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Release Notes Rollup Update 34

Montag, 6. September 2021 

Eine Übersicht der neuen Funktionen für Anwender finden Sie hier


Überblick

Bereitstellung

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Technical Documentation Download

Technical Change Log

Plugin Handbook

Technical Release Notes

Mit Rollup Update 34 wurde die Integration zu Microsoft Dynamics 365-Apps vertieft, das Recruiting-Portal um das Bewerber Login erweitert und zusätzliche Verbesserungen im Bereich Abwesenheitsmanagement implementiert um den Komfort für Anwender weiter zu erhöhen.

Neue Funktionen

Recruiting Portal mit Bewerber Login

Nutzen

Bewerber können nun ein Konto im Recruiting Portal anlegen und Bewerbungen während des Erstellungsprozesses zunächst im Entwurf speichern. So kann die Bearbeitung später überarbeitet oder weitere Anhänge hinzugefügt werden, bevor die Bewerbung endgültig abgesendet wird. Auch der Status von eingereichten Bewerbungen kann im eigenen Profil eingesehen werden. Die im Konto hinterlegten allgemeinen Daten müssen außerdem nicht mehr für jede Bewerbung einzeln eingetragen werden, sondern können einfach übernommen werden. Somit wird es Bewerbern leicht gemacht sich auf interessante Positionen zu bewerben und die Gefahr von Fehlern wird minimiert.

Sobald Bewerber auf den "Auf diese Stelle bewerben"-Button einer offenen Stelle klicken, werden sie gebeten, zunächst allgemeine Informationen über sich anzugeben (Name, Kontaktdaten, Kündigungsfrist usw.). Anschließend muss für die weitere Bearbeitung und Speicherung der Daten erst die DSGVO-Bestimmungen des Unternehmens bestätigt werden. Danach besteht die Möglichkeit Dateien anzuhängen und ggf. eine Selbstbewertung von Fähigkeiten vorzunehmen (wenn die Fähigkeitenbewertung in der Vakanz aktiviert wurde). Mit Rollup Update 34 werden Bewerber im letzten Schritt gefragt, ob ein Konto erstellt werden soll. Bewerber die sich dafür entscheiden, erhalten durch das System eine Einladungs-E-Mail mit Registrierungslink. Sobald im Registrierungsformular ein Passwort vergeben wurde wird der Recruiting Portal Account fertiggestellt.

Nach der Anmeldung im eigenen Account, erscheint oben ein neuer Bereich "Meine Bewerbungen". Darin werden alle Bewerbungen im Entwurfsmodus als auch alle eingereichten Bewerbungen (für Bearbeitung gesperrt) anzeigt. Das Feld "Statusgrund" zeigt den jeweils aktuellen Status einer Bewerbung an.

Persönlichen Daten können Bewerber auf der Registerkarte "Persönliche Details" ändern (es erfolgt ein Mapping zur Entität "Bewerber" in HR for Dynamics). Darüber hinaus können hier weitere Angaben zu Lebenslauf oder Aus- und Weiterbildungen hinterlegt, sowie das Passwort aktualisiert werden.

Bewerber, die eine Initiativbewerbung versenden, werden ebenfalls am Ende des Prozesses gefragt, ob sie ein Konto anlegen möchten. Hier ist die Kontoerstellung nicht zwingend erforderlich.

