Arbeitsverträge
1. Neuen Vertrag anlegen
2. Vertrag deaktivieren
3. Vertrag ersetzen
4. Vergütungen verwalten
5. Urlaubsansprüche verwalten
6. Arbeitsmuster erstellen
1. Neuen Vertrag anlegen
Es gibt viele Möglichkeiten, einen neuen Vertrag anzulegen. Welche Sie wählen, hängt von der Situation ab. Wenn Sie das Best Practice Recruiting nutzen, werden Sie den neuen Vertrag in der Bewerberakte anlegen. Handelt es sich bereits um einen Mitarbeiter, werden Sie den Vertrag in der Digitalen Personalakte anlegen. Oder aber Sie wählen den allgemeinen Weg, der hier als Vorbild dienen soll.
Wichtige Vorabinformationen finden Sie hier: Vertragsvorlagen
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Arbeitsverträge und klicken Sie in der Menüleiste auf +NEU
Hinweis: Wählen Sie eine Vertragsvorlage aus und speichern Sie den Datensatz. Dadurch werden alle Daten der Vertragsvorlage automatisch in den Vertrag übernommen. Die übernommenen Daten können nach der Übernahme weiter angepasst werden, solange der Vertrag noch nicht gültig ist.
Geben Sie nun im Bereich Zusammenfassung alle nötigen Daten ein:
- Bewerber / Mitarbeiter: Es sind zwar beide Felder als Pflichtfelder markiert, aber natürlich ist ein Vertrag nur für eine Person gültig. Sobald Sie eines der beiden Felder ausgewählt haben, wird das andere ausgeblendet
- Vertragsvorlage: Wählen Sie hier eine Vertragsvorlage. Sobald Sie den Vertrag speichern, werden nun alle in der Vorlage hinterlegten Daten automatisch übernommen. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, die automatisch ausgefüllten Felder weiterhin manuell anzupassen. Weitere Informationen zu den Abwesenheitsansprüchen, die auch automatisch aus der Vorlage übernommen werden, finden Sie weiter unten: 5. Urlaubsansprüche verwalten
- Klassifikation: Wählen Sie hier aus, ob es sich um einen dauerhaften oder einen befristeten Vertrag handelt. Wählen Sie hier befristet, wird ein weiteres Feld mit dem Enddatum eingeblendet
- Typ: Wählen Sie hier den Typ der Anstellung, wie etwa Vollzeit, Teilzeit, Praktikum, etc.
- Startdatum: Das Datum, ab dem der Vertrag gültig ist
- Enddatum: Das Datum, an dem ein befristeter Vertrag endet. Das Feld ist nur bei der Klassifikation befristet verfügbar
- Probezeit: Geben Sie hier die Länge der Probezeit in Monaten an
- Probezeit bis: Kann als Alternative zu einer Angabe der Probezeit in Monaten genutzt werden
- Abrechnungszeitraum: Legen Sie hier den Abrechnungszeitraum für alle Vergütungen fest. Beachten Sie jedoch, wenn Sie hier Monatlich wählen, können Sie keine wöchentlichen Zahlungen generieren. Die Zeiträume für Abrechnung und Zahlung müssen immer identisch sein.
- Kündigungsfrist: Geben Sie hier die Länge der Kündigungsfrist in Monaten ein
- Kündigungsfrist Probezeit: Geben Sie hier eine eventuell abweichende Kündigungsfrist während der Probezeit ein
- Statusgrund: Sie haben hier die Möglichkeit zwischen Entwurf, In Verhandlung und Gültig zu wählen. In der Regel legen Sie den Vertrag als Entwurf an. Sobald dieser vollständig und korrekt ist, wechseln Sie zu In Verhandlung und abschließend, wenn sich alle einig sind, zu Gültig. Beachten Sie, dass der Vertrag, sobald er den Status Gültig erhält, für die meisten Veränderungen gesperrt wird. Lediglich Abwesenheitsansprüche und Vergütungen können weiterhin ergänzt werden. Weitere Informationen, wie Sie einen Vertrag ersetzen, finden Sie weiter unten: 3. Vertrag aktualisieren oder ersetzen
- Arbeitszeiten: Geben Sie hier an, an welchem Tag wie viele Stunden zu arbeiten sind. Diese Werte bilden in der Zeitwirtschaft die Grundlage zur Erstellung und Berechnung der Anwesenheiten und der Arbeitszeiten.
- Arbeitszeiten Details: Geben Sie hier den zeitlichen Rahmen der Arbeitszeiten an. Diese beeinflussen unter anderem die Terminplanung, indem Sie einen Hinweis erhalten, wenn ein Termin außerhalb dieser Arbeitszeiten vereinbart wird. Bis auf den Hinweis hat es jedoch keinen Einfluss auf die Funktionalität.
