Abwesenheitsmanagement

2. Abwesenheitsansprüche ausrollen

3. Abwesenheitsansprüche übertragen

4. Abwesenheitsansprüche ändern

5. Ad-hoc Abwesenheiten erfassen

1. Überblick

Das Abwesenheitsmanagement ist ein sehr umfangreicher Bereich in Dynamics HR Management. Daher erhalten Sie zunächst einen Überblick, was alles möglich ist, wo die Gemeinsamkeiten und Unterschiede einzelner Funktionen liegen und schließlich eine genaue Anleitung, wie Sie die Funktionen effektiv einsetzen können.

Es wird unterschieden zwischen Ad-Hoc Abwesenheiten und Geplanten Abwesenheiten. Zu den geplanten Abwesenheiten zählen Urlaub und Überstundenabbau, während Ad-Hoc-Abwesenheiten ungeplant und unerwartet auftreten, wie z.B. Krankheit oder ein Arbeitsunfall.

Es wird auch unterschieden, ob die Abwesenheit auch vom Mitarbeiter selbst beantragt werden kann, wie beispielsweise Urlaub, oder ob sie nur vom HR Manager eingetragen werden kann, wie etwa unentschuldigtes Fehlen.

Neben den Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter haben Sie als HR Manager auch die Möglichkeit, Abwesenheiten für mehrere Mitarbeiter, einzelne Abteilungen oder sogar für das gesamte Unternehmen auszurollen und automatisch zu genehmigen. Diese Option findet beispielsweise bei Betriebsferien Anwendung.

Sie können jedoch nicht nur Abwesenheiten für Mitarbeiter eintragen, sondern auch Abwesenheiten für bestimmte Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen sperren. Dies könnten Sie beispielsweise nutzen, wenn wichtige Tätigkeiten anstehen, für die bestimmte Personen unbedingt benötigt werden.

Viele wiederkehrende Aufgaben werden völlig automatisch im Hintergrund ausgeführt, ohne dass Sie diese ständig manuell erledigen müssen. Eine genauere Übersicht hierzu finden Sie weiter unten: Automatismen im Abwesenheitsmanagement

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

2. Abwesenheitsansprüche ausrollen

Das Ausrollen von Urlaubsansprüchen ist ein einfacher Prozess und kann über einen Dialog erfolgen.

Dieser Dialog betrifft alle Mitarbeiter einer Abteilung und die Mitarbeiter der Abteilungen, die hierarchisch darunter liegen.

Für detaillierte Informationen zur Bedienung des Dialogs folgen Sie bitte diesem Link: Abwesenheitsanspruch ausrollen

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

3. Abwesenheitsansprüche übertragen

Sie können den verbleibenden Abwesenheitsanspruch Ihrer Mitarbeiter mittels eines übersichtlichen Dialogs vom letzten Jahr in dieses oder von diesem Jahr ins nächste übertragen.

Am zeitsparendsten ist es, die verbleibenden Urlaubsansprüche für eine ganze Abteilung oder sogar das gesamte Unternehmen auf einmal zu übertragen.

Wenn Sie den verbliebenen Abwesenheitsanspruch eines einzelnen Mitarbeiters übertragen möchten, öffnen Sie seine Digitale Personalakte und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Urlaubsanspruch übertragen.

Für detaillierte Informationen zur Bedienung des Dialogs folgen Sie bitte diesem Link: Abwesenheitsanspruch übertragen

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

4. Abwesenheitsansprüche ändern

Es kann vorkommen, dass Sie die Urlaubsansprüche eines Mitarbeiters im Nachhinein ändern müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ihm Anspruch abziehen oder neuen Anspruch gewähren wollen.

Anstatt nun den aktuellen Vertrag mit den Ansprüchen zu erneuern, können Sie einen in der Digitalen Personalakte verfügbaren Dialog nutzen.

Öffnen Sie hierfür die Digitale Personalakte des betroffenen Mitarbeiters und klicken Sie in der Menüleiste auf Urlaubsansprüche

Wählen Sie nun den Abwesenheitstyp und die Anzahl der Tage, die Sie hinzufügen oder abziehen möchten. Der Wert für den Anspruch wird in Tagen angegeben. Gültig sind hierbei ganze Tage und halbe Tage. Erlaubt sind also beispielsweise 2,5 wohingegen 2,7 verboten ist.

