicken Sie dafür auf die drei Punkte oben rechts und anschließend auf "hinzufügen: Abteilung".

Wählen Sie nun die Abteilungen aus und klicken Sie auf "Hinzufügen". Die ausgewählten Abteilungen erscheinen anschließend in dem Bereich der betroffenen Abteilungen.

Möchten Sie Betriebsferien für einzelne Mitarbeiter nicht ausrollen, können Sie den nächsten Schritt überspringen.

2. Betriebsferien für Mitarbeiter ausrollen

Möchten Sie Betriebsferien für einzelne Mitarbeiter ausrollen, wechseln Sie zum Tab "Mitarbeiter" (rechts vom Tab "Allgemein").
Klicken Sie nun oben rechts auf "hinzufügen: Mitarbeiter".

Wählen Sie nun die betroffenen Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "Hinzufügen". Die ausgewählten Mitarbeiter erscheinen anschließend in der Übersicht.

Nachdem Sie die Abteilungen bzw. Mitarbeiter hinzugefügt haben, für die Sie die Betriebsferien ausrollen möchten, können Sie mit dem Ausrollen der Betriebsferien beginnen. Klicken Sie hierfür oben in der Menüleiste auf "Verteilung starten".

Die Betriebsferien werden nun für alle gewählten Mitarbeiter ausgerollt.

Im Tab "Problematische Urlaubsverteilung" erhalten Sie eine Übersicht, ob es bei den Abteilungen bzw. Mitarbeitern Probleme beim Ausrollen gab. Während des Anlegens ist dieser Abschnitt immer leer.

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10. Abwesenheitskalender

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Abwesenheitskalender

Sie sehen nun den Abwesenheitskalender für alle Mitarbeiter. Aufgeteilt ist die Ansicht in drei Bereiche.

Eine Übersicht über die Mitarbeiter und die Abteilungen
Eine kalendarische Übersicht über alle Abwesenheiten mit farblich markierten Kalendereinträgen
- weiß: Arbeitstag
- hellgrau: Arbeitsfreie Tage (z.B. Wochenende, Feiertage)
- hellgrün: Urlaub im Entwurf. Geplant, aber noch nicht beantragt.
- mittelgrün: Urlaub in Bearbeitung: Beantragt, aber noch nicht genehmigt
- dunkelgrün: Urlaub genehmigt. Antragsprozess abgeschlossen
- violett: Krankheit
- gelber Balken: Besondere Arbeitstage und Urlaubssperren
  
  Hinweis:
  
  Fahren Sie mit dem Mauszeiger über einen Kalendereintrag, um sich mehr Details zur Abwesenheit anzeigen zu lassen.
  
  Übrigens können Sie auch die Farben der Kalendereinträge individuell anpassen.
Übersichtstabelle über die Gesamtzahl der Abwesenheiten aufgeschlüsselt nach Abwesenheitsart
(Sie können diese Übersicht ein- und ausklappen, indem Sie den Pfeil über dem Summensymbol drücken)

Sie haben nun etliche Möglichkeiten, die Ansicht so anzupassen, dass Sie exakt die Informationen erhalten, die Sie sehen möchten.

Geben Sie hier Anfang und Ende der Zeitspanne an, die Sie sehen möchten. Ändern Sie das Anfangsdatum, wird das Enddatum automatisch so geändert, dass die angezeigte Zeitspanne die gleiche Länge behält. Ändern Sie das Enddatum, wird die Länge der angezeigten Zeitspanne geändert. Das Startdatum bleibt davon unberührt.
Dieses Suchfeld bietet Ihnen eine Freitextsuche. Die Groß- und Kleinschreibung wird hier nicht beachtet und Sie können * als Wildcard benutzen
Klicken Sie hier, um die erweiterte Filterfunktion zu aktivieren. Sie können nun in den einzelnen Spalten auf den kleinen Pfeil nach unten klicken und Ihre gewünschten Filter eingeben
Klicken Sie hier, um die Übersichtstabelle für alle Mitarbeiter aufgeschlüsselt nach Abwesenheitsart in eine Excel-Tabelle zu exportieren

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11. Urlaubssperren

In Dynamics HR Management können Sie auch besondere Arbeitstage wie beispielsweise Strategieplanungswochen oder eine Urlaubssperre im Abwesenheitskalender eintragen. Um einen solchen besonderen Arbeitstag im Kalender einzutragen, wird ein Termin für den Mitarbeiter erstellt.

Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste auf das + Symbol und wählen Sie Termin

Tragen Sie hier, wie Sie es auch aus Outlook kennen, einen Betreff, Start- und Endzeit ein, setzen Sie den Haken bei Ganztägiges Ereignis und wählen Sie bei Erforderlich den betreffenden Mitarbeiter aus. Damit dieser Termin nun auch im Abwesenheitskalender erscheint, ist noch ein weiterer Schritt nötig. Der Bezug des Termins muss ebenfalls auf den betreffenden Mitarbeiter gesetzt werden.

Abschließend können Sie den Termin Speichern & Schließen

Die Urlaubssperre ist nun im Abwesenheitskalender sichtbar.

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12. Automatismen

Die Abwesenheitsprozesse in Dynamics HR Management werden durch verschiedene Aktivitäten begleitet und unterstützt. So werden im Verlauf des Genehmigungs- oder Dokumentationsprozesses E-Mails gesendet und Termine sowie Aufgaben in Microsoft Dynamics und Outlook erstellt.

Eine Übersicht der Aktivitäten im jeweiligen Abwesenheitsprozess sehen Sie hier:

Abwesenheitstyp	Ersteller	Prozess	Ergebnis
Urlaub	Mitarbeiter Vorgesetzter HR Manager	Genehmigungsprozess Mit/Ohne Vertreter	E-Mail an Vertreter: Bitte um Freigabe E-Mail an Vorgesetzten: Bitte um Freigabe Status: Genehmigt/Abgelehnt (schreibgeschützt) E-Mail an Mitarbeiter: Info über Freigabe/ Ablehnung Globaler Abwesenheitskalender: Neuer Eintrag Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Outlook-Termin: “Frei” für Vertreter Aufgaben Mitarbeiter: bei Abwesenheiten > 2 Tagen
Überstundenausgleich	HR Manager	Genehmigungsprozess Mit/Ohne Vertreter	E-Mail an Vertreter: Bitte um Freigabe E-Mail an Vorgesetzten: Bitte um Freigabe Status: Genehmigt/Abgelehnt (schreibgeschützt) E-Mail an Mitarbeiter: Info über Freigabe/ Ablehnung Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Outlook-Termin: “Frei” für Vertreter Aufgaben Mitarbeiter: bei Abwesenheiten > 2 Tagen
Sonderurlaub Unbezahlter Urlaub	HR Manager	Genehmigungsprozess Mit/Ohne Vertreter
Krankheit / Arbeitsunfall	HR Manager	Warten auf Rückkehr/ Krankmeldung	Globaler Abwesenheitskalender: Neuer Eintrag Status: Genehmigt (schreibgeschützt) Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Krankmeldung: Bei Krankheit > 1 Tag
Kind krank
Unentschuldigtes Fehlen
Mutterschutz / Elternzeit	HR Manager	Dokumente / Abschluss	Globaler Abwesenheitskalender: Neuer Eintrag Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Status: Genehmigt
Betriebsferien	HR Manager	Funktion Betriebsferien	Status: Genehmigt (schreibgeschützt) Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Aufgaben Mitarbeiter: bei Abwesenheiten > 2 Tage

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