Einführung in die Funktionalität

  • Daten zu Werdegang und Ausbildung werden an HR for Dynamics an die Entität "Bewerber" übertragen.
  • Das Recruiting Portal Konto basiert auf der -Entität "Kontakt", nur die Bewerbung selbst ist mit der Entität "Bewerber" verbunden. In der Kontakt-Entität werden nur die Informationen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse gepflegt. Darüber hinaus werden keine zusätzlichen persönlichen Informationen gespeichert, da ein größerer Personenkreis Zugriff darauf hat. Da der Portal Account auf der Entität „Kontakt“ basiert können sich Bewerber weiterhin in ihr Konto einloggen und neue Bewerbungen einreichen, selbst wenn eine Bewerbung aufgrund der GDPR-Compliance anonymisiert wird. Allerdings werden in diesem Fall im Namensfeld nur die anonymisierten Hash-Zeichen (#####) angezeigt, diese können jedoch bearbeitet werden.
  • Die E-Mail-Adresse kann nicht mehr geändert werden, da dies der Unique Identifier für die Entität "Kontakt" (und damit für die Entität Bewerber in HR for Dynamics) ist. Es kann kein weiteres Konto mit der gleichen E-Mail-Adresse erstellt werden (Duplikatserkennung). Das bedeutet auch, dass, wenn ein Benutzer eingeloggt ist und sich auf eine Position bewerben möchte, alle Daten bereits vorausgefüllt und editierbar sind, außer der E-Mail-Adresse.
  • Eine Funktionalität zum Aktualisieren von Passwörtern ist ebenfalls eingerichtet. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen den aktuellen Passwortrichtlinien entsprechen, d. h. der Benutzer muss ein starkes Passwort wählen. Andernfalls kann die Kontoerstellung nicht abgeschlossen werden.
  • Für den Fall, dass ein Bewerber das eigene Passwort vergessen und selbst zurücksetzen möchte, kann die Microsoft Dynamics 365 Portal Password Reset-Funktionalität genutzt werden.

Integration zu Dynamics 365 Human Resources

Nutzen

Die Integration von HR for Dynamics zu Dynamics 365 Human Resources wurde weiter vertieft.

Mit dieser Integration kann der Benutzer Dynamics 365 Human Resources zum Einreichen und Verwalten von Abwesenheitsanträgen verwenden und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen in HR for Dynamics profitieren. Mit der Integration erfolgt die Übertragung von Abwesenheitsanträgen uni-direktional von Dynamics 365 Human Resources zu HR for Dynamics, um sie dort in den Täglichen Übersichten einsehen und in der Berechnung von Sollstunden verwenden zu können.

Einführung in die Funktionalität

Der Abwesenheitsantrag wird in D365 HR erstellt. Je nach Abwesenheitskategorie (Ad hoc oder geplant) wird der Abwesenheitsantrag bereits im Status "Entwurf" oder erst nach erfolgter Genehmigung an HR for Dynamics übertragen. Ad hoc, also ungeplante Abwesenheiten wie Krankheit und Unfall werden im Status "Entwurf" übertragen. Geplante Abwesenheiten wie Urlaub, Elternzeit oder Überstunden werden übertragen, sobald sie sich im Status "Genehmigt" befinden.

D365 HR bietet dem Anwender die Flexibilität für jeden Tag einer Abwesenheit einen eigenen Abwesenheitstyp auszuwählen (z.B. bei 2,5 Tage Abwesenheit, Tag 1 Überstunden, Tag 2 Urlaub, Tag 3 halber Tag Urlaub). Um diese Flexibilität zu unterstützen, wird ein mehrtägiger Abwesenheitsantrag in D365 HR in mehrere eintägige Abwesenheitsanträge in HR for Dynamics überführt.

Alle automatisch erstellten Abwesenheitsanträge in HR for Dynamics enthalten die GUID aus dem D365 HR-Abwesenheitsantrag um Synchronisationsprozesse sicherzustellen (einsehbar in der Registerkarte "D365" im Formular des Abwesenheitsantrags).

Ändert sich der Status eines Abwesenheitsantrags in D365 HR, wird er beispielsweise storniert, so wird diese Änderung auch in HR for Dynamics übertragen. Dadurch ist die korrekte Berechnung innerhalb der Täglichen Übersichten sichergestellt. Um die automatische Synchronisation einzurichten, müssen die Abwesenheitsart-Einstellungen in HR for Dynamics zuvor mit den Abwesenheitsarten in D365 HR verbunden werden.

Abwesenheitsarteinstellungen Mapping

Die Mappings der Integration zu Dynamics 365 HR wurden im Rollup Update 34 erweitert. Time-Off-Anträge werden nun unidirektional in Abwesenheitsanträge in HR for Dynamics übertragen. Navigieren Sie zu Abwesenheitsart-Einstellungen im HR-Einstellungsbereich von HR for Dynamics 365, um die notwendigen Konfigurationen einzurichten.

Wählen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" den richtigen Parameter für "Zeiteinheit" aus. In Dynamics 365 Human Resources können mehrere Unternehmen innerhalb einer Umgebung erstellt werden. Für jede Firma muss entschieden werden, ob Tage oder Stunden als Zeiteinheit verwendet werden sollen. Diese Zeiteinheit gilt dann für alle Abwesenheitsarten dieser Firma.

Um eine korrekte Übertragung der Abwesenheitsanträgen zu gewährleisten, müssen in allen Abwesenheitsart-Einstellungen in HR for Dynamics, die mit dieser Firma verbunden sind, ebenfalls die gleiche Zeiteinheit verwendet werden.

Wählen Sie auf der Registerkarte D365HR den entsprechenden D365HR-Urlaubsantragstyp und die D365HR-Firma aus.
Bitte beachten Sie: Ein einzelner Datensatz für Abwesenheitsarteinstellungen kann immer nur mit einer Firma in D365HR verbunden werden. Falls mehrere Firmen in D365HR verwendet werden, muss für jede Firma ein eigener Satz von Abwesenheitsarten in HR for Dynamics angelegt werden.

 

HR Management for Microsoft Dynamics 365 Microsoft Dynamics 365 Human Resources CoreHR
Entität Feld Anzeigename Entität Feld Anzeigename Anmerkung
xrm1_leave_request xrm1_days Tage cdm_leaverequestdetail cdm_amount Betrag
xrm1_leave_request xrm1_hours Stunden cdm_leaverequestdetail cdm_amount Betrag Verarbeitung im Code
xrm1_leave_request xrm1_absence_type Art der Abwesenheit cdm_leaverequestdetail cdm_leavetypeid Sonderurlaubstyp Verarbeitung im Code
xrm1_leave_request xrm1_all_day_event Ganztägiges Ereignis cdm_leaverequestdetail cdm_amount Betrag Verarbeitung im Code
xrm1_leave_request xrm1_cdm_d365hr_leave_request_detail_guid D365HR Abwesenheit Detail Guid cdm_leaverequestdetail cdm_leaverequestdetailid Arbeitsfreie Zeit Detail XML Mapping
xrm1_leave_request xrm1_leave_from Von cdm_leaverequestdetail cdm_leavedate Datum XML Mapping
xrm1_leave_request xrm1_leave_until Bis cdm_leaverequestdetail cdm_leavedate Datum XML Mapping
xrm1_leave_request statuscode Statusgrund cdm_leaverequest cdm_status Status Verarbeitung im Code
xrm1_leave_request xrm1_leave_request_employee_id Mitarbeiter cdm_leaverequest cdm_worker Mitarbeiter Verarbeitung im Code
xrm1_leave_request xrm1_comment Anmerkung cdm_leaverequest cdm_comment Kommentar XML Mapping
xrm1_leave_request xrm1_calculation_of_duration Berechnung der Dauer cdm_leaverequest
xrm1_leave_request xrm1_time_unit Zeiteinheit Leave Parameters
xrm1_absence_type_settings xrm1_name Name cdm_leavetype cdm_type Typ
xrm1_absence_type_settings xrm1_cdm_absence_type_set_d365hr_company_id D365HR Unternehmen cdm_leavetype cdm_companyid Unternehmen
xrm1_absence_type_settings xrm1_cdm_absence_type_set_d365hr_leaev_type_id D365HR Abwesenheitstyp cdm_leavetype
xrm1_absence_type_settings Abwesenheitskategorie (Geplant, Ad-Hoc) cdm_leavetype Category Eingeplant, nicht geplant
xrm1_absence_type_settings Zeiteinheit Leave and Absence Parameters Unit for Leave and Absence

 

Weitere Verbesserungen

Hubdrive verbessert kontinuierlich bestehende Funktionen, die Benutzeroberfläche und die User Experience der Lösung.

Für Rollup Update 34 wurden die folgenden Verbesserungen implementiert:

Abwesenheitsmanagement

Abwesenheitsübersicht & Abwesenheitsansprüche

  • Abwesenheitsübersicht: Neues Feld "Übertrag prozessiert" hinzugefügt, das auf "Ja" gesetzt wird, sobald der Prozess zum Übertrag der Resturlaubstage ins neuer Jahr das erste Mal ausgeführt wurde. Wenn der Übertrag bereits stattgefunden hat (Feld "Übertrag prozessiert" gleich "Ja") und erst danach ein zusätzlicher Abwesenheitsanspruch zur Abwesenheitsübersicht hinzugefügt wird, so wird der neu erstellte Anspruch automatisch in den neuen Zeitraum übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass der hinzugefügte Anspruch für die Übertragung vorgesehen ist("Behandlung verbleibender" gleich "In neue Periode übertragen")
  • Abwesenheitsübersicht: Neues Feld "Vorgesehen für Übertrag" wurde hinzugefügt um alle Abwesenheitsansprüche zu summieren, die in die nächste Periode übertragen werden. Das umfasst alle Abwesenheitsansprüche mit den Parametern "Behandlung verbleibender" gleich "In neue Periode übertragen", "Übertragen bis" = im nächsten Fiskaljahr und in den Abwesenheitsart Einstellungen der Abwesenheitsart ist im Feld "Übertrag durchführen" gleich "Ja" gesetzt.
  • Abwesenheitsübersicht: Ansicht der Abwesenheitsansprüche wurde überarbeitet
  • Abwesenheitsansprüche: Neues Feld wurde hinzugefügt, das anzeigt warum der Anspruch erstellt wurde (wenn es mit einer Abwesenheitsübersicht und einem Mitarbeiter verbunden ist)
    • Feldname: "Ursprung Abwesenheitsanspruch"
    • Optionen: Arbeitsvertrag, Manuell hinzugefügt, Abwesenheitsantrag, Tägliche Übersicht, Zeitkonto, Übertrag aus letztem Jahr
  • Abwesenheitsanspruch: Feld "Beschreibung" wird nicht mehr durch einen Systemworkflow beschrieben und wird somit nur noch für Kommentare benutzt wenn ein Benutzer manuell Ansprüche hinzufügt

Abwesenheitsantrag

  • Supervisor Formular: Benutzer mit der Sicherheitsrolle "Supervisor", werden nun immer zum Supervisor-Formular geleitet
  • Der Vertreter kann in der Phase "Zustimmung Stellvertreter" eine Anmerkung hinzufügen, die gesperrt wird, wenn der Antrag in die nächste Phase gesetzt wird
  • Umbenennung des Feldbezeichnung "Krankenmeldung erhalten" in "Dokument(e) erhalten", um allgemeinere Begriffe zu verwenden
  • Dialog "Abwesenheitsantrag ändern": Statt statischer Werte übernimmt der Dialog die Daten, Beginn und Ende aus dem Abwesenheitsantrag
  • Business Process Flow: Emailtext wurde geändert in "Der Antrag liegt nun Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vor."

Offset Kalkulation

  • On Demand Workflow wurde auf Ebene der Abwesenheitsansprüche hinzugefügt um Offset-Kalkulation zu starten

Zuteilung von Betriebsferien für neue Mitarbeiter

  • Neue Mitarbeiter, die nach dem Rollout von Betriebsferien starten, können nachträglich zu allen zukünftigen Betriebsferien hinzugefügt werden und erhalten somit einen genehmigten Abwesenheitsantrag eingestellt. Über die neue Ribbon-Schaltfläche "Betriebsferien zuteilen" im Mitarbeiterdatensatz, dann der Prozess gestartet werden. Das System prüft, ob alle drei nötigen Voraussetzungen erfüllt sind: Ein gültiger Arbeitsvertrag ist vorhanden und Abteilung wie auch primärer Arbeitsort sind festgelegt. Falls eine der notwendigen Informationen fehlt, zeigt das System einen genauen Fehler an, um den Benutzer zu informieren. Wenn alle Parameter gegeben sind, wird der neue Mitarbeiter zu allen zukünftigen Betriebsferien, die für die Abteilung ausgerollt wurden, hinzugefügt und genehmigte Urlaubsanträge werden erstellt. Sollte ein anderer Fehler bei der Erstellung der Abwesenheitsanträge auftreten, wird der Benutzer ebenfalls informiert. Darüber hinaus berücksichtigt das System das Anfangs- und Enddatum der gültigen Arbeitsverträge und fügt den Mitarbeiter nur zu Betriebsferien hinzu, die innerhalb der Vertragsdauer stattfinden.

Arbeitsmuster

Erweiterter Funktionsumfang

Es gibt Arbeitsmuster, die eine lange Zeitspanne umfassen (z. B. 90 Arbeitsmusterdetails). Bis Rollup Update 34 war es nicht möglich, genau zu definieren, an welchem Tag ein Mitarbeiter im Arbeitsmuster beginnen wird, z. B. Tag 73. Mit dem aktualisierten Design der Funktionalität ist dies nun möglich:

Die Anlage von Arbeitsmuster wurde verbessert und vereinfacht. Anstatt zu definieren, auf welchen Wochentag der erste Tag des Arbeitsmusters fällt, kann nun einfach die Nummer des Arbeitsmusterdetails definiert werden, an dem der Mitarbeiter beginnen soll (z.B. Arbeitsmusterdetail Nr. 28).

Die Funktionalität wurde erweitert, so dass der Benutzer immer noch wählen kann, ob das Arbeitsmuster auf Wochentagen (und damit für jedes Arbeitsmusterdetail definiert wird, welcher Wochentag damit korrespondiert), oder auf Nummerierung basieren soll, bei dem der Benutzer nur angibt, an welcher Tagesnummer der Mitarbeiter beginnt (z. B. Tag Nr. 28).

Benutzeroberfläche & User Experience

UI Verbesserungen

  • Arbeitsvertrag: Anzeigenname im Dialog "Enddatum des Arbeitsvertrages festlegen" wurde geändert
  • Kalender: Das Feld "Kalendertyp" wurde aus Formularen und Ansichten entfernt
  • Fähigkeitsstufe: Felder wurden im Englischen umbenannt von "Required Grade" to "Required Grading", "Actual Grade" to "Verified Grading"
  • Sitemap von HR Hub: Bezeichnung "Neuer Unterbereich" wurde in "Dashboards" geändert
  • Arbeitsvertragsvorlage: Feld "Jahresbeginn" ist nun gesperrt

Überarbeitete Formulare

  • Abwesenheitsantrag (Button "Abwesenheitsantrag ändern" verschoben)

Sonstiges

Beendigung der Synchronisation mit CoreHR Recruiting Entitäten

  • Mit dem Relaunch von CoreHR als Dynamics 365 Human Resources ergaben sich Änderungen.
    Entsprechend Microsoft Dataverse Tables, sind folgende Entitäten nicht mehr Teil von Dynamics 365 Human Resources:
    • Candidate (Bewerber)
    • Job Application (Bewerbung)
    • Candidate Education (Bildung)
    • Candidate Work Experience (Berufslaufbahn)
    • Job Opening (Stellenangebote)
    • Onboarding Guide (Mitarbeiter)

      Alle Workflows die Daten von diesen Entitäten erhalten oder an diese Entitäten senden werden eingestellt:

    • Talent Sync – Job Opening – Vacancy - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Vacancy – Job Opening - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Candidate – Applicant - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Applicant – Candidate - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Job Application - Application - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Application – Job Application - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Candidate Education – Education - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Education – Candidate Education - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Candidate Work Experience – Job History - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – Job History – Candidate Work Experience - HR Management [Multilingual] - DI
    • Talent Sync – New Employee - Onboarding Guide - HR Management [Multilingual] - DI

Gelöste Tickets

Gelöste Kundentickets

  • Job Titel ist in in D365 HR abgekündigt (CAS-17584-V7G6G)
  • Bewerbung Fähigkeitenbewertung Filter zugeordnete Levels fehlt (CAS-17735-H7G3K)
  • Abwesenheitsart kann in abgeschlossenen Datensätzen geändert werden (CAS-18577-S0G0M)
  • Genehmigter Urlaub bucht Outlook Kalendereinträge über Tage (CAS-18471-H0S8G)
  • Sprache der VTC nicht mit Umgebungssprache verknüpft (CAS-17403-J1H1C, CAS-18337-F4Z3W)
  • Fehlermeldung bei Onboarding Templates (CAS-18431-B7P2L)

Kontakt

 

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