Wählen Sie gegebenenfalls ein Start- und Enddatum für die Gültigkeit aus und auf Wunsch eine Beschreibung, warum der Anspruch vergeben wird.

Sobald Sie alle Informationen erfasst haben, bestätigen Sie mit Weiter und der Anspruch wird hinzugefügt / abgezogen.

Schließen Sie den Dialog anschließend mit einem Klick auf Fertigstellen

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

5. Ad-hoc Abwesenheiten erfassen

Ad-Hoc Abwesenheiten können durch HR-Manager oder Vorgesetzte z.B. über die Digitale Personalakte angelegt werden.

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Mitarbeiter und öffnen Sie die Digitale Personalakte des Mitarbeiters, für den Sie eine Ad-Hoc Abwesenheit erfassen möchten.

Öffnen Sie dort den Abschnitt Abwesenheitsverwaltung. Klicken Sie im Bereich Urlaubsanträge oder Krankheitstage auf das + Symbol, um eine neue Abwesenheit zu erfassen.

Es öffnet sich das Formular für Abwesenheiten. Der Name des Mitarbeiters wird aus der Personalakte bereits übernommen. Wählen Sie nun die Art der Abwesenheit, das Startdatum und das (voraussichtliche) Enddatum aus. Außerdem können Sie dokumentieren, ob die Abwesenheit den ganzen Tag besteht. Speichern Sie anschließend den Datensatz ab.

Nach dem ersten Speichern werden automatisch die Abwesenheitstage berechnet, der Abteilungskalender geladen und die Abwesenheit ist im Statusgrund Entwurf sichtbar. So kann bequem und einfach eingesehen werden, ob es durch die Abwesenheit des Mitarbeiters zu Kapazitätsengpässen kommen kann.

Klicken Sie anschließend auf Nächste Phase

In dieser Phase bleibt der Datensatz, bis der Mitarbeiter wieder an den Arbeitsplatz zurückgekehrt ist. Falls notwendig, kann in dieser Zeit das voraussichtliche Enddatum immer wieder aktualisiert werden. Sobald der Mitarbeiter zurück ist, kann das Enddatum final angepasst und das Feld Mitarbeiter arbeitet wieder auf Ja gesetzt werden. Je nach Dauer und Art der Abwesenheit wird die Phase Nachbearbeitung hinzugefügt.

Klicken Sie auf Nächste Phase

Im letzten Schritt kann nun erfasst werden, ob eine evetnuell erforderliche Krankmeldung eingegangen ist. Setzen Sie das Feld Krankmeldung erhalten auf Ja und bestätigen Sie mit einem Klick auf Fertigstellen.

Der Statusgrund wechselt auf Genehmigt und der Datensatz ist schreibgeschützt gespeichert. Außerdem erscheint ein Eintrag in der Abwesenheitsübersicht und im Abwesenheitskalender.

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

6. Urlaub erfassen

Urlaub kann sowohl vom HR Manager eingetragen werden, als auch vom Mitarbeiter selbst im Self-Service. Das Eintragen durch den HR Manager kann beispielsweise nötig sein, falls der Mitarbeiter zur Belegschaft gehört und keinen eingenen Zugang zum System hat. Bevorzugt ist natürlich der Weg, dass Mitarbeiter Ihren Urlaub selbst und ohne Zutun des HR Managers eintragen.

Dieser Abschnitt behandelt die Erfassung aus Sicht des HR Managers!

Für weitere Informationen zum Mitarbeiter Self-Service besuchen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt: Mitarbeiter Self-Service.

In Dynamics HR Management stehen Ihnen out-of-the-box zwei Urlaubsantragsprozesse zur Verfügung: Urlaubsantrag mit Vertreter oder Urlaubsantrag ohne Vertreter.

Welcher dieser Prozesse in Ihrem Unternehmen als Standard verwendet wird, können Sie selbst festlegen. Als HR Manager können Sie auch während der Erstellung eines Urlaubantrags den Prozess wechseln, den Mitarbeitern steht jedoch nur der festgelegte Prozess zur Verfügung.

Hinweis:

Beide Prozesse stehen parallel zur Verfügung. Für jeden neuen Urlaubsantrag kann entweder der eine oder der andere Prozess ausgewählt werden.

