Was in Hubdrive als „Geschäftsprozesse“ bezeichnet wird, kann intuitiver als „Projekte“ bezeichnet werden. Durch die Funktionalität der Zeitbuchung mit Prozessen können Sie überwachen, wie viel Arbeitszeit Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden. Die Übersicht darüber, wie viel Zeit für welchen Vorgang aufgewendet wurde, wird in den Arbeitszeitnachweisen des Mitarbeiters gespeichert.
Auf dieser Seite wird beschrieben, wie der HR-Manager einen Geschäftsprozess erstellen und dem Zeitnachweis zuweisen kann, damit die Mitarbeiter buchen können, wie viel Zeit sie dafür aufgewendet haben.
Einstellungen für projektbezogene Arbeitszeiterfassung (optional)
Auf den Punkt
Ablauf
HR-Manager
Erstellt einen Zeitnachweis
HR Manager
Erstellt Geschäfts- prozesse
HR Manager
Fügt Geschäfts- prozesse zum Zeitnachweis hinzu
Mitarbeiter
Bucht die Zeit im Prozess
Vorgesetzter
Genehmigt die Zeitnachweise
Click Through
- Starten Sie in HR HUB
- Klicken Sie auf Zeitnachweise
- Wählen Sie den Zeitraum des Zeitnachweises aus
- Wählen Sie + Neu
- In Schnellerfassung: Zeiterfassung
- Klicken Sie auf das Feld Prozess
- Wählen Sie + Prozess erstellen
- Klicken Sie im Popup auf OK
- Fügen Sie den Namen hinzu
- Den übergeordneten Prozess hinzufügen (optional)
- Durch die Verwendung übergeordneter Geschäftsprozesse können Sie eine hierarchische Struktur innerhalb Ihrer Prozesse erstellen
- Durch die Zuweisung eines übergeordneten Geschäftsprozesses wird Ihr Prozess zu einem Unterprozess des übergeordneten Prozesses
- Wählen Sie die Ebene aus, darüber können Sie Ihre Prozesse hierarchisch gliedern:
- Geschäftsprozess
- Hauptprozess
- Teilprozess
- Speichern und schließen
- Nachdem der Prozess erstellt wurde, können Sie ihn der Schnellerfassung dem Zeitnachweis zuordnen
- Klicken Sie erneut auf + Zeiterfassung erstellen
- Wählen Sie den von Ihnen erstellten Prozess aus
- Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional)
- Speichern und schließen
Hinweis
- Nach der Erstellung können die Mitarbeiter nun ergänzen, wie viel Zeit sie für bestimmte Geschäftsprozesse aufgewendet haben.
- Dem Zeitnachweis können mehrere Geschäftsprozesse zugeordnet werden.
- Die den Geschäftsprozessen zugewiesenen Stunden werden automatisch in die täglichen Übersichten des Mitarbeiters übernommen.
- Wenn der Lohn des Mitarbeiters stundenweise berechnet wird, werden nur genehmigte Stunden für die Lohnabrechnung berücksichtigt. Ist dies der Fall, muss der Mitarbeiter den Stundennachweis dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorlegen. Der Mitarbeiter muss dazu den Geschäftsprozessfluss oben verwenden und den Prozess in die nächste Phase senden, sodass der Status „Eingereicht“ erreicht ist. Ein ausführlicheres Tutorial für Mitarbeiter finden Sie hier.
- Der Vorgesetzte kann die Zeit täglich oder wöchentlich genehmigen. Für die Genehmigung sendet der Vorgesetzte den Geschäftsprozessfluss in die letzte Phase (Status "Genehmigt") und fügt seinen Namen in das Feld „Genehmigt von“ ein. Ein ausführlicheres Tutorial für Vorgesetzte finden Sie hier.
- Wenn die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden nicht der Vereinbarung entspricht (z. B. nicht genehmigte Überstunden), kann der Vorgesetzte die korrekte Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden hinzufügen, indem er einfach die korrekte Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in das Feld „Genehmigte Stunden“ einträgt. Dies überschreibt nicht die vom Mitarbeiter eingegebenen Stunden, kann jedoch zur Berechnung der Zahlung verwendet werden, wenn im Beschäftigungszeitraum des Mitarbeiters Stundenlöhne ausgewählt sind.
- Wenn der Mitarbeiter die Zeit nicht gebucht hat, kann der Vorgesetzte oder HR-Manager die Stunden anpassen, indem er in den täglichen Übersichten auf den gewünschten Wochentag doppelklickt und die Stundenzahl an der passenden Stelle einträgt. Die Berechnung kann dann durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu Berechnen“ im oberen Menüband aktualisiert werden.
Ergebnis
Ein ausgefüllter Zeitnachweis kann zum Beispiel so aussehen:
Tipps & Tricks
Falls Sie Zeitnachweise nicht wie oben beschrieben anlegen können, prüfen Sie bitte folgende Einstellungen:
- Den beteiligten Usern (HR-Manager, Vorgesetzter, Mitarbeiter) ist eine gültige Lizenz zugewiesen
- Der Mitarbeiter muss über einen gültigen Arbeitsvertrag verfügen
- Regionen und Kalender müssen konfiguriert und in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters gepflegt sein
- Summenlisten müssen erstellt sein