Zeitkonten und Arbeitszeit-Arten konfigurieren (optional)

Auf den Punkt

Zeitkonten dienen der Verwaltung von flexiblen Arbeitszeiten auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis. Jede Art von Arbeitszeit kann in verschiedenen Zeitkonten angesammelt werden, die im Detail konfiguriert werden können. So können Arbeitszeiten (z.B. Überstunden, Überzeit, Nachtarbeit, etc.) nach länder- oder branchenspezifischen Standards oder Regelungen aus Arbeitsverträgen verarbeitet werden.
Wir empfehlen die Verwendung von Zeitkonten-Konfigurationsvorlagen, da diese auf mehrere Arbeitsverträge und Arbeitsvertragsvorlagen angewendet werden können und somit Zeit beim Aufsetzen eines Mitarbeiters im System sparen.

Beispielsweise können Zeitkonten zur Erfassung von Überstunden verwendet werden:


Ablauf

HR-Manager
Aktivieren der Zeitkonten-Funktion
HR Manager
Einrichten von Zeitkonten-Konfigurations- vorlagen
HR Manager
Einrichten von Zeitkonten für Mitarbeiter

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Zeitkonten müssen installiert und aktiviert sein

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Navigieren Sie links unten zu Einstellungen
  • Klicken Sie auf Zeitkonten Konfigurationsvorlagen
  • Klicken Sie auf  +Neu
  • Füllen Sie die Felder der Einstellungen für die Summenbildung:
    • Quelle für die Summenabrechnung: Die Summierung der Zeit wird auf diesem Feld basieren. Dies kann ein beliebiges Feld aus der Täglichen Übersicht sein, z. B. Überstunden.
    • Zeiteinheit: Geben Sie hier die Zeiteinheit an, auf der die Berechnung des Zeitkontos basieren soll
    • Sammelzeitraum: Legen Sie fest, ob der Sammelzeitraum täglich, wöchentlich oder monatlich ist
    • Maximale Summe pro Zeitraum: Hier kann eine Obergrenze für die zeitliche Akkumulation definiert werden.
  • Füllen Sie die Schwellenwerte für positive Beiträgewie folgt aus:
    • Zeitraum für Schwellenwert: Sie haben die Möglichkeit, einen Schwellenwert für das Zeitkonto zu definieren. Erst wenn der Schwellenwert (in Minuten) überschritten wird, wird die Zeit angesammelt
    • Schwellenwert: Geben Sie die Zeitdauer der Schwellwertperiode in Minuten ein
    • Schwellenwert in Summe einberechnen: Wenn der Schwellenwert in die Akkumulation einbezogen wird, wird er nach Überschreiten akkumuliert. Wenn der Schwellenwert nicht in die Akkumulation einbezogen wird, beginnt die Zählung nach dem Überschreiten des Schwellenwerts.
  • Füllen Sie die Einstellungen für resultierende Abwesenheitsansprüche wie folgt aus:
    • Abwesenheitstyp für Positive Werte: Geben Sie hier die Abwesenheitsart an, mit der die aus der Zeitansammlung resultierenden Urlaubsansprüche angelegt werden sollen
    • Negative Beiträge verarbeiten: Hier können Sie entscheiden, ob negative Gesamtbeträge unberücksichtigt bleiben sollen (Kippschalter auf "Nein" setzen) oder ob sie verarbeitet werden sollen ("Ja")
  • Nun können Sie Zeitkonten für Mitarbeiter einrichten
  • Die Zeitkontenkonfigurationen finden Sie im Arbeitsvertrag Ihres Mitarbeiters
  • Klicken Sie auf Zeitkontokonfiguration
  • Klicken Sie auf Zeitkontenkonfigurationsvorlage und wählen Sie eine bestehende aus.
  • Sobald Sie Zeitkontenkonfigurationen erstellt haben, die damit verknüpften Verträge gültig gesetzt wurden und der Mitarbeiter seine Arbeitszeit einbucht, werden Zeitkonten erstellt.
  • Um aktive Zeitkonten einzusehen:
    • Navigieren Sie in HR HUB unter Zeitwirtschaft zu Zeitkonten
    • Öffnen Sie einen beliebigen Datensatz
    • Sie sehen das Zeitkonto des Erfassungszeitraumes
  • Um den Abwesenheitsanspruch, der durch das Zeitkonto entstanden ist, einzusehen:
    • Klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpft
    • Navigieren Sie zu Abwesenheitsansprüche
  • Negative Abwesenheitsansprüche: Wenn das Feld "Negative Beträge verarbeiten" der Zeitkontenkonfiguration auf "Ja" gesetzt ist, dann werden negative Abwesenheitsansprüche erzeugt.

Hinweis

  • Um die Systemlast gering zu halten,wählen Sie bitte nur Felder aus, die Sie auch für Ihre Zeitkonten verwenden werden. Wenn Sie wissen, dass Sie z.B. für Nachtarbeit nie ein Zeitkonto berechnen werden, setzen Sie kein Häkchen beim entsprechenden Feld.
  • Wenn Sie eine Zeitkontenkonfiguration mit einem dieser Felder angelegt haben und später im Backend des Systems das Häkchen entfernen, während die Zeitkontenkonfiguration noch aktiv ist, können wir nicht garantieren, dass die Daten aktuell und korrekt sind.
  • Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, zwei Zeitkonto-Konfigurationen für einen Mitarbeiter mit sowohl den gleichen Quellfeldern als auch negativen Abwesenheitsarten zu erstellen. Hier zählen die Optionen z.B. "Überstunden-Minuten" und "Überstunden Stunden" als das gleiche Quellfeld.
  • Negative Abwesenheitsansprüche: Wenn ein negativer Abwesenheitsanspruch erstellt wird, wird die Offset-Funktionalität des Systems ausgelöst. Das bedeutet, dass der negative Anspruch durch einen bereits vorhandenen positiven Anspruch ausgeglichen wird. Ist beim Anlegen eines negativen Anspruchs kein positiver Abwesenheitsanspruch mit der gleichen Abwesenheitsart vorhanden, so gleicht das System diese Ansprüche mit dem nächsten verfügbaren positiven Anspruch aus.
  • Diese Grafik verdeutlicht, was die Einstellung eines Schwellenwerts und einer maximalen Summe pro Zeitraum bewirken.

Beachtenswertes

  • Hier finden Sie eine vollständige Liste von Feldern, auf deren Basis Zeitkonten erstellt werden können.
  • Auf dieser Seite finden Sie ein Tutorial, wie Sie die Erfassung von Überstunden und Überzeit gemäß Schweizer Standards mithilfe von Zeitkonten konfigurieren können.

Ergebnis

Nachdem Sie Zeitkonten für Ihre Mitarbeiter eingerichtet haben, haben Sie folgende Ansicht (im Beispiel ein Zeitkonto für Überstunden):

 

Image

Tipps & Tricks

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