Häufig wird in einem Unternehmen jedoch nur EINER der beiden Urlaubsprozesse verwendet. Deaktivieren Sie daher einfach den nicht benötigten Prozess, um Verwechslungen zu vermeiden.

Urlaubsantrag erfassen ohne Vertreter

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Mitarbeiter und öffnen Sie die Digitale Personalakte des Mitarbeiters, für den Sie einen Urlaubsantrag erfassen möchten.

Öffnen Sie dort den Bereich Abwesenheitsverwaltung und klicken Sie im Abschnitt Urlaubsanträge auf das + Symbol, um eine neue Abwesenheit zu erfassen.

Wählen Sie nun Urlaub als Art der Abwesenheit und geben Sie Start- und Enddatum des Urlaubs ein. Wählen Sie nun aus, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt. Wenn nicht, haben Sie die Wahl, ob der Urlaub erst in der zweiten Hälfte des Starttages beginnt oder bereits nach der ersten Hälfte des letzten Tages endet.

Je nach Entscheidung wird natürlich auch nur ein halber Tag vom Urlaubsanspruch abgezogen.

Geben Sie auf Wunsch noch eine Anmerkung ein und Speichern Sie

Durch den Speichervorgang wurde die Gesamtdauer des Urlaubes berechnet. Beachten Sie auch, dass die Berechnung der benötigeten Urlaubstage vom Kalender des Mitarbeiters abhängt. So werden beispielsweise Wochenenden oder regionale Feiertage nur berücksichtigt, wenn Sie im entsprechenden Kalender eingetragen sind.

Zusätzlich wurde der Abwesenheitskalender eingeblendet, in dem Sie neben dem akteullen Urlaubsentwurf auch die abteilungsweiten Abwesenheiten sehen können. So können Sie auf einen Blick abschätzen, ob es durch den Urlaub zu Engpässen in der Abteilung kommen könnte.

Sobald alles in Ordnung ist und Sie fortfahren möchten, klicken Sie auf Nächste Phase

Der Fortschritt in die nächste Phase löst nun automatisch einen Informationsprozesse für den Vorgesetzten aus. Dieser bekommt automatisch eine E-Mail, in der er informiert wird, dass einer seiner Mitarbeiter Urlaub beantragt hat. In dieser E-Mail ist ebenso ein Link zum Antrag.

Der gestellte Antrag erscheint auch im Vorgesetzten Dashboard und im HR Fristendashboard. So wird sichergestellt, dass der Vorgesetzte auch informiert wird, falls er seine E-Mails nicht gelesen hat. Der HR Manager kann bei lange austehenden Entscheidungen Erinnerungen verschicken oder selbst entscheidend eingreifen.

Klickt der Vorgesetzte den Link an, wird er direkt zum Antrag gebracht, den er überprüfen kann. Er findet hier alle Informationen auf einen Blick: Wann soll der Urlaub stattfinden, wie lange dauert er und wie sieht zu dieser Zeit die Personalstärke der Abteilung aus?

Der Vorgesetzte kann nun eine Entscheidung fällen und diese eintragen. Wird der Antrag genehmigt, klickt er auf Fertig Stellen und schließt damit den Prozess ab. Entscheidet er sich, den Antrag nicht zu genehmigen, so muss er dies im erscheinenden Feld Ablehnungsgrund begründen, bevor er auf Fertig Stellen klicken kann.

Hinweis:

Der Antrag kann auch durch den HR Manager genehmigt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Anträge auch prozessiert werden können, falls ein Vorgesetzter nicht verfügbar ist.

Durch den Abschluss des Prozesses wird erneut automatisch ein Informationsprozess ausgelöst. Dadurch erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, in der er informiert wird, wie die Entscheidung zu seinem Antrag ausgefallen ist

Welche weiteren Automatismen ausgelöst werden, können Sie dieser Tabelle entnehmen: Automatismen im Abwesenheitsmanagement

Urlaubsantrag erfassen mit Vertreter

Out-of-the-box wird zunächst immer der Urlaubsantragsprozess ohne Vertreter geöffnet. Nach dem ersten Speichervorgang kann der Prozess jedoch gewechselt werden. Füllen Sie zunächst alles wie im Antrag ohne Vertreter aus und Speichern Sie den Antrag

Klicken Sie nun in der Menüleiste auf Verarbeiten und wählen Sie Prozess wechseln

Wählen Sie Absence Processing with Substitute - HR Management - xRM1 und bestätigen Sie mit Auswählen

Es wurde nun ein weiterer Schritt zum Prozess hinzugefügt: Zustimmung Stellvertreter

Sie müssen nun einen Stellvertreter auswählen, bevor Sie in die Nächste Phase wechseln können.

