Bewerbungen
1. Bewerbungen erhalten
2. CV Parsing
3. Bewerbungsprozess
4. Skill Rating
5. Recruiting Team Feedback
6. Arbeitsvertrag
7. Finale Entscheidung
1. Bewerbungen erhalten
Je nach Bewerbungskanal werden von Dynamics HR Management mehr oder weniger Aufgaben automatisch übernommen. So werden entweder Bewerber, Bewerbungen, beides oder nichts automatisch im System angelegt.
Recruiting Portal - Bewerber und Bewerbung automatisch anlegen
Die Bewerbungen, die Sie über das Recruiting Portal erhalten, werden automatisch weiterverarbeitet. Das Ergebnis ist ein neuer Bewerberdatensatz und, sofern es eine Bewerbung auf ein bestimmtes Stellenangebot ist, auch einen Bewerbungsdatensatz. So können Sie ohne jeglichen Aufwand mit der Anreicherung oder direkt mit der Prozessierung der Bewerbung fortfahren.
Sie bestimmen selbst, welche Informationen Sie vom Bewerber abfragen, da Sie das Formular im Recruiting Portal ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Weitere Informationen finden Sie hier: Recruiting Portal
Bewerbung manuell anlegen
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Bewerbungen und klicken Sie auf +NEU
Wählen Sie den Bewerber und die zugehörige Stellenausschreibung aus und geben Sie das Eingangsdatum der Bewerbung ein.
Sollte es sich um eine Initiativbewerbung handeln, die keiner speziellen Stellenausschreibung zuzuordnen ist, wählen Sie hier Ja, damit Sie ein freies Eingabefeld für die Stelle erhalten.
Speichern Sie den Datensatz und klicken Sie auf Nächste Phase.
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2. CV Parsing
Bevor Sie das CV-Parsing nutzen können, muss es einmalig aktiviert werden und Ihre Textkernel Zugangsdaten müssen hinterlegt sein.
Wie Sie das CV-Parsing aktivieren, können Sie hier nachlesen.
Sie können das CV-Parsing durchführen, sobald ein Lebenslauf in den Notizen unter Dokumente einer Bewerbung hinzugefügt wurde. Die Daten aus dem Lebenslauf werden analysiert und gespeichert. Das heißt, Informationen aus dem Lebenslauf eines Bewerbers werden herausgefiltert und importiert.
Um das CV Parsing zu starten, navigieren Sie zu HR Hub - Bewerbungen - Aktive Bewerbungen und öffnen Sie den gewünschten Eintrag mit Doppelklick.
Unter dem Tab "Allgemein" sehen Sie auf der rechten Seite einen Bereich für Dokumente, welche Sie dort hochladen können. Laden Sie den Lebenslauf des Bewerbers hoch und klicken Sie anschließend auf den Button "Lebenslauf parsen".
Es öffnet sich ein neuer Dialog. Wählen Sie den zuvor hochgeladenen Lebenslauf aus und klicken Sie auf Weiter.
Die Daten aus dem Lebenslauf werden nun analysiert und übertragen.
Eine Übersicht der Felder, die beim CV Parsing übertragen werden, finden Sie in den untenstehenden Tabellen:
Persönliche Daten des Bewerbers
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Vorname | xrm1_first_name |
| Nachname | xrm1_last_name |
| Geschlecht | xrm1_gender_code |
| Mobiltelefon | xrm1_mobile_phone |
| Telefon Privat | xrm1_telephone_private |
| E-Mail-Adresse | emailaddress |
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Geburtsdatum | xrm1_birthdate |
| Familienstand | xrm1_family_status_code |
| Straße (Privat) | xrm1_adress_private_street |
| Straße Details (Privat) | xrm1_adress_private_street_details |
| PLZ /ZIP (Privat) | xrm1_address_private_postal_code |
| Ort (Privat) | xrm1_address_private_city |
Werdegang des Bewerbers
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Arbeitgeber | xrm1_name |
| Bewerber | xrm1_job_history_applicant_id |
| Startdatum | xrm1_start_date |
| Enddatum | xrm1_end_date |
| Titel | xrm1_title |
Außerdem werden eventuelle Anmerkungen als eine Notiz in der Zeitachse der Berufslaufbahn automatisch hinzugefügt.
Bildung des Bewerbers
Anzeigename |
Schemaname |
|---|---|
| Name | xrm1_name |
| Bewerber | xrm1_further_education_applicant_id |
| Von | xrm1_education_from |
| Bis | xrm1_education_until |
Standardmäßig werden die Daten mit dem Statusgrund "Importiert" erstellt.
Alle Daten, welche von Textkernel zur Verfügung gestellt werden, werden in xrm1_document_text (Application Entity) im XML-Format gespeichert.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht des Textkernel Mappings für das CV Parsing: Textkernel Mapping CV Parsing.
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3. Bewerbungsprozess
Der Bewerbungsprozess besteht aus 6 Phasen, in denen die Eignung des Bewerbers festgestellt wird. Im Zuge dieses Prozesses wird der HR Manager häufig mit dem Bewerber, Mitarbeitern und Vorgesetzten zusammenarbeiten, Termine und Aktivitäten koordinieren und abschließend einen Arbeitsvertrag erstellen.
Termine und Aktivitäten koordinieren
Sie können Ihre Termine direkt in der Bewerbung koordinieren. Nutzen Sie hierfür den Bereich Aktivitäten.
Neben der Möglichkeit, Telefonanrufe und Aufgaben anzulegen, finden Sie im Menü mit den 3 Punkten weitere Aktivitätsmöglichkeiten, wie z.B. E-Mails, die Sie direkt im System schreiben und versenden können oder Termine, die Sie planen können.
Alle Termine und Aufgaben, die Sie hier anlegen, werden direkt mit Outlook synchronisiert und obwohl Sie diese auch dort verwalten können, bleiben die Daten stets sicher im System.
Selbstverständlich werden alle, denen eine Aufgabe zugeteilt wird oder für die ein Termin geplant wird, per E-Mail und im jeweiligen Dashboard darüber informiert und erhalten die benötigten Zugriffsrechte für die Aktivität.
So bleiben alle Aktivitäten, die bereits in dieser Bewerbung unternommen wurden, stets einsehbar und nachvollziehbar.
Informationen teilen
Im Laufe des Auswahlprozesses ist es immer wieder nötig, Informationen zu teilen.
Während der Vorgesetzte automatisch benachrichtigt wird, sobald die Beurteilungsphase ansteht, so kann es dennoch vorkommen, dass noch eine weitere Person die Bewerbung einsehen soll.
Hierfür wählen Sie in der Menüleiste Freigeben und öffnen damit einen Dialog.
Wählen Sie hier nun die Person aus, mit der Sie den Datensatz teilen möchten und weisen Sie die entsprechenden Rechte zu. Klicken Sie auf Freigeben und die gewählte Person wird per E-Mail informiert.
Für den Fall, dass Sie den Datensatz nicht nur freigeben, sondern komplett übergeben möchten, wählen Sie in der Menüleiste Zuweisen.
Klicken Sie auf Zuweisen zu und der Eintrag wechselt von mir zu Benutzer oder Team.
Wählen Sie nun den Benutzer aus und klicken Sie auf Zuweisen. Dies überträgt die gesamten Rechte auf den Benutzer.
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4. Skill Rating
Dynamics HR Management vergleicht automatisch die benötigten Fähigkeiten eines Stellenangebotes mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Bewerbers. Dies geschieht, sobald Sie eine Bewerbung anlegen, die mit einer Stellenbeschreibung verknüpft ist.
Voraussetzung ist, dass Sie die Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen in Ihrer Stellenbeschreibung angegeben haben und dass Sie die Fähigkeiten der Bewerber erfasst haben. Nutzen Sie das Recruiting Portal, haben Sie die Möglichkeit, den Bewerbern eine Selbstbewertung anzubieten. Die Fähigkeiten und die dazugehörige Fähigkeitsklasse werden dann automatisch in die Bewerbung übertragen.
Weiter Informationen finden Sie hier: Fähigkeiten, Fähigkeitsklassen, Fähigkeitsstufen, Recruiting Portal
Fügen Sie anschließend weitere Fähigkeiten hinzu, die in der Stellenbeschreibung nicht vorhanden sind, können Sie das Skill Rating erneut durchführen lassen.
Klicken Sie hierfür in der Menüleiste auf die drei Punkte und wählen Sie Bewertung vorbereiten
Wenn Sie aufgefordert werden, die Fähigkeitenliste neu zu laden, genügt ein Klick auf das Kreissymbol rechts oberhalb der Fähigkeitenliste.
Wenige Augenblicke später erhalten Sie im Bereich Zusammenfassung die Ergebnisse. Sie haben nun eine weitere Basis, um eine initiale Bewertung des Bewerbers abzugeben.
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5. Recruiting Team Feedback
Neben der Bewertung der Bewerber auf Grundlage von Fähigkeiten, können mehrere Mitglieder eines festgelegten Recruiting Teams ihr Feedback zu einem Bewerber und seiner Bewerbung abgeben.
Ist in einem Stellenangebot die Funktion Recruiting Team aktivieren auf "Ja" gesetzt, wird in allen Bewerbungen, die auf dieses Stellenangebot eingehen, im Abschnitt "Allgemein" eine Tabelle mit den ausgewählten Recruiting Team Mitgliedern angezeigt. Sie gibt einen Überblick in welcher Interviewrunde des Bewerbungsprozesses von wem automatisch über das System eine Bewertung angefragt wird. Sie können zu dieser Liste für nur diese Bewerbung weitere Recruiting Team Mitglieder hinzufügen. Hier erfahren Sie wie das geht.
Das Feld Stellenangebot auf dem Abschnitt "Allgemein" der Bewerbung wird durch die Aktivierung der Funktion Recruiting Team auf dem Stellenangebot gesperrt und kann nicht mehr verändert werden.
Sobald die Bewerbung die in Interviewrunde festgelegte Phase im Bewerbungsprozess erreicht hat, wird der Datensatz mit den ausgewählten Recruiting Team Mitgliedern geteilt. Diese erhalten eine Email mit einem Link direkt zum Bewertungsformular. Öffnen Sie diesen Link durch einen Klick darauf.
Es öffnet sich das entsprechende Bewertungsformular. Bitte füllen Sie die Felder aus.
Interviewrunde: Hier wird angezeigt, für welche Interviewrunde mit dem Kandidaten die Bewertung abgegeben werden soll. Dieses Feld ist vom System vorbelegt und kann nicht geändert werden.
Bewertung: Geben Sie hier Ihre Bewertung des Bewerbers in Form von Sternen an. Die Bewertung erfolgt von ein Stern = sehr ungeeignet zu fünf Sternen = sehr geeignet.
Entscheidung: Mit dem Klick auf eines der 3 Icons können Sie Ihre (finale) Entscheidung zur Bewerbung abgeben. Mit "Ja" geben Sie Ihre Einwilligung die Bewerbung weiter im Bewerbungsprozess zu halten. Mit "Nein" zeigen Sie, dass Sie den Bewerber für nicht geeignet für die Stelle halten. Entscheiden Sie sich für "Vielleicht" sind Sie sich nicht ganz sicher. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden, um den Bewertungsprozess abzuschließen.
Entscheidungskommentar: Dieses Feld erscheint, sobald Sie "Vielleicht" als Entscheidung gewählt haben. Sie müssen anschließend Ihre Entscheidung Erklären.
Feedback: Hier können Sie Ihre Einschätzung zum Bewerber bzw. zur Bewerbung nocheinmal in Worte fassen.
Alle Felder sind Pflichtfelder und müssen von Ihnen befüllt werden, bevor Sie fortfahren können.
Mit einem Klick auf den Button Als Entwurf speichern können Sie Ihre Eingaben für eine spätere Fortsetzung Ihrer Bearbeitung zu speichern. Klicken Sie auf den nun erscheinenden Button Einreichen, wird Ihre Bewertung übermittelt und alle Felder werden gesperrt. Ihre Bearbeitung ist damit abgeschlossen.
Auf der rechten Seite des Bewertungsformular finden Sie Informationen zur Bewerbung, wie beispielsweise den Namen des Bewerbers, den Link zum Stellenangebot, die vom Bewerber eingereichten Dokumente und die Übereinstimmung der Fähigkeiten des Bewerbers mit den Stellenanforderungen. Dieser Bereich ist durch den Administrator anpassbar und soll Ihnen alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen, die Sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung über die Bewerbung zu treffen.
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6. Arbeitsvertrag
Arbeitsvertrag anlegen
Detaillierte Informationen über das Erstellen und Verwalten von Arbeitsverträgen finden Sie hier: Arbeitsverträge
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Personal -> Bewerber und öffnen Sie die Akte des Bewerbers, für den Sie einen Vertragsentwurf aufsetzen möchten.
Klicken Sie im Bereich Verträge auf das + Symbol
Füllen Sie nun alle Felder gemäß Ihren Wünschen aus und setzen Sie den Status auf In Verhandlung.
Sobald die Verhandlungen abgeschlossen sind, können Sie den Vertrag auf Gültig setzen und alle Felder werden gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt werden alle im Vertrag festgehaltenen Vereinbarungen von anderen Funktionen berücksichtigt, wie etwa die Abwesenheitsansprüche oder die Vergütungen.
Um den Vertrag zu ändern, müssen Sie diesen deaktivieren und einen neuen anlegen. Der deaktivierte Vertrag wird aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit weiterhin in der digitalen Personalakte angezeigt, wirkt sich jedoch nicht mehr auf die einzelnen Funktionsbereiche aus.
Hinweis:
Jeder Mitarbeiter benötigt einen gültigen Vertrag, um alle Funktionen vollständig nutzen zu können!
Arbeitsvertrag exportieren
Sie können nun den Vertrag als Word-Dokument exportieren. Diesen können Sie dann noch individuell mit Ihren Texten anpassen und letztendlich dem Bewerber zur Unterzeichnung vorlegen.
Klicken Sie in der Menüleiste auf die drei Punkte und wählen Sie im Menüpunkt Word-Vorlage die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
Speichern Sie diese an einem Ort Ihrer Wahl.
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7. Finale Entscheidung
Sobald der gesamte Prozess abgeschlossen ist, wird es Zeit für die finale Entscheidung. Sie haben hier die Wahl, den Bewerber einzustellen, abzulehnen oder in den Bewerberpool zu übernehmen.
Bewerber einstellen
Wählen Sie als finale Entscheidung Eingestellt und klicken Sie auf Fertigstellen.
Der Bewerber wird nun automatisch in einen Mitarbeiter umgewandelt und alle Daten werden übernommen.
Ab sofort sind alle Dokumente und Informationen in der digitalen Personalakte verfügbar
Bewerber ablehnen / Bewerber hat zurückgezogen
Wählen Sie eine der beiden Optionen als finale Entscheidung und klicken Sie auf Fertigstellen.
Sollte dies die einzige Bewerbung sein, die der Bewerber hat, so werden der Bewerber und die Bewerbung nach 3 Monaten anonymisiert. Hierdurch werden die Daten DSGVO/GDPR konform entfernt, können jedoch weiterhin für statistische Zwecke ausgewertet werden, um z.B. festzustellen, wie viele Bewerber es gab, woher diese stammen oder wie alt die Bewerber waren.
Sollte ein Bewerber mehrere offene Bewerbungen haben, so wird zunächst nichts unternommen, um den Bewerbungsprozess der übrigen offenen Bewerbungen fortführen zu können.
Hinweis:
Der Zeitraum bis zur Einleitung der Anonymisierung kann im Prozess beliebig geändert werden.
Bewerberpool
Hierzu wählen Sie Bewerberpool als finale Entscheidung und klicken auf Fertigstellen.
Der Bewerber wird nun in den Bewerberpool verschoben und steht weiter zur Verfügung, falls eine Stelle ausgeschrieben wird, die für ihn geeignet sein könnte. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass er über die Talentsuche gefunden wird.
Mehr Informationen finden Sie hier: Talentsuche
Nach 3 Monaten wird dem Bewerber automatisch eine E-Mail geschickt, ob er widersprechen möchte, weiterhin im Bewerberpool zu bleiben. Dies kann er per E-Mail an den zuständigen HR Manager kommunizieren. Der HR Manager kann daraufhin den Anonymisierungsprozess starten.
Reagiert der Bewerber nicht, erhält er automatisch nach 3 Monaten erneut eine Anfrage.
Hinweis:
Der Zeitraum bis zur Einleitung der Anonymisierung kann im Prozess beliebig geändert werden.