Stellenangebote

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Phase 1: Beantragt

Geben Sie ein, welche Stellenbeschreibung Sie nutzen wollen, für welche Abteilung Sie die Stelle ausschreiben und wie viele Stellen zu besetzen sind.

Klicken Sie anschließend auf Nächste Phase.

Alle Informationen, wie die finanziellen Eckdaten, die Stellenanzeige und die Details zur Stelle werden jetzt direkt aus der Stellenbeschreibung abgerufen.

Durch die Auswahl der Abteilung ist auch der Abteilungsleiter bekannt, der in einer späteren Phase des Prozesses automatisch als Entscheidungsträger informiert und miteinbezogen werden kann.

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Phase 2: Anreicherung

Abschnitt: Zusammenfassung

Hier sehen Sie alle wichtigen Mindestanforderungen für einen Stellenantrag. Auch wenn alle Details für das Stellenangebot aus der Stellenbeschreibung übernommen wurden, können Sie in dieser Phase noch immer, falls nötig, Veränderungen vornehmen. Sie können hier beispielsweise festlegen, ob die Bewerbungen, die für dieses Stellenangebot eingehen, durch ein von Ihnen festgelegtes Recruiting Team bewertet werden sollen.

Dazu setzen Sie die Option Recruiting Team aktivieren auf "Ja".

In der Mitte des Abschnitt Zusammenfassung erscheint eine Tabelle in der Sie mit + Recruiting Team Mitglied hinzufügen Mitarbeiter zur Bewertung der Bewerbungen festlegen können.

Es öffnet sich am rechten Bildschirmrand eine Schnellerfassungsmaske, in der das betreffende Stellenangebot bereits vorbefüllt ist und Sie im Feld Teammitglied aus der Liste der aktiven Mitarbeiter Ihres Unternehmens den entsprechenden Angestellten auswählen oder raussuchen können.

Im Feld Interviewrunde können Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen, in welcher Interviewrunde im Bewerbungsprozess Sie von diesem Mitarbeiter eine nachträgliche Einschätzung zum Bewerber erhalten möchten.

Sowohl das Feld Teammitglied als auch Interviewrunde sind Pflichtfelder und müssen von Ihnen befüllt werden, um mit dem Hinzufügen der Mitglieder fortzufahren.

Haben Sie alle Felder ausgewählt, können Sie mit Speichern und schließen am unteren Ende der Maske die Erfassung von Mitgliedern abschließen.

Oder Sie wählen Speichern und neu erstellen über den herabzeigenden Pfeil hinter dem Speichern-Button. Eine leere Schnellerfassungsmaske für das Hinzufügen weiterer Team Mitglieder öffnet sich und Sie können den Vorgang erneut starten.

Nach dem Speichern der Informationen aus der Schnellerfassungsmaske erscheinen die Mitglieder in der Tabelle im Abschnitt Zusammenfassung.

Das System erstellt zudem automatisch für jede auf dieses Stellenangebot eingehende Bewerbung die entsprechenden Feedbackbögen für die Recruiting Mitglieder und Interviewrunden. Diese sind sowohl in der entsprechenden Bewerbung einzusehen, als auch über die Hauptnavigationsleiste unter "Recruiting Team Feedbacks" als Sammelliste.

Der Bewertungsprozess wird in den eingehenden Bewerbungen auf dieses Stellenangebot fortgeführt. Lesen Sie hier wie es weitergeht.

Tab: Details

In diesem Tab können Sie weitere Informationen, wie die Kontaktdaten des zuständigen Recruiters, Details zur Bewerbung oder zum Vertrag, sowie finanzielle Eckdaten zum Stellenangebot hinterlegen.

Hinweise für Recruiting Portal:

Selbstbeurteilung
Mehrere Standorte
Kontaktdaten Recruiting

Im Abschnitt "Bewerbungsdetails" finden Sie die Option Selbstbeurteilung ermöglichen. Diese legt fest, ob ein Bewerber bei einer Bewerbung über das Recruiting Portal eine Selbstbewertung der benötigten Fähigkeiten abgeben kann.

Die Grundlage hierfür bilden die von Ihnen festgelegten Fähigkeiten in der Stellenbeschreibung.

Diese Selbstbeurteilung wird später beim Bewerbungseingang importiert und kann zur Auswahl des Kandidaten ausgewertet werden.

Ebenfalls in diesem Abschnitt finden Sie die Möglichkeit, in dem Stellenangebot mehrere Standorte anzugeben. Dafür setzen Sie das Feld Mehrere Standorte aktivieren auf "Ja".

Daraufhin erscheint ein unter dem Feld eine Tabelle "Stellenangebot in mehreren Standorten".

Um einen neuen Standort hinzuzufügen, klicken Sie auf die drei Punkte im Titel der Tabelle und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü "hinzufügen: Ort".

Es erscheint eine Suchmaske auf der rechten Seite des Bildschirms, in der Sie durch Eingabe in das Suchfeld oder direkt aus der angezeigten Liste einen Standort auswählen können.

Sollte ihr Standort noch kein Suchergebnis anzeigen, stellen Sie die richtige Schreibweise sicher. Gibt es den Datensatz noch nicht in Ihrem System, können Sie den neuen Standort mit einem Klick auf + Ort erstellen neu anlegen.

Sie verlassen daraufhin kurz die Seite des Stellenangebots und werden in den Bereich der "Einstellungen" geleitet. In der Maske "Ort erstellen" fügen Sie den Namen des Standortes ein und können ggf. auch noch weitere Adressdetails hinzufügen.

Möchten Sie das Stellenangebot für diverse Standorte innerhalb eines Landes ausschreiben und möchten nicht, alle Standorte einzeln aufführen, dann legen Sie einen "Ort" mit dem Namen beispielsweise "deutschlandweit" an.

Speichern Sie die Eingaben und gehen Sie zurück zum Stellenangebot. Nun können Sie den neuen Standort wie oben beschrieben zur Tabelle hinzufügen.

Haben Sie das Stellenangebot mit den verschiedenen Standorten auf Ihrem Recruiting Portal veröffentlicht, erscheint die Angabe aus dem Feld Ort des Arbeitsplatzes in der Liste der Stellenangebote in der gleichnamigen Spalte.

Bewerber können über die Filterfunktion auf der linken Seite die Stellenangebote nach Standorten filtern. Es werden dann nur die Stellenangebote dem Bewerber angezeigt, die den ausgewählten Standort beinhalten.

Die Liste der von Ihnen für das Stellenangebot festgelegten Standorte sehen Sie beim Öffnen des Stellenangebots im Recruiting Portal.

Möchte sich ein Bewerber auf ein Stellenangebot mit mehreren Standorten bewerben, kann dieser im Bewerbungsprozess aus der vorgegebenen Liste einen gewünschten Standort auswählen.

Im Abschnitt "Kontaktdaten Recruiting" können Sie die Kontaktinformationen des zuständigen Recruiter für dieses Stellenangebot automatisch aus dem System hinterlegen. Suchen und wählen Sie dazu den entsprechenden aktiven Mitarbeiter im Feld Vorbelegen mit Mitarbeiterdaten aus und speichern Sie den Datensatz.

Das System befüllt dann die Felder Vorname, Nachname und Business Phone automatisch mit den Angaben aus der digitalen Personalakte des angegebenen Mitarbeiters. Zusätzlich wird das hinterlegte Bild des Mitarbeiters am Ende des Stellenangebots im Recruiting Portal angezeigt.

Tab: Stellenanzeige

Hier können Sie die Stellenanzeige, die Sie in der Stellenbeschreibung entworfen haben, anpassen.

Hinweis: Für interne Stellenanzeigen müssen die nur Text-Felder gefüllt sein.

Hinweise für Recruiting Portal:

Möchten Sie für das Stellenangebot ein individuelles Kopfzeilenbild hinterlegen, welches über dem Stellenangebotstext im Recruiting Portal angezeigt wird, wählen Sie ein Bild im Feld Portal Headerbild und speichern Sie Ihre Auswahl. Sollten Sie kein passendes Bild in Ihrer Datenbank finden und Sie möchten ein neues Bild anlegen, folgen Sie bitte den Anweisungen hier.

Direkt nachdem der Speichervorgang abgeschlossen ist, wird das Stellenangebotsbild im System mit dem ausgewählten Portal Headerbild aktualisiert. Das Bild wird außerdem in der Kopfzeile des Stellenangebots auf dem Recruiting Portal angezeigt und der Titel erscheint im hinterlegten Farbencode. Diese Einstellungen bleiben auch auf den folgenden Seiten des Bewerbungsprozesses für dieses Stellenangebot für den Bewerber in der Kopfzeile sichtbar.

Wichtig: Sobald das Kopfzeilenbild für das Recruiting Portal aktualisiert wurde, wird das Portal Headerbild auch als Kopfzeilenbild in alle verknüpfte Stellenangebote übernommen.

Tab: Veröffentlichungsvorschau

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Vorschau der Anzeige.

Hinweis für Recruiting Portal:

Um eine Vorschau für das Recruiting Portal zu erhalten, müssen Sie die Ansicht auf Stellenangebote Portal Form ändern.

Die Vorschau wird automatisch mit der HTML Version der Stellenanzeige synchronisiert.

Tab: Details zur Stelle

Hier können weitere Details zur Stelle eingegeben werden.

Optionaler Tab: Bundesagentur für Arbeit

Weitere Informationen finden Sie hier: Bundesagentur für Arbeit (BfA)

Optionaler Tab: Xing

Weitere Informationen finden Sie hier: XING Integration

Sobald alle Details für das Stellenangebot vollständig eingetragen sind, können Sie die Option Anreicherung abgeschlossen auf Ja setzen und in die Nächste Phase wechseln.

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Phase 3: Genehmigung

Sie können nun das Stellenangebot mit der Person teilen, die für die Genehmigung zuständig ist.

Sobald der Abteilungsleiter den Link anklickt, gelangt er direkt zum Stellenangebot. Nachdem alle Details geprüft und für richtig befunden wurden, trägt er sich ins Feld Genehmigt von ein und bestätigt mit einem Klick auf Nächste Phase.

Hinweis:

Im Feld Genehmigt von kann sich nur der aktive Nutzer eintragen. Die Genehmigung in fremdem Namen auszuführen, ist nicht möglich!

Durch diese Aktion wird eine automatische Benachrichtigung an den verantwortlichen HR Manager verschickt, damit dieser mit der Veröffentlichung fortfahren kann.

Möchten Sie einer weiteren Person die Möglichkeit geben, die Stelle zu prüfen, können Sie die Option Freigeben nutzen.

Hierfür wählen Sie in der Menüleiste Freigeben und öffnen damit einen Dialog.

Wählen Sie hier nun die Person aus, mit der Sie den Datensatz teilen möchten und weisen Sie die entsprechenden Rechte zu. Klicken Sie auf Freigeben und die gewählte Person wird per E-Mail informiert.

Für den Fall, dass Sie den Datensatz nicht nur freigeben, sondern die Verantwortung dafür komplett übergeben möchten, wählen Sie in der Menüleiste Zuweisen.

Klicken Sie auf Zuweisen zu und der Eintrag wechselt von mir zu Benutzer oder Team.

Wählen Sie nun den Benutzer aus und klicken Sie auf Zuweisen. Dies überträgt die gesamten Rechte auf den Benutzer.

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Phase 4: Veröffentlichung

Recruiting Portal

Füllen Sie alle Pflichtfelder für eine Veröffentlichung im Recruiting Portal aus.

Sie können Validieren für Bewerberportal auswählen, um alle Pflichtfelder mit roten Sternchen versehen zu lassen.

Der Sektor Veröffentlichung in der Sektion Zusammenfassung zeigt alle Bewerbungskanäle die Sie in den Basiseinstellungen auf Für Veröffentlichung verwenden konfiguriert haben.

Klicken Sie auf Ändern, setzen Sie den Veröffentlichungsprozess auf Start und bestätigen Sie mit Speichern

Innerhalb der nächsten Sekunden sollte der Statusgrund von Entwurf auf Veröffentlicht wechseln

Hinweis für das Recruiting Portal:

Die Option Selbstbeurteilung ermöglichen legt fest, ob der Bewerber eine Selbstbeurteilung der benötigten Fähigkeiten abgeben kann, sobald er sich im Recruiting Portal bewirbt.

Die Selbstbeurteilung wird direkt in die Bewerbung eingetragen und kann zur weiteren Bearbeitung herangezogen werden.

Genauso einfach wie Sie die Anzeige veröffentlicht haben, können Sie sie wieder aus dem Portal entfernen. Folgen Sie den selben Schritten wie zuvor, wählen Sie jedoch als Veröffentlichungsprozess Stop.

Weitere Informationen finden Sie hier: Recruiting Portal

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Bundesagentur für Arbeit (BfA)

Im Abschnitt Bundesagentur für Arbeit können Sie alle Informationen eintragen, die für eine Veröffentlichung in der JOBBÖRSE nötig sind.

Zur Erleichterung können Sie in der Übersicht Validieren für Bundesagentur für Arbeit aktivieren, damit die Pflichtfelder mit roten Sternchen markiert werden. Diese Option zeigt Ihnen auch Felder außerhalb dieses Abschnitts an, die Sie eventuell noch nicht ausgefüllt haben.

Hinweis:

Die Bezeichnungen für Beruf, Hochschulabschluss und Stellenangebotsart werden von der Bundesagentur für Arbeit festgelegt. Daher dürfen diese Bezeichnungen nicht geändert werden.

Im Abschnitt Zusammenfassung im Bereich Veröffentlichung finden Sie alle Bewerbungskanäle, die Sie in den Grundeinstellungen auf Für Veröffentlichung verwenden gesetzt haben.

Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie im Abschnitt Zusammenfassung im Bereich Veröffentlichung auf Ändern.

Setzen Sie den Veröffentlichungsvorgang auf Start und klicken Sie auf Speichern

Wenn alles korrekt ist, erscheint nun als Statusgrund Erfolgreich.

Sollte der Statusgrund Fehlgeschlagen anzeigen, können Sie den Eintrag mittels Doppelklick öffnen. Hier finden Sie einen detaillierten Hinweis auf den vorliegenden Fehler. Sollten Sie der Fehlermeldung nicht entnehmen können, wo der Fehler liegt, kontaktieren Sie bitte Ihren Success Manager. Dieser hilft Ihnen gerne weiter.

Weitere Informationen finden Sie hier: Bundesagentur für Arbeit (BfA)

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Xing

Füllen Sie alle Felder im Abschnitt XING aus.

Zur Erleichterung können Sie in der Übersicht Validieren für Xing aktivieren, damit die Pflichtfelder mit roten Sternchen markiert werden. Diese Option zeigt Ihnen auch Felder außerhalb dieses Abschnitts an, die Sie eventuell noch nicht ausgefüllt haben.

Klicken Sie im Abschnitt Zusammenfassung im Bereich Veröffentlichung auf Ändern

Setzen Sie den Veröffentlichungsvorgang auf Start und klicken Sie Speichern

Öffnen Sie nun den Eintrag mit einem Doppelklick und Sie erhalten neben der Bestätigung der Übertragung auch eine URL (1) zur Stellenanzeige.

Sie können den Link nun öffnen und die Stellenanzeige überprüfen.

Sofern alles in Ordnung ist, können Sie das Fenster schließen und in Dynamics HR Management den Veröffentlichungszustand auf Veröffentlicht (2) setzen.

Eventuelle Fehler werden Ihnen hier ebenfalls angezeigt (3). Diese helfen Ihnen, eventuelle Probleme zu beheben. Sollten Sie der Fehlermeldung nicht entnehmen können, wo der Fehler liegt, kontaktieren Sie bitte Ihren Success Manager. Dieser hilft Ihnen gerne weiter.

Abschließend können Sie Speichern & Schließen.

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Phase 5: Bewerbungseingang

In dieser Phase warten Sie nun auf eingehende Bewerbungen. Diese können auf verschiedenen Wegen ankommen und werden in den meisten Fällen automatisch ins System übernommen. Ebenso werden dabei automatisch Bewerber und Bewerbungen angelegt.

Dynamics HR Management legt Bewerber und Bewerbungen getrennt voneinander an und verknüpft diese. Grund dafür ist, dass sich ein Bewerber auf mehrere Stellen gleichzeitig bewerben oder der HR Manager eine andere Stelle für geeigneter hält und dort gern die Eignung feststellen möchte.

Diese Trennung erleichtert es dem HR Manager, einen Überblick zu behalten, wer sich für welche Stellenangebote bewirbt und ermöglicht ein getrenntes Feststellen der Eignung für die verschiedenen Stellen.

Im Bereich Zusammenfassung finden Sie eine Übersicht über alle eingegangenen Bewerbungen und in welchem Status diese sich aktuell befinden. Die Daten hierfür werden direkt aus den Bewerbungen übernommen und regelmäßig synchronisiert/aktualisiert. Um die Felder manuell zu aktualisieren, bewegen Sie die Maus über das Feld und klicken sie das Pfeilkreis-Symbol an.

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Phase 6: Bewerberauswahl

In dieser Phase bearbeiten Sie die eingegangenen Bewerbungen und versuchen den besten Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle ausfinden zu machen. Hierfür stehen Ihnen viele Möglichkeiten und ein strukturierter Prozess zur Verfügung, im Zuge dessen Sie viel Unterstützung durch Automatisierungen erhalten.

Weitere Details finden Sie hier: Bewerbungen

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Phase 7: Nachbearbeitung

In dieser Phase können Sie im Bereich Zusammenfassung erneut die Bewerbungsübersicht prüfen. Haben Sie alle Stellen erfolgreich besetzt, setzen Sie das Feld auf Ja und schließen Sie den Prozess mit einem Klick auf Fertigstellen ab

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