Es wird nun ein automatischer Informationsprozess ausgelöst, der dem Stellvertreter eine E-Mail schickt, in der er über die Vertretungsanfrage informiert wird. Klickt er auf den in der E-Mail enthaltenen Link, gelangt er direkt zum Antrag und kann die Vertretung dort annehmen oder ablehnen.

Nimmt er an, so verläuft der Rest des Antragsprozesses wie der Prozess ohne Vertreter. Der Vorgesetzte wird mit der Bitte um Genehmigung informiert. Anschließend wird der Mitarbeiter über die Entscheidung informiert.

Welche weiteren Automatismen ausgelöst werden, können Sie dieser Tabelle entnehmen: Automatismen im Abwesenheitsmanagement

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

5. Genehmigte Abwesenheiten ändern

Egal ob Urlaub oder Krankheit, sobald der Abwesenheitsprozess abgeschlossen ist, erhält der Datensatz den Status Genehmigt und ist schreibgeschützt, um nachträgliche Veränderung auszuschließen.

Nun kommt es in der Praxis jedoch vor, dass bereits genehmigte Urlaube verschoben werden müssen oder Mitarbeiter im bereits angetretenen Urlaub krank werden.

Für diese Fälle hat der HR Manager die Möglichkeit, bereits abgeschlossene Abwesenheitseinträge umzuwandeln.

Öffnen Sie hierfür die Digitale Personalakte des betroffenen Mitarbeiters und öffnen Sie im Abschnitt Anwesenheitsverwaltung den gewünschten Abwesenheitsdatensatz mit einem Doppelklick.

Klicken Sie nun in der Menüleiste auf Dialog starten

Wählen Sie Abwesenheitsantrag verändern - HR Management [DE] - xRM1 und bestätigen Sie mit Hinzufügen

Sie haben nun drei Optionen: Abbrechen, Ändern oder Aufteilen der Abwesenheit

Abbrechen der Abwesenheit

Wählen Sie diese Option und bestätigen Sie mit Weiter, um die Abwesenheit komplett und ersatzlos abzubrechen.

Ändern der Abwesenheit

Wählen Sie diese Option und bestätigen Sie mit Weiter, um die Start- und / oder Endzeit zu verändern.

Passen Sie die neuen Zeiten an und bestätigen Sie mit Weiter

Aufteilen der Abwesenheit

Wählen Sie diese Option und bestätigen Sie mit Weiter, um die Abwesenheit aufzuteilen.

Geben Sie an, an welchem Termin die Abwesenheit aufgeteilt werden soll (Ende der ersten Hälfte) und wählen Sie aus, welche Abwesenheitsarten die erste und die zweite Hälfte haben soll. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Weiter

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

8. Betriebsferien

Dynamics HR Management bietet eine einfache Möglichkeit, Betriebsferien auszurollen. Sie können entscheiden, ob Sie diese für den gesamten Betrieb oder nur für bestimmte Abteilungen oder gar nur bestimmte Personen ausrollen wollen.

Vereinfacht gesagt handelt es sich hier um einen Urlaubsantrag, den Sie für die gewählte Personengruppe erstellen und der automatisch genehmigt wird.

Hinweis: Die Dauer der Betriebsferien werden vom Urlaubsanspruch der jeweiligen Mitarbeiter abgezogen!

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Betriebsferien und klicken Sie auf +NEU

Geben Sie in Abschnitt 1 einen treffenden Namen ein und legen Sie fest, in welchem Zeitraum die Betriebsferien stattfinden sollen. Sie können hier mit der Option Ganztägiges Ereignis auch steuern, ob es vielleicht nur ein halber Tag sein soll. Speichern Sie den Datensatz anschließend.

Sie können nun in Abschnitt 2 die betroffenen Abteilungen wählen. Klicken Sie hierfür in der oberen rechten Ecke des Abschnitts auf das + Symbol.

Es werden nun automatisch alle Betroffenen Mitarbeiter in Abschnitt 3 angezeigt (evtl. müssen Sie die Ansicht aktualisieren: Rechtsklick in den Abschnitt und Liste aktualisieren auswählen)

Hier haben Sie nun auch die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter aus der Liste zu entfernen, falls die Betriebsferien für diese nicht ausgerollt werden soll.

Abschnitt 4 zeigt Ihnen an, falls es bei einem oder mehreren Mitarbeitern Probleme beim Ausrollen gab. Dieser Abschnitt ist während des Anlegens immer leer.

Nachdem Sie alles eingestellt und überprüft haben, können Sie mit dem Ausrollen beginnen. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste auf Verteilung starten

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

9. Urlaubssperren

In Dynamics HR Management können Sie auch besondere Arbeitstage wie beispielsweise Strategieplanungswochen oder eine Urlaubssperre im Abwesenheitskalender eintragen. Um einen solchen besonderen Arbeitstag im Kalender einzutragen, wird ein Termin für den Mitarbeiter erstellt.

Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste auf das + Symbol und wählen Sie Termin

Tragen Sie hier, wie Sie es auch aus Outlook kennen, einen Betreff, Start- und Endzeit ein, setzen Sie den Haken bei Ganztägiges Ereignis und wählen Sie bei Erforderlich den betreffenden Mitarbeiter aus. Damit dieser Termin nun auch im Abwesenheitskalender erscheint, ist noch ein weiterer Schritt nötig. Der Bezug des Termins muss ebenfalls auf den betreffenden Mitarbeiter gesetzt werden.

Abschließend können Sie den Termin Speichern & Schließen

Die Urlaubssperre ist nun im Abwesenheitskalender sichtbar.

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis

10. Automatismen

Die Abwesenheitsprozesse in Dynamics HR Management werden durch verschiedene Aktivitäten begleitet und unterstützt. So werden im Verlauf des Genehmigungs- oder Dokumentationsprozesses E-Mails gesendet und Termine sowie Aufgaben in Microsoft Dynamics und Outlook erstellt.

Eine Übersicht der Aktivitäten im jeweiligen Abwesenheitsprozess sehen Sie hier:

Abwesenheitstyp	Ersteller	Prozess	Ergebnis
Urlaub	Mitarbeiter Vorgesetzter HR Manager	Genehmigungsprozess Mit/Ohne Vertreter	E-Mail an Vertreter: Bitte um Freigabe E-Mail an Vorgesetzten: Bitte um Freigabe Status: Genehmigt/Abgelehnt (schreibgeschützt) E-Mail an Mitarbeiter: Info über Freigabe/ Ablehnung Globaler Abwesenheitskalender: Neuer Eintrag Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Outlook-Termin: “Frei” für Vertreter Aufgaben Mitarbeiter: bei Abwesenheiten > 2 Tagen
Überstundenausgleich	HR Manager	Genehmigungsprozess Mit/Ohne Vertreter	E-Mail an Vertreter: Bitte um Freigabe E-Mail an Vorgesetzten: Bitte um Freigabe Status: Genehmigt/Abgelehnt (schreibgeschützt) E-Mail an Mitarbeiter: Info über Freigabe/ Ablehnung Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Outlook-Termin: “Frei” für Vertreter Aufgaben Mitarbeiter: bei Abwesenheiten > 2 Tagen
Sonderurlaub Unbezahlter Urlaub	HR Manager	Genehmigungsprozess Mit/Ohne Vertreter
Krankheit / Arbeitsunfall	HR Manager	Warten auf Rückkehr/ Krankmeldung	Globaler Abwesenheitskalender: Neuer Eintrag Status: Genehmigt (schreibgeschützt) Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Krankmeldung: Bei Krankheit > 1 Tag
Kind krank
Unentschuldigtes Fehlen
Mutterschutz / Elternzeit	HR Manager	Dokumente / Abschluss	Globaler Abwesenheitskalender: Neuer Eintrag Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Status: Genehmigt
Betriebsferien	HR Manager	Funktion Betriebsferien	Status: Genehmigt (schreibgeschützt) Outlook-Termin: “Abwesend” für Mitarbeiter Aufgaben Mitarbeiter: bei Abwesenheiten > 2 Tage

Zurück nach oben | Zurück zum Inhaltsverzeichnis