Geplante Abwesenheit mit Vertretung erstellen

Auf den Punkt

Diese Seite beschreibt, wie ein HR-Manager im Namen des Mitarbeiters eine Abwesenheit mit einer Vertretung beantragen kann.

Ablauf

HR-Manager
Erstellt einen Abwesenheits-antrag im Namen des Mitarbeiters
HR Manager
Fügt Vertretung hinzu
Vertretung
Wird benachrichtigt und akzeptiert die Vertretung
HR Manager
Genehmigt den Abwesenheits-antrag
Automatisierter Prozess
Sendet eine E-Mail und erstellt Aufgaben für Mitarbeiter und Vertretung
Mitarbeiter
Sieht die Abwesenheit im Abwesenheits-kalender und in der Abwesenheits-übersicht

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters
  • Navigieren Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit
  • Klicken Sie auf +Abwesenheit erstellen
  • Fügen Sie die Daten von und bis ein
  • Wählen Sie aus, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt oder nicht
    • Falls es sich nicht um ein ganztägiges Ereignis handelt, können Sie wählen, ob Sie eine Abwesenheit für die 1. oder 2. Tageshälfte beantragen möchten.
  • Fügen Sie die Vertretung hinzu
  • Als Entwurf speichern
  • Prüfen Sie, ob die Daten korrekt sind
  • Klicken Sie auf Absenden
  • Warten Sie auf die Annahme des Vertreters
  • Genehmigen Sie den Urlaub

Hinweis

  • Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Vertreter den Abwesenheitsantrag annimmt oder ablehnt
  • Wenn die Vertretung abgelehnt wird, müssen Sie keinen neuen Prozess starten, sondern einfach eine andere Vertretung eintragen und auf deren Annahme warten
  • Der Mitarbeiter wird per E-Mail benachrichtigt, sobald der Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde


Ergebnis

Sobald der Abwesenheitsantrag angenommen wurde, kann er im Abwesenheitskalender eingesehen werden.
Der Mitarbeiter kann auch seine Abwesenheitsanträge im System unter "Abwesenheiten" und den verbleibenden Saldo in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten" sehen.
Im Beispielbild sehen Sie den ausgefüllten Abwesenheitsantrag vor dem Absenden.
Image

Tipps & Tricks

Falls Sie den Abwesenheitsantrag nicht wie oben beschrieben für Ihren Mitarbeiter erstellen können, prüfen Sie folgende Einstellungen:
HR