Regeln zur Berechnung von Pflichtpausen definieren

Auf den Punkt

Diese Seite beschreibt, wie Sie in Hubdrive Pflichtpausen konfigurieren können.

Eine Beispielseite mit den Einstellungen nach deutschem Recht finden Sie hier.

Ablauf

HR-Manager
Konfiguration der Pflichtpausen
Automatisierter Prozess
Verwendet diese Einstellungen zur korrekten Berechnung der Anwesenheit
Mitarbeiter
Können das System nutzen, um ihre Anwesenheit zu erfassen

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • HR Manager hat eine gültige Lizenz zugewiesen
  • Regionen und Kalender im System sind richtig eingerichtet
  • Sie haben bereits die Regeln zur Berechnung von Anwesenheit konfiguriert

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • In der linken unteren Ecke wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen
  • Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Anwesenheitsberechnung
  • Öffnen Sie die Anwesenheitsvorlage
  • Falls der Statusgrund der Vorlage (rechts oben) Gültig ist:
    • Deaktivieren Sie den Datensatz über die Schaltfläche im oberen Menüband
    • Aktivieren Sie den Datensatz erneut
    • Wählen Sie dabei den Statusgrund Entwurf
  • Gehen Sie zur Registerkarte Pflichtpausen Konfiguration
  • Wählen Sie den Berechnungsmodus
    • Blockweise: Pflichtpausen werden am Ende jedes Arbeitsblocks berechnet
    • Gesamt: Pflichtpausen werden am Ende der gesamten Arbeitszeit berechnet
  • Wählen Sie die Stundenbasis
    • Brutto: Die Berechnung der Pflichtpausen erfolgt anhand der Brutto-Arbeitszeit (Anwesenheit inklusive Pausenzeiten)
    • Netto: Die Berechnung der Pflichtpausen erfolgt anhand der Netto-Arbeitszeit (Anwesenheit ohne Pausenzeiten)
  • In Pausen kürzer als [min] nicht berücksichtigen geben Sie eine Zahl ein, ab wie vielen Minuten eine erfasste Pause als Pause gilt (z.B. nach deutschem Recht: mindestens 15 Minuten)
  • Fügen Sie die Pflichtpausenblocklänge [min] hinzu (empfohlener Wert ist 1 - Erklärung im Abschnitt "Hinweis")
  • In der Tabelle Pflichtpausenregelungen
  • Klicken Sie auf +Pflichtpausenregelung hinzufügen
  • Wählen Sie die Registerkarte Regel
  • Wählen Sie die Regelvariante
    • Gesamte Arbeitszeit: Die Regel bezieht sich auf die Dauer der gesamten Arbeitszeit an einem Tag
    • Zeitblock: Die Regel bezieht sich auf die Dauer der Arbeitszeit in einem Block (z.B. vom Arbeitsbeginn bis zur ersten Pause)
  • Wählen Sie den Operator (Kriterium für die Pflichtpause gemessen an der eingegebenen Arbeitszeit - z.B. "größer als")
  • Fügen Sie die Arbeitszeit in Minuten hinzu (Mindestzeit, ab wann die Pflichtpause gemacht werden muss)
  • Fügen Sie die Pflichtpause in Minuten hinzu (Dauer der Pflichtpause)
  • Falls die Regel altersabhängig ist: Markieren Sie in der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen "Altersbedingte Regel"
    • Öffnen Sie die Registerkarte Altersbedingte Regel
    • Wählen Sie den Operator (Altersbedingt), z.B. "Größer als", und das Alter
    • Sie können hier z.B. abweichende Regeln für minderjährige Arbeitnehmer definieren; in diesem Fall wählen Sie den Operator "Weniger als" und das Alter der Volljährigkeit, z.B. 18
    • Geben Sie die Dauer der altersbedingten Pflichtpause in Minuten ein
    • Vorsicht: Wenn Sie altersbedingte Regeln nutzen, müssen Sie innerhalb jeder Pflichtpausenregel, die Sie erstellen, eine altersbedingte Regel hinterlegen, damit diese in allen Fallen beachtet wird.
  • Speichern & Schließen
  • Gegebenenfalls fügen Sie in der Tabelle weitere Pflichtpausenregeln hinzu, bis alle Pflichtpausenregeln Ihres Unternehmens im System hinterlegt sind.
  • Wenn Sie alle Regeln hinterlegt haben, setzen Sie den Statusgrund der Konfiguration auf Gültig
  • Speichern & Schließen

Hinweis

  • Pflichtpausenblocklänge: Geben Sie die Größe der Pflichtpausenblöcke (in Minuten) an, die zum Auffüllen fehlender Pausenzeiten verwendet werden.
    • Beispiel 1: Ein Mitarbeiter macht anstatt den erforderlichen 30 Minuten nur 20 Minuten Pause. Wenn die Pflichtpausenblocklänge 1 ist, werden die fehlenden 10 Minuten genau aufgefüllt (mit 10 Blöcken von jeweils 1 Minute). Ist die Pflichtpausenblocklänge jedoch 15, werden die fehlenden 10 Minuten mit einem Block der Größe 15 Minuten aufgefüllt. Dadurch ergibt sich eine Gesamtpausenzeit von 20 + 15 = 35 Minuten.
    • Beispiel 2: Gleiche Situation wie Beispiel 1, aber der Mitarbeiter macht nur eine 10-minütige Pause. Bei einer Blocklänge von 1 wird genau auf 30 Minuten aufgefüllt, die fehlenden 20 Minuten werden also von 20 1-minütigen Blöcken gefüllt. Wenn die Blocklänge jedoch 15 beträgt, reicht ein Block nicht aus (10 min + 1 Block = 25 min). Das bedeutet, dass 2 Blöcke gefüllt werden. Daraus ergibt sich eine Gesamtpausenzeit von 10 + 15 +15 = 40 Minuten.
    • Für maximale Flexibilität empfehlen wir, die Pflichtpausenblocklänge auf 1 zu setzen.
  • Eine Anleitung, welche Werte für die Pflichtpausenkonfiguration Sie nach deutschem Recht eingeben müssen, finden Sie auf dieser Seite.

Ergebnis

Wenn Sie fertig sind, könnten Ihre Pflichtpausenregeln so aussehen:

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HR