- Arbeitszeiten Summe: Geben Sie hier die Gesamtzahl der Wochenarbeitsstunden ein.
Der Bereich Vergütungen wird weiter unten ausführlich behandelt: 4. Vergütungen verwalten
Der Bereich Urlaubsansprüche wird weiter unten ausführlich behandelt: 5. Urlaubsansprüche verwalten
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2. Vertrag deaktivieren
Arbeitsverträge können aus verschiedenen Gründen deaktiviert werden. Möchten Sie einen Arbeitsvertrag deaktivieren, navigieren Sie zu HR Hub - Arbeitsverträge und öffnen Sie den Arbeitsvertrag, den Sie deaktivieren möchten mit einem Doppelklick.
Klicken Sie oben in der Menüleiste auf "Deaktivieren".
Es öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie die passende Option:
- Abgelehnt: Der aktuelle Vertrag wurde abgelehnt.
- Ersetzt: Der Vertrag wurde durch einen anderen Vertrag ersetzt.
- Nicht verlängert: Die Befristung wurde nicht verlängert.
- Mitarbeiter nicht mehr angestellt: Der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen.
Bestätigen Sie mit Klick auf den Button "Deaktivieren".
Sobald ein Arbeitsvertrag deaktiviert wird und nicht durch einen neuen gültigen Arbeitsvertrag ersetzt wird, werden viele Funktionen von HR für Dynamics nicht mehr funktionieren, da diese auf Informationen des Arbeitsvertrags zurückgreifen. Im Falle eines Ausscheidens des Mitarbeiters ist dies gewollt, doch Sie sollten stets darauf achten, dass aktive Mitarbeiter auch einen gültigen Arbeitsvertrag besitzen.
Wenn Sie einen Vertrag deaktivieren, sollten Sie anschließend ein Enddatum festlegen. Wenn der selber Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingestellt wird und dementsprechend wieder einen aktiven Arbeitsvertrag bekommt, würde das System dies verhindern. Denn der alte Arbeitsvertrag würde, obwohl er inaktiv ist, nie das Enddatum erreichen, solange keines gesetzt ist.
Klicken Sie auf den Button "Enddatum des Arbeitsvertrages festlegen" und wählen Sie das entsprechende Datum aus.
Bestätigen Sie mit Klick auf "Weiter".
Laden Sie anschließend die Seite neu. Das Enddatum für den Arbeitsvertrag wurde nun festgelegt.
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3. Vertrag ersetzen
Für den Fall, dass Sie einen aktiven Vertrag ersetzen möchten. weil der Mitarbeiter beispielsweise von Vollzeit auf Teilzeit wechselt, stellt Ihnen Dynamics HR Management einen Dialog zur Verfügung, der Ihnen das Erstellen eines neuen Vertrags erleichtert und sich komplett um den alten Vertrag kümmert.
Wechseln Sie zu dem Mitarbeiter, für den Sie den Vertrag ersetzen möchten (HR Hub - Mitarbeiter) und navigieren Sie zu dem Tab "Verträge & Gehälter".
Öffnen Sie mit Doppelklick in der Übersicht den Arbeitsvertrag, den Sie ersetzen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Button "Aktiven Arbeitsvertrag ersetzen".
Es öffnet sich ein Dialog. Füllen Sie nun die Felder gemäß Ihren Vorgaben aus:
- Vertragsvorlage: Die Vorlage für den neuen Vertrag
- Klassifikation: Wählen Sie hier, ob der neue Vertrag dauerhaft oder befristet ist
- Startdatum: Legen Sie hier fest, ab wann der Vertrag gültig sein soll
- Enddatum: Wenn der neue Vertrag befristet ist, legen Sie hier fest, wann er endet
Klicken Sie auf Weiter.
Was passiert nun?
