Diese Seite führt Sie durch die Erstellung von Arbeitsmustern. Arbeitsmuster erlauben es HR-Managern, auch irreguläre Arbeitszeiten einfach zu planen. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Mitarbeiter, deren Arbeitsstunden variieren, z.B. für Auszubildende, Werkstudenten, Saisonarbeiter und Schichtarbeiter.
Wir empfehlen das Erstellen einer Arbeitsmustervorlage, da diese mit mehreren Arbeitsverträgen und Vertragsvorlagen verknüpft werden kann, was beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters im System Zeit spart.
Unregelmäßige Arbeitszeiten konfigurieren (optional)
Auf den Punkt
Ablauf
HR-Manager
Erstellen einer Arbeitsmuster- vorlage
HR Manager
Arbeitsmuster aus Arbeitsmuster- vorlage erstellen
HR Manager
Arbeitsmuster mit Arbeitsvertrag verknüpfen
Voraussetzungen für den nächsten Schritt
- Die Einrichtung der technischen Basis ist abgeschlossen
- Sie sind HR-Manager und Ihnen ist im System die richtige Lizenz zugewiesen
- Die Mitarbeiter haben einen Arbeitsvertrag im System
Click Through
Teil 1: Arbeitsmustervorlage erstellen
- Starten Sie in HR HUB
- Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen
- Klicken Sie auf Arbeitsmustervorlagen
- Klicken Sie auf +Neu
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
- Name: Geben Sie der Arbeitsmustervorlage einen Namen, z.B. "4-Tage-Woche"
- Wiederholung: "Musterwiederholung" bedeutet, dass sich das Arbeitsmuster immer wieder selbst wiederholt - bei 7 eingetragenen Arbeitsmusterdetails wiederholt sich das Arbeitsmuster wöchentlich (alle 7 Tage). "Jährlich" heißt, dass sich die Tagesabfolge auf jährlicher Basis wiederholt, d.h. 1x pro Jahr stattfindet. Die jährliche Abfolge ist beispielsweise zur Abbildung von Saisonarbeit hilfreich.
- 1. Tag des Arbeitsmusters: Definieren Sie den Wochentag, an welchem das Arbeitsmuster beginnt
- Klicken Sie auf Speichern
- Sie sehen nun das Feld Arbeitsstunden, wählen Sie + Arbeitsmuster Detail erstellen
- Definieren Sie den Tag des Arbeitsmusters durch eine eindeutige und aufeinanderfolgende Zahl
- Achtung: Auch freie Tage (0 Arbeitsstunden) müssen mit einer fortlaufenden Zahl gekennzeichnet werden
- Sie haben zudem die Option, eine Schicht zum Arbeitsmusterdetail hinzuzufügen, Start- und Endzeit werden somit in das Arbeitsmusterdetail kopiert
- Anstatt einer Schicht kann die Arbeitszeit auch mit Startzeit und Endzeit festgelegt werden
- Sie können so viele Arbeitsmusterdetails hinzufügen, wie Sie möchten
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und Schließen
Teil 2: Arbeitsmustervorlage mit dem Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters verknüpfen
- Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Einstellungen zu Übersicht
- Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsverträge
- Öffnen Sie den Arbeitsvertrag des gewünschen Mitarbeiters
- Schalten Sie die Schaltfläche Arbeitsmuster aktivieren in der Registerkarte 'Zusammenfassung' ein
- Gehen Sie zur Registerkarte Arbeitsmuster
- Klicken Sie auf + Arbeitsmuster erstellen
- Geben Sie einen Namen ein
- Fügen Sie die zuvor erstellte Arbeitsmuster Vorlage hinzu
- Fügen Sie das Startdatum hinzu (ab wann das Arbeitsmuster gültig ist)
- Fügen Sie ein Enddatum hinzu (optional)
- Fügen Sie die Art der Wiederholung hinzu
- Fügen Sie das Muster basiert auf hinzu
- Wochentag
- Nummerierung
- Wählen Sie den 1. Tag des Musters Nr.
- Hier definieren Sie den Wochentag, an dem das Arbeitsmuster beginnt
- Wählen Sie aus, ob Sie den Feiertagskalender ignorieren möchten oder nicht
- Dieses Feld ist für die Abwesenheitsberechnung relevant. Wenn dies auf "Ja" eingestellt ist, wird der Abwesenheitsantrag ausschließlich auf Grundlage des Arbeitsmusters berechnet. Wenn es auf "Nein" gestellt ist, wird der Feiertagskalender beim Abwesenheitsantrag berücksichtigt. Diese Einstellung wirkt sich auch auf die täglichen Übersichten aus: Wenn „Feiertagskalender ignorieren“ auf „Ja“ gesetzt ist, hat der Mitarbeiter an einem im Kalender angegebenen Feiertag 0 Urlaubsstunden und die normalen zugewiesenen Stunden. Der Tag ist für die Personalabrechnung vorgemerkt.
- Eine ausführlichere Erklärung dieser Einstellung bietet dieser Screenshot
- Prüfen Sie die eingegebenen Daten. Wenn alles stimmt, ändern Sie den Statusgrund von Entwurf auf Gültig
- Speichern und schließen
Hinweis
- Wenn eine Arbeitsmustervorlage bearbeitet wird, nachdem sie mit einem Arbeitsvertrag verknüpft wurde, der gültig ist, haben die Änderungen keine Auswirkungen auf den gültigen Vertrag.
- Wenn Sie das Arbeitsmuster in einem gültigen Vertrag ändern möchten, tun Sie dies über den Button "Gültiges Arbeitsmuster ersetzen" .
- Ein Arbeitsmuster kann direkt im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters erstellt werden, ohne dass eine Arbeitsmustervorlage erstellt werden muss. Dies kann nützlich sein, wenn Sie keine Vorlagen erstellen möchten oder die Verwendung unregelmäßiger Arbeitszeiten nur eine Ausnahme ist.
Beispiel
Angenommen, Sie möchten ein Arbeitsmuster für eine 3-Tage-Woche erstellen. Ihr Mitarbeiter arbeitet 24 Stunden wöchentlich - Montag, Mittwoch und Freitag jeweils 8 Stunden, Dienstag und Donnerstag sind frei.
- Um diesen Fall abzubilden, wählen Sie die Variante Musterwiederholung, da sich das Arbeitsmuster jede Woche selbst wiederholen soll.
- Das Muster basiert in diesem Fall auf einem Wochentag.
- Sie können frei wählen, welcher Wochentag als 1. Tag des Musters definiert werden soll. Wir nutzen in diesem Beispiel den Montag als ersten Wochentag.
- In der Tabelle "Arbeitsstunden" legen Sie insgesamt 7 Arbeitsmusterdetails an; eines für jeden Wochentag:
- Montag ist Tag 1 - Arbeitsstunden: 8
- Dienstag ist Tag 2 - Arbeitsstunden: 0
- Mittwoch ist Tag 3 -Arbeitsstunden: 8
- Donnerstag ist Tag 4 - Arbeitsstunden: 0
- Freitag ist Tag 5 - Arbeitsstunden: 8
- Samstag ist Tag 6 - Arbeitsstunden: 0
- Sonntag ist Tag 7 - Arbeitsstunden: 0
- Optional können Sie Ihren Arbeitsmusterdetails auch eine Schicht zuweisen oder die Start- und Endzeit der Arbeitszeit eintragen.
- Wenn Sie fertig sind, können Sie das Arbeitsmuster speichern & schließen.
Ergebnis
So sieht ein fertig ausgefülltes, gültiges Arbeitsmuster aus, wenn es mit dem Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters verknüpft ist:
