Mitarbeiter Self-Services

Mitarbeiter Self-Services

In Hubdrive steht allen Mitarbeitern ein komfortables Self-Services Portal zur Verfügung. 

Sie können nun ihre Anwesenheitszeiten, Abwesenheiten, Aktivitäten, Reisekosten und Belege ohne Umwege über die Personalabteilung selbst eingeben. Aber auch die Abfrage von Resturlaub und die Änderung von Stammdaten wie die Bankverbindung sind möglich.

Erledigen Sie Ihre Arbeit, ganz gleich, wo Sie sich gerade befinden und zwar auf praktisch jedem Gerät, das Sie gerade zur Hand haben. Sie arbeiten immer in einer zuverlässigen originalen Microsoft App, Microsoft Outlook oder Ihrem Lieblingsbrowser.

Sie können direkt nach der Kaufentscheidung starten. Das Self-Services Portal integriert sich automatisch in Ihre HR Lösung.

Self-Services jetzt live erleben

Integrierte Self-Services

Die Self-Services von Hubdrive umfassen sämtliche Funktionalitäten eines umfangreichen Mitarbeiterportals. Noch nie konnten Mitarbeiter so viele HR-bezogene Aufgaben so schnell und einfach selbst erledigen - und sich dabei viele administrative Umwege sparen!

• Urlaubsanträge & Abwesenheiten selbst einreichen
• Zeiterfassung mit vielen Optionen
• Reisen und Belege selbst anlegen und nachverfolgen
• Stammdaten eigenständig im Self-Services Portal pflegen
• Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen jederzeit nachverfolgen
• HR Anfragen zu weiteren Themen und Fragen strukturiert selbst einreichen

Urlaubsanträge & Abwesenheitsmanagement

Die Self-Services ermöglichen es Ihren Mitarbeitern jederzeit, Urlaubsanträge einzureichen - ganz egal ob im Büro, unterwegs oder von Zuhause. Auch andere Abwesenheiten wie Krankheit oder Elternzeit können selbst eingetragen werden.

Endlich ist auch Schluss mit ständigen Anrufen im HR oder lästiger Resturlaubstagerechnerei!

• Self-Services für Urlaubsanträge, Krankheit, Elternzeit uvm.
• Den Stand der Freigabe abfragen
• Jederzeit Resturlaubsbestand selbst abrufen können
• Krankmeldung per SMS, Smartphone APP oder im Self-Service Portal
• Automatische Berechnung des Resturlaubs
• Aussagekräftige Diagramme für Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR Abteilung
• Abwesenheitskalender zeigt die Verfügbarkeit des Teams

Zeiterfassung

Die Self-Services bieten umfangreiche Optionen zur Zeit- und Anwesenheitserfassung. Ob im Büro am PC, online von unterwegs am Handy, über das Zeiterfassungsterminal, eine Virtuelle Stechuhr, über Microsoft Teams, Outlook oder Ihren Lieblingsbrowser im Homeoffice: die vielen Möglichkeiten zur Erfassung sind beliebig mit Ihren Lieblingsgeräten kombinierbar.

Überblick über den momentanen Status sowie Über- und Unterbuchungen erhalten Mitarbeiter in den Self-Services jederzeit in über Dashboards.

• Zeiterfassung direkt in Teams, Outlook, Browser, Tablet oder Smartphone
• Erfassung im Büro, im Home Office oder unterwegs im Hotel
• Virtuelle Stechuhr
• Überblick über Über- und Unterbuchungen
• Überblick Zeitkonten und Überstunden
• Abfrage der maximalen Arbeitszeit

Reiseorganisation & Belegerfassung

Mit den Self-Services können Mitarbeiter Reisen selbst anlegen und auch Belege selbst erfassen. Nach einer optionalen Freigabe werden die Reiseanträge dann weitergeleitet.

Alle wichtigen Informationen zur Reise wie Flügen, Mietwägen oder Hotels können über das Self-Services Portal jederzeit abgerufen werden.

Über das Smartphone können Fotos von Belegen direkt erfasst werden. Eingegebene Verpflegungsmehraufwände können automatisch vom System berechnet und Auslagen umgehend an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden. So müssen Mitarbeiter nicht lange auf die Rückerstattung warten und haben ihr Geld früher wieder auf dem Konto. So machen Dienstreisen Spaß!

• Strukturierte Beantragung von Reisen direkt durch den Mitarbeiter
• Kein Umweg mehr über HR-Abteilung und Finanzbuchhaltung
• Belegerfassung über das Smartphone
• Schnelle Belegerfassung über die Self-Services noch während der Reise
• Automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden

Stammdatenpflege

Die Self-Services in Hubdrive geben Mitarbeitern die Möglichkeit, Stammdaten selbst zu pflegen. Warum für kleine Datenänderungen den Weg über die Personalabteilung gehen, wenn sie durch den Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden selbst eingepflegt werden können?

Von HR freigegebene Stammdaten zur Änderung sind beispielsweise die Bankverbindung oder Telefonnummern. Diese können Mitarbeiter in den Self-Services in Sekundenschnelle bearbeiten und ändern. Für gesperrte Daten wird aus der Änderung ein Änderungsantrag, den HR bestätigen muss. Das spart Zeit und Umwege über andere Abteilungen.

• Selbständige Pflege von HR freigegebenen Stammdaten durch Mitarbeiter
• Direkte Änderung von Wohnadresse, Bankverbindung und Kontaktdaten
• Freigabeprozess für gesperrte Daten
• Beschleunigung administrativer Prozesse

Mitarbeitergespräche & Zielvereinbarungen

In den Self-Services können Mitarbeiter Ziele aus ihren Mitarbeitergsprächen einsehen und immer wieder nachverfolgen. Anstehende Weiterbildungen und alle wichtigen Fristen können jederzeit abgefragt werden. Das hilft den Mitarbeitern garantiert am Ball zu bleiben!

• Stand der eigenen Scorecard einsehen
• Jederzeit vereinbarte Weiterbildungen und Schulungen abfragen
• Fristen angezeigt bekommen
• Festgelegte Ziele nachverfolgen
• Übersicht über erfüllte, teilweise erfüllte und noch nicht erfüllte Ziele

HR Anfragen

Hubdrive enthält ein HR Shared Service Center (SSC), mit dem Sie beliebige HR Anfragen einreichen können. Diese können anschließend im HR abgearbeitet werden.

Mitarbeiter können den Bearbeitungsstatus jederzeit nachvollziehen. Die Workflowautomatisierung informiert zudem über Fristen und eskaliert im Bedarfsfall. So wird garantiert keine Anfrage mehr übersehen oder aufgeschoben!

Die Einreichung ist auf jedem beliebigen Endgerät möglich - es ist also ganz egal, ob Sie gerade im Büro, im Fitnessstudio oder auf dem Weg in den Urlaub sind!

• Einfaches Einreichen von Anfragen an HR an Zentralen Anlaufpunkt für alle Anfragen
• Transparente Nachvollziehbarkeit aller Anfragen
• Benachrichtigungen und Warnung über Workflows
• Dashboards für Mitarbeiter, Manager und HR
• Transparentes Reporting über KPIs und Trends
• Flexible und einfach konfigurierbare Workflows

Kein einziges Passwort mehr merken

Gute Nachrichten: trotz all dieser Funktionen müssen Sie sich für die Self-Services kein einziges Passwort merken.

Sie verwenden ab sofort Ihr Microsoft Windows-Passwort für alle HR Funktionen und HR Self-Services. Was für eine Erleichterung!

Die Anmeldung erfolgt natürlich sicher und verschlüsselt.

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Erleben Sie innovativstes HR Management im Microsoft Ecosystem live! In einer Online-Präsentation zeigt Ihnen einer unserer HR Experten aus Ihrer Region Lösungsansätze für Ihre individuellen Anforderungen und Sie lernen innovative HR Best Practises kennen.

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