Direkt bei Ausführung des Dialoges
- Es wird ein neuer Vertrag im Statusgrund Entwurf angelegt
- Das Enddatum des alten Vertrages wird auf einen Tag vor dem Startdatum des neuen Vertrages festgelegt
Wenn das Startdatum des neuen Vertrages in der Zukunft liegt
- Durch das festgelegte Enddatum des alten Vertrages erscheint dieser im HR Deadline Dashboard und dient somit als Erinnerung, dass der neue Vertrag noch geprüft, gegebenenfalls angepasst und abschließend Gültig gesetzt werden muss
- Das manuelle Verändern des Statusgrund auf Gültig stellt sicher, dass alle vertraglichen Daten geprüft und für korrekt befunden wurden
- Sobald das Enddatum des alten Vertrages erreicht ist, wird dieser automatisch mit dem Statusgrund Ersetzt deaktiviert
Wenn das Startdatum des neuen Vertrages in der Vergangenheit liegt
- Der alte Vertrag wird in diesem Falle sofort mit dem Statusgrund Ersetzt deaktiviert
- Sie können unmittelbar den neuen Vertrag öffnen, die Daten überprüfen und anschließend den Statusgrund auf Gültig ändern
- Das manuelle Verändern des Statusgrund auf Gültig stellt sicher, dass alle vertraglichen Daten geprüft und für korrekt befunden wurden
Es erscheint ein weiterer Dialog.
Klicken Sie auf den Link, um an dem Folgevertrag weitere Änderungen vorzunehmen, wie z. B. den Statusgrund auf "Gültig" zu setzen.
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4. Vergütungen verwalten
Vertraglich können unterschiedliche Arten der Vergütung vereinbart sein. Von regelmäßigen Zahlungen wie dem Grundgehalt und Urlaubsgeld, über einmalige Zuwendungen in Form von Zahlungen oder Sachleistungen, bis hin zu Provisionen, die je nach Leistung und Vereinbarung variieren. Das Anlegen verläuft jeweils nach dem gleichen Schema.
Neue Vergütung anlegen
Um eine neue Vergütung anzulegen, navigieren Sie zu HR Hub - Vergütungen und klicken Sie auf den Button "Neu".
Füllen Sie die Felder gemäß Ihren Anforderungen aus.
- Bewerber: Wählen Sie den Bewerber, für den diese Vergütung zugeordnet werden soll.
- Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter, für den diese Vergütung zugeordnet werden soll.
- Arbeitsvertrag: Hinterlegen Sie den entsprechenden Arbeitsvertrag.
- Startdatum: Die Vergütung ist ab diesem Datum gültig und wird erst ab diesem Datum bei Berechnungen berücksichtigt.
- Enddatum: Die Vergütung ist nur bis zum angegeben Datum gültig und wird nur bis zu diesem Datum bei Berechnungen berücksichtigt.
- Typ: Legen Sie fest, um welchen Zahlungstyp es sich handelt, wie beispielsweise das Grundgehalt oder eine Bonuszahlung. Beachten Sie, dass weitere Einstellungen nötig sind, falls Sie hier die Provision anlegen möchten. Lesen Sie dazu bitte die weiteren Informationen hier.
- Währung: Geben Sie an, in welcher Währung die Vergütung ausbezahlt werden soll.
- Betrag: Legen Sie die Höhe des Betrags der Vergütung fest.
- Zahlungsintervall: Legen Sie fest, in welchem Intervall Zahlungen erfolgen. Beachten Sie, dass die Auswahlmöglichkeiten von den Einstellungen des Abrechnungsintervalls des Arbeitsvertrages abhängen und daher womöglich nicht alle Optionen gewählt werden können.
- Zahlungen pro Jahr: Dieser Wert wird abhängig vom Zahlungsintervall automatisch berechnet.
- Jährlicher Betrag: Der jährliche Betrag wird abhängig vom Betrag und dem Zahlungsintervall automatisch berechnet, sobald der Datensatz gespeichert wird.
- Bemerkungen: Geben Sie optional eine Bemerkung an, wie beispielsweise den Grund für eine Bonuszahlung.
Nachdem Sie die Daten vollständig eingegeben haben, setzen Sie den Statusgrund auf "Vereinbart" und speichern Sie Ihre Eingaben.
Die Eingaben sind nun schreibgeschützt und können nicht mehr verändert werden. Wird der Statusgrund nicht auf "Vereinbart" gesetzt, wird diese Vergütung bei der Berechnung der Zahlungen nicht berücksichtigt.
Provisionen
Provisionen benötigen definierte Regeln, damit die Berechnung korrekt ist. Daher wird der Bereich "Provisionsfestlegung" zur Pflicht, sobald Sie als Typ "Provision" auswählen.
Definieren Sie im Tab "Provisionsfestlegung", ob die Provision vorlagenbasiert ist, oder nicht. Wenn sie vorlagenbasiert ist, wählen Sie die Provisionsvorlage aus.
Weitere Informationen zu Provisionsvorlagen finden Sie hier: Grundeinstellungen - Provisionsvorlagen.
Setzen Sie den Statusgrund auf "Vereinbart" und speichern Sie Ihre Eingaben.
Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, werden die Provisionsregeln automatisch übernommen. Sollten Sie keine Vorlage nutzen, müssen die Provisionsregeln noch definiert werden. Klicken Sie auf "Provisionsregel erstellen".
Füllen Sie nun alle Felder gemäß Ihren Vorgaben aus. Eine ausführliche Erklärung zur Definition von Provisionsregeln finden Sie hier: Grundeinstellungen - Provisionsvorlagen.
Verlängerung der vereinbarten Vergütung
Beachten Sie, dass Sie nur bei vereinbarten Vergütungen ohne Enddatum das Gehalt verlängern können. Vereinbarte Vergütungen können nicht mehr verändert werden. Es kann aber nötig sein, dass einer Vergütung ohne Enddatum ein solches hinzugefügt werden soll, beispielsweise um ein neu vereinbartes Gehalt anzulegen.
Öffnen Sie hierfür die Vergütung, die Sie verlängern möchten. Klicken Sie auf den Button "Vergütung verlängern".
Es öffnet sich ein Dialog. Legen Sie das Enddatum fest und wählen Sie aus, ob Sie eine neue Vergütung anlegen möchten.
- Ja: Legen Sie das Start- und Enddatum der neuen Vergütung fest. Das Startdatum ist vorbelegt mit dem Tag nach dem Enddatum der vorhergehenden Vergütung.
- Nein: Die Vergütung verliert am angegebenen Datum ihre Gültigkeit, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter keine Provision oder keinen regelmäßigen Bonus mehr bekommen soll.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Weiter.
Im Hintergrund wird nun das Enddatum des aktuellen Vertrags eingetragen. Wenn Sie zuvor "Ja, durch eine neue Vergütung ersetzen" gewählt haben, wird eine neue Vergütung mit den von Ihnen definierten Daten angelegt. Diese Vergütung befindet sich im Statusgrund "Entwurf". Öffnen Sie die neu angelegte Vergütung, überprüfen und/oder passen Sie diese an und setzen Sie anschließend den Statusgrund auf "Vereinbart".
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5. Urlaubsansprüche verwalten
Die Abwesenheitsansprüche des Mitarbeiters werden automatisch aus der Vertragsvorlage übertragen. Sollte der Vertrag nicht am Jahresanfang (wird in der Vertragsvorlage festgelegt) beginnen, so wird automatisch berechnet, wie viele Abwesenheitsansprüche dem Mitarbeiter anteilig zustehen.
Verträge mit Statusgrund Entwurf / In Verhandlung
Solange der Vertrag im Statusgrund "Entwurf" oder "Verhandlung" ist, können Sie hier im Arbeitsvertrag weitere Urlaubsansprüche hinzufügen, indem Sie auf "Abwesenheitsanspruch hinzufügen" unter dem Bereich Urlaubsansprüche klicken.
Füllen Sie anschließend alle Felder gemäß Ihrer Vorgabe aus und klicken Sie auf Speichern und schließen.
Weitere Informationen zu den Details neuer Abwesenheitsansprüche finden Sie hier: Grundeinstellungen - Vertragsvorlage
Verträge mit Statusgrund Gültig
Sobald der Vertrag den Statusgrund "Gültig" erhält, können Sie weitere Arbeitsansprüche direkt aus der digitalen Personalakte Ihres Mitarbeiters hinzufügen.
Navigieren Sie hierfür zu HR Hub - Mitarbeiter und öffnen Sie den Eintrag Ihres gewünschten Mitarbeiters mit Doppelklick.
Wechseln Sie zum Tab "Urlaub & Abwesenheit". Klicken Sie auf den Button "Abwesenheitsansprüche hinzufügen" unter dem Bereich "Abwesenheitsübersicht".
Wählen Sie den Abwesenheitstyp sowie die Anzahl der Tage (Anspruch), die Sie hinzufügen oder abziehen möchten. Bitte vergeben Sie nur ganze oder halbe Tage für zusätzliche Ansprüche.
Definieren Sie das Start- und Enddatum für den Gültigkeitszeitrum und wählen Sie das Datum, bis wann der Abwesenheitsanspruch übertragen werden soll.
Wählen Sie aus, was mit übrigen Abwesenheitsansprüchen passieren soll. Zusätzlich können Sie auch eine Beschreibung für den Abwesenheitsanspruch angeben.
Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Weiter. Der Abwesenheitsanspruch wird nun hinzugefügt/abgezogen.
Wenn die Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie den Dialog schließen. Bitte laden Sie gegebenenfalls die Seite neu, damit der soeben hinzugefügte Abwesenheitsanspruch in der Übersicht angezeigt wird.