Hubdrive FAQ

Import & Konfiguration

Ist die HR-Lösung auch als unverwaltete Lösung erhältlich?

Nein, unsere Lösung ist nur als verwaltete Lösung erhältlich.

Als Microsoft-zertifizierter ISV stellen wir unsere Lösung immer als verwaltete Lösung zur Verfügung, um sicherzustellen, dass sie mit allen Microsoft-Updates und Wartungsverfahren kompatibel ist. Dies ist mit einer unverwalteten Lösung nicht möglich.

Systemvoraussetzungen?

Die Systemvoraussetzungen für Hubdrive sind die gleichen wie für alle Microsoft Power Apps. Sie finden mehr Informationen dazu hier.

Browserfenster öffnet sich nicht?

Stellen Sie sicher, das Pop-up-Blocker in Ihrem Browser deaktiviert sind.

Wie lade ich die Systemlizenz hoch?

Sie finden ein Tutorial zum Upload der Systemlizenz hier.

Nachdem die Lizenz hochgeladen wurde, passiert nichts?

Die Lizenz ist fehlerhaft. Bitte kontaktieren Sie den Support und teilen Sie dabei den Eindeutigen Namen Ihrer Umgebung mit. Sie finden ein Tutorial, wo Sie den Eindeutigen Namen Ihrer Umgebung ablesen können, hier.

Kann ich Hubdrive auch in einer gehosteten Umgebung nutzen?

Um jederzeit die neueste Technologie unterstützen zu können, basieren die Hubdrive-Lösungen vollständig auf der Microsoft Cloud. Aus diesem Grund werden gehostete und on-premise Umgebungen nicht unterstützt.

Wie lang dauert die Installation? Und wie kompliziert ist der Installationsprozess?

Der Installationsprozess ist überhaupt nicht kompliziert. Folgen Sie einfach dem Tutorial in unserem Learning Center, um die Lösung zu installieren.

Diesen Schritten zu folgen, dauert 3-5 Minuten. Anschließend dauert die Installation selbst einige Stunden, abhängig von Ihrer Systemperformance. Sie können die Installation einfach im Hintergrund laufen lassen und währenddessen an anderen Dingen arbeiten.

Wie kann ich auswählen, welche Sprachpakete ich nutzen will?

Sie müssen die Sprachen in Ihrer Umgebung festlegen, bevor Sie die HR-Lösung installieren. Ein Anleitung, wie das geht, finden Sie hier.

Hubdrive unterstützt Englisch, Deutsch und Französisch in der gesamten HR-Lösung. Im Bereich Mitarbeiter Self-Services wird außerdem Spanisch unterstützt.

Für den Lizenzschlüssel brauche ich den Eindeutigen Namen meiner Umgebung. Wo finde ich diesen?

Ein Tutorial, wo Sie den Eindeutigen Namen Ihrer Umgebung ablesen können, finden Sie hier.

Wo finde ich meine Microsoft Tenant ID?

Ein Tutorial, wo Sie Ihre Microsoft Tenant ID ablesen können, finden Sie hier.

Wie erhalte ich Support?

Für alle Endbenutzerfragen ("Wie funktioniert das?") bieten wir eine umfangreiche Wissensbasis im Learning Center an. Dort finden Sie hunderte von Tutorials zur optimalen Benutzung aller Module von Hubdrive. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit finden Sie dort bereits die Antwort auf Ihre Endbenutzerfrage.
Alternativ können Sie auch Ihren Solution Partner fragen, wenn Sie entsprechende Services gebucht haben.

Falls etwas nicht wie beschrieben funktioniert, erstellen Sie bitte ein Support-Ticket in unserem Kundenportal. Mehr Informationen zum Kundenportal finden Sie hier.

Update FAQ's

Muss ich irgendetwas tun, um vor dem Update meine individuellen Anpassungen zu schützen?

Normalerweise stellt unser Installations- und Update-Prozess sicher, dass Ihre Anpassungen geschützt sind. Durch das Standardverhalten der Power Platform ist es aber möglich, dass manche Anpassungen während der Installation der Lösung überschrieben werden.

Um sicherzustellen, dass das nicht passiert, nehmen Sie bitte ein Backup Ihrer Anpassungen vor, indem Sie den folgenden Schritten folgen:

1. Erstellen Sie eine unverwaltete Lösung.
2.Fügen Sie alle Entitäts-Anpassungen zu dieser unverwalteten Lösung hinzu.
3. Publizieren Sie alle Anpassungen.
4. Exportieren Sie die Lösung und speichern Sie sie als Backup.

Für mehr Informationen über das Erstellen einer unverwalteten Lösung für Ihre Anpassungen besuchen Sie bitte unser Learning Center.

Muss ich die installierte Lösung vor dem Update deinstallieren?

Nein. Unter gar keinen Umständen sollten Sie die Lösung deinstallieren, da dadurch alle Daten verloren gehen würden. Sie können jedes Rollup Update ganz einfach auf eine bereits existierende Version installieren.

Wo finde ich Dokumentationen zum Update?

Das Tutorial dazu, wie Sie Hubdrive updaten, finden Sie hier: Update Guide

Eine Dokumentation der Änderungen an der Lösung können Sie in den aktuellen Release Notes nachschlagen.

Muss ich meine installierte HR-Lösung jedes Mal auf das neueste Rollup Update aktualisieren?

Wir empfehlen es dringend, da es mit jedem Update spannende neue Funktionen gibt, Fehler behoben werden und wir technische Updates einführen, die dafür sorgen, dass Ihre HR-Lösung auf der Microsoft Power Platform weiterhin stabil läuft. Gemäß unserer AGB haben Sie Anspruch auf technischen Support für die beiden neuesten Rollup Updates. Wenn beispielsweise die neueste Rollup-Version Rollup Update 43 ist, haben Sie Anspruch auf technischen Support für Systeme auf Rollup Update 42 oder 43. Kunden mit älteren Versionen bitten wir darum, ihr System zu aktualisieren.

Mit Hubdrive arbeiten

Welche Browser kann ich für die Arbeit mit Hubdrive verwenden?

Da Hubdrive auf der Power Platform basiert, sind alle damit kompatiblen Browser auch für Hubdrive verwendbar. Sie finden mehr Informationen dazu hier.

Wo kann ich lernen, wie ich am besten mit Hubdrive arbeite?

Bitte besuchen Sie unser Learning Center. Dort finden Sie hunderte kostenlose Tutorials, die Ihnen helfen, mit jedem Modul von Hubdrive zu arbeiten.

Kann ich in Hubdrive Dokumente speichern?

Ja, Sie können ganz einfach Dokumente in der digitalen Personalakte eines Mitarbeiters hinterlegen. Auch an die meisten anderen Datensätze, zum Beispiel Trainings oder Bewerbungen, lassen sich Dokumente leicht anhängen.
Ein Tutorial, wie Sie Dokumente zu der digitalen Personalakte eines Mitarbeiters hinzufügen können, finden Sie hier.

Wie kompliziert ist die Datenpflege, wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter anfängt und in Hubdrive angelegt werden muss?

Die Datenpflege ist sehr einfach und intuitiv und geht schnell. Für die gängigsten Prozesse stellt Hubdrive sogar Automatismen bereit, sodass Sie selbst überhaupt nichts tun müssen.
Zum Beispiel wird nach Abschluss einer Bewerbung die bereits existierende Bewerber-Akte automatisch in eine Mitarbeiter-Akte umgewandelt, wenn Sie die Bewerbung mit dem Status "Eingestellt" schließen.

Wenn ein Mitarbeiter in Ihrer Firma startet, der nicht über das Recruiting-Modul eingestellt wurde, können Sie eine Akte ganz einfach selbst anlegen. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie schnell das geht.

Ich arbeite für ein großes Unternehmen und habe immer mit vielen Datensätzen zu tun. Kann ich irgendwie mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten?

Ja, das geht. Markieren Sie mehrere Datensätze, indem Sie erst den ersten markieren, dann die "Shift"-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten und dann den letzten Eintrag anklicken, den Sie markieren möchten (Screenshot). Alternativ können Sie über das Kästchen ganz oben auch alle Listeneinträge auf einmal markieren (Screenshot).

Wenn mehrere Einträge markiert sind, können Sie in der oberen Menüleiste auf "Bearbeiten" klicken, um die Einträge gesammelt zu bearbeiten. Jedes Feld, das Sie in dieser Bearbeitungsansicht füllen, wird in allen markierten Einträgen aktualisiert - also Vorsicht, ändern Sie den Namen des Datensatzes nur, wenn es Ihre Absicht ist, dass alle markierten Einträge gleich heißen!

Es gibt da dieses eine Dashboard, mit dem ich die ganze Zeit arbeite. Kann ich es irgendwie als Favorit markieren oder anpinnen?

Ja, Dashboards können angepinnt werden. Oben links in der App-Navigation, direkt unter der Startseite, können Sie die zuletzt geöffneten Seiten aufklappen. Wenn Sie über die Einträge fahren, sehen Sie ein Pinn-Symbol. Wenn Sie darauf klicken, wird die Seite zu Ihren angehefteten Seiten hinzugefügt.

Außerdem können Sie Dashboards als Persönliche Präferenz oder als Standard festlegen. Bitte folgen Sie dazu diesem Tutorial.

Ich würde gerne ändern, welcher Tag in meinem System als erster Tag der Woche zählt, wo finde ich diese Einstellung? Wie kann ich anpassen, welche Woche als erste Kalenderwoche des Jahres gilt?

Bitte folgen Sie diesem Tutorial, um regionale Formatierungseinstellungen anzupassen.

Ich habe in der digitalen Personalakte eines Mitarbeiters aus Versehen ein falsches Startdatum eingegeben und jetzt ist das Feld gesperrt, was kann ich tun?

Bitte folgen Sie diesem Tutorial, um das Startdatum nachträglich zu ändern.

Kann ich einer Fähigkeit mehrere Fähigkeitsklassen auf einmal zuordnen?

Ja, durch Verwendung des entsprechenden Workflows können Sie hier Zeit beim Konfigurieren sparen. Lernen Sie mehr darüber in diesem Tutorial.

Ich bin Vorgesetzter und die Zeitstempel meiner Mitarbeiter werden mir manchmal anders angezeigt als den Mitarbeitern selbst. Woran liegt das?

Stellen Sie sicher, dass Sie alle in der gleichen Zeitzone arbeiten und die Zeitzonen-Einstellungen überall korrekt hinterlegt sind. Zeitstempel werden in der HR-Lösung immer mit den Zeitzonen-Einstellungen des Benutzers angezeigt, der den Eintrag gerade aufruft. Falls z.B. Vorgesetzte und Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen sitzen, wird dem Vorgesetzten die Startzeit des Mitarbeiters "übersetzt" in seine eigene Zeitzone angezeigt. Der Mitarbeiter sieht den gleichen Zeitstempel in seiner eigenen Zeitzone.

Die Option, meine Mitarbeiter und/oder Abteilungen hierarchisch strukturiert als Grafik anzuzeigen, ist nicht mehr da?

Die Hierarchie-Ansicht wurde in einem neuen Update von Microsoft deaktiviert. Falls Sie sie weiterhin nutzen möchten, finden Sie ein Tutorial zur Reaktivierung hier.

Erste Hilfe bei gängigen Themen

Ich habe die Lösung importiert, kann aber keine Funktionen nutzen. Ich bekomme immer eine Nachricht, dass ich nicht ausreichend Rechte habe.

Bitte stellen Sie sicher, dass dem Benutzer, den Sie verwenden, eine gültige Lizenz zugewiesen ist, die auch die Funktion abdeckt, die Sie benutzen möchten, und dass dem Benutzer alle nötigen Sicherheitsrollen zugewiesen sind.

Wenn ich versuche, auf die Lösung zuzugreifen, bekomme ich eine Meldung, dass ich "kein Mitglied dieser Organisation" bin?

Das kann passieren, wenn Sie in Ihrem Browser mit einem Benutzer angemeldet sind, der keine Zugriffserlaubnis auf die Hubdrive-Umgebung hat. Bitte melden Sie sich ab und dann mit den richtigen Zugangsdaten neu an. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Wenn ich einen Datensatz öffne, sind fast alle Felder "read only" oder deaktiviert.

Hierfür gibt es zwei mögliche Gründe. Erstens, stellen Sie bitte sicher, dass dem Benutzer, den Sie verwenden, eine gültige Lizenz zugewiesen ist, die auch die Funktion abdeckt, die Sie benutzen möchten, und dass dem Benutzer alle nötigen Sicherheitsrollen zugewiesen sind. Abhängig von den zugewiesenen Sicherheitsrollen sind verschiedene Formulare verfügbar.

Der zweite mögliche Grund hierfür sind die sogenannten rollenbasierten Formulare. Abhängig von den Sicherheitsrollen Ihres Benutzers haben Sie möglicherweise Zugriff auf mehrere Formulare. Das Formular mit 'read-only'-Feldern ist das Formular für "Mitarbeiter"-Benutzer (falls diese überhaupt Zugriff haben). Sie können zwischen verschiedenen Formularen wechseln, indem Sie das Dropdown-Menü direkt unter dem Titel des Formulars verwenden.

Wenn ich versuche, einen bestimmten Bereich aufzurufen, bekomme ich die Fehlermeldung: "Error: This feature is not included in your license model"?

Diese Nachricht weist darauf hin, dass einige der von Ihnen gewählten Funktionen nicht in Ihrer Lizenz enthalten sind.
Bitte prüfen Sie, welche Lizenz Ihrem Benutzer zugewiesen ist (Einstellungen – Lizenzzuweisungen).

Wenn ich versuche, irgendetwas zu machen, bekomme ich eine Fehlermeldung mit "HRLIC [Nummer]"?

Diese Fehlermeldung informiert Sie, dass ein Fehler aufgrund Ihrer Systemlizenz aufgetreten ist. In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht, welche Nummer für welche Lizenzfehler-Ursache steht.

Ich bekomme eine Fehlermeldung mit dem Text "ISV code reduced the open transaction count"?

Diese Fehlermeldung bedeutet, dass das auftretende Problem kein Microsoft Plugin-Fehler ist und von unserem technischen Support untersucht werden muss. Bitte folgen Sie diesem Tutorial, um die relevanten Plugin Trace Logs aus Ihrem System zu erhalten, dann öffnen Sie das Kundenportal und senden Sie die Logs via Ticket an unser Support-Team.

Etwas in meiner HR-Lösung (Zeitkonto, Urlaubsanspruch, …) wird nicht mehr richtig berechnet, nachdem ich etwas geändert habe. Was kann ich tun?

Sie können für viele Systemelemente eine manuelle Neuberechnung auslösen. Nachdem Sie manuell Änderungen vorgenommen haben, ist das manchmal nötig. So wird sichergestellt, dass ein Wert, der basierend auf etwas berechnet wird, was Sie verändert haben, korrekt aktualisiert wird. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie Zeitkonten neu berechnen können. Die Funktion "Neuberechnung" ist auch in einigen anderen Bereichen verfügbar (z.B. für Urlaubsansprüche) und funktioniert dort auf die gleiche Weise.

Ich habe eine Fehlermeldung mit einer langen Zahl bekommen, die sagt, dass irgendjemand keine ausreichenden Sicherheitsrechte hat ("missing security privileges"). Wie finde ich heraus, auf wen sich diese Meldung bezieht?

Bitte folgen Sie diesem Tutorial, um den Benutzer zu identifizieren, um den es in dieser Fehlermeldung geht.

Anpassungs-FAQ's

Muss ich programmieren können, um Hubdrive anzupassen?

Nein, viele Elemente in Hubdrive lassen sich ganz einfach ohne Programmierkenntnisse anpassen, zum Beispiel Felder und Formulare, Ansichten, Geschäftsregeln und vieles mehr. Im Bereich Erste Schritte mit Anpassungen im Learning Center finden Sie Tutorials für viele Komponenten der Lösung, die Sie ohne Programmier-Vorwissen anpassen können.

Ist es möglich, ein paar Felder in Hubdrive hinzuzufügen und die Anordnung der existierenden Formularfelder zu verändern?

Ja, Hubdrive ist hochgradig anpassbar, und Felder hinzufügen oder die Anordnung existierender Felder zu verändern, ist ganz einfach.

Sie finden Tutorials zur Anpassung von Feldern und Formularen im Learning Center.

Ich brauche ein bestimmtes Dashboard, das in der Standardlösung nicht enthalten ist - kann ich zusätzliche Dashboards selbst erstellen?

Ja, Sie können neue Dashboards ganz einfach selbst erstellen, an Ihre Bedürfnisse anpassen und sie zur Lösung hinzufügen. Ein Tutorial, wie das funktioniert, finden Sie hier.

Ist es möglich, Rechte für Sicherheitsrollen anzupassen (z.B. um einem Vorgesetzten mehr/weniger Rechte zu verleihen)?

Ja, Sie können die Rechte der Sicherheitsrollen anpassen, die mit der Lösung geliefert werden. Bitte achten Sie dabei darauf, den Benutzern keine zu großzügigen Rechte zu verleihen, damit Sie keine Datenschutzprobleme verursachen.
Wir empfehlen, dass Sie sich diesbezüglich mit Ihrem IT-Administrator oder Implementierungspartner beraten, um sicherzustellen, dass alle Änderungen korrekt vorgenommen werden und es keine Abhängigkeiten gibt, die andere Funktionen beeinträchtigen.