Abwesenheitsansprüche ins Folgejahr übertragen

Auf den Punkt

Auf dieser Seite wird dargestellt, wie der HR-Manager eventuell verbleibende Abwesenheitsansprüche auf das Folgejahr übertragen kann.
Dabei werden alle ungenutzten Abwesenheitsansprüche der ausgewählten Mitarbeiter berücksichtigt.

Der Übertrag von Restansprüchen ins Folgejahr ist erst möglich, wenn das Vorjahr abgeschlossen ist. Wir empfehlen daher, einen Übertrag der Urlaubsansprüche jeweils im Januar des neuen Jahres durchzuführen.

Ablauf

HR-Manager

Wählt Abteilungen oder Mitarbeiter für den Übertragungs- prozess aus

HR Manager

Überträgt die Abwesenheits- ansprüche aus dem vorherigen Geschäftsjahr

Automatisierter Prozess

Verteilt die neuen Berechtigungen für ausgewählte Abteilungen oder Mitarbeiter

Mitarbeiter

Sieht die neuen Ansprüche unter der Tabelle Abwesenheits- übersichten

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Aktualisieren Sie Ihr System auf das neueste verfügbare Rollup-Update und stellen Sie sicher, dass alle Standardfunktionen der Lösung bezüglich der Abwesenheitsverarbeitung nicht durch kundenindividuelle Anpassungen zurückgesetzt oder überschrieben werden. Eventuell müssen Sie Ihre individuellen Anpassungen manuell mit dem Systemstandard zusammenführen.
Stellen Sie sicher, dass die Systemeinstellungen für „Abwesenheitsart-Einstellungen“ für alle Abwesenheitsarten, die übertragen werden sollen, auf „Übertrag durchführen = Ja“ eingestellt sind. Einzelheiten zur Konfiguration der Abwesenheitsart-Einstellungen finden Sie hier.
Stellen Sie sicher, dass die Abwesenheitsansprüche des Jahres, das Sie übertragen möchten, über korrekte Daten verfügen:
- Bei Abwesenheitsansprüchen, die übergetragen werden sollen, muss das Datum „Übertragung bis“ im folgenden (Geschäfts-)Jahr liegen. Der Systemstandard ist auf 3 Monate nach Beginn des (Geschäfts-)Jahres eingestellt, kann aber nach Ihren Wünschen konfiguriert werden.
- Hinweis: Das Datum „Übertragung bis“ muss innerhalb des Folgejahres liegen. Ein späteres Übernahmedatum als das Folgejahr wird vom System nicht unterstützt.
Für Abwesenheitsansprüche für Überstunden, die aus täglichen Übersichten erstellt werden, muss das Enddatum für alle diese Ansprüche eines Mitarbeiters innerhalb eines Jahres auf den letzten Tag dieses (Geschäfts-)Jahres gesetzt werden. Andernfalls werden die Ansprüche nicht vom System konsolidiert und die ordnungsgemäße Ausführung des Übertrags ist nicht gewährleistet.
Für alle Abwesenheitsansprüche des Jahres, die übergetragen werden sollen, muss das Attribut „Behandlung verbleibender“ gesetzt werden:
- Nutzen Sie die Option „in neue Periode übertragen“, wenn der Abwesenheitsanspruch auf das Datum „Übertragung bis“ übertragen werden soll
- Nutzen Sie die Option „Ausbuchen“, wenn der Restanspruch zum „Enddatum“ ausgebucht und nicht übertragen werden soll
- Nutzen Sie die Option „Keine Aktivität“, wenn das System den Anspruch überhaupt nicht verarbeiten soll. Hinweis: Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass dies mit den Prozessen Ihrer Organisation vereinbar ist.
- Wählen Sie die Option „Individueller Übertrag“ nur aus, wenn Sie Ihrem System benutzerdefinierte Prozesse hinzugefügt haben, die den Übertrag individuell abwickeln.

Click Through

Starten Sie in HR HUB
Wählen Sie Mitarbeiter oder Abteilungen aus
Markieren Sie in der Liste alle, für die Sie den Vorgang durchführen möchten
Klicken Sie auf Flow
Wählen Sie Abwesenheitsansprüche übertragen
Geben Sie das abgeschlossene Urlaubsjahr ein
Flow ausführen
Fertig

Hinweis

Dieser Vorgang kann nur vom HR-Manager durchgeführt werden.
Wenn Sie Abwesenheitsansprüche übertragen, betrifft dies alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung sowie die Mitarbeiter der Abteilungen, die der ausgewählten Abteilung hierarchisch untergeordnet sind.
Der Abwesenheitsanspruch kann auch nur für einzelne Arbeitnehmer übertragen werden. Öffnen Sie dazu die digitale Personalakte des Mitarbeiters und starten Sie den Flow „Carry Forward Leave Entitlement on Employee“. Das Verfahren ist das gleiche.
Dieser Vorgang kann erst zu Beginn des neuen Geschäftsjahres durchgeführt werden. Ein Übertrag der Ansprüche aus 2023 ist also erst ab dem 1.1.2024 möglich.

Beachtenswertes

Achtung: Die Schritte unter "Voraussetzungen" müssen in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden, andernfalls kann es zu Fehlern im Prozess kommen.

Ergebnis

Die neue Höhe der Ansprüche ist nun unter der Tabelle Abwesenheitsübersichten ersichtlich.

Tipps & Tricks

Falls der Übertrag der Abwesenheitsansprüche ins Folgejahr bei Ihnen nicht funktioniert hat, prüfen Sie mithilfe des folgenden Guides alle nötigen Voreinstellungen und versuchen Sie es dann noch einmal:

Voraussetzungen für Übertrag der Urlaubsansprüche [englisch